Miesięczne archiwum: Marzec 2014

Słowa MAJĄ znaczenie – skończmy powtarzać mit komunikacyjny 7-38-55%

It's A Secret

Ile razy słyszałeś lub czytałeś, że w odbiorze komunikacji w 55% kierujemy się mową ciała, 38% tonem głosu, a tylko w 7% słowami? Ja zdecydowanie za dużo. Pora raz na zawsze rozprawić się ze szkodliwym mitem, który wciąż żyje i jest powtarzany przez trenerów  i ekspertów od komunikacji.

Zacznijmy od tego, skąd w ogóle wzięło się to założenie i procenty?

Albert Mehrabian, amerykański profesor psychologii, w 1967 przeprowadził badanie. Jego celem było sprawdzenie, jaką rolę w niespójnych komunikatach odgrywa mowa ciała (a dokładniej wyraz twarzy) oraz ton głosu.

Ze szczegółami eksperymentu możecie zapoznać się czytając (po angielsku) artykuł prof. Mehrabiana: 

Mehrabian, Ferris, 1967, Inference of Attitudes from Nonverbal Communication in Two Channels. Journal of Consulting Psychology

lub w tym artykule.

Dużo ważniejsze niż prześledzenie, jak badanie zostało przeprowadzone, jest zrozumienie płynących z niego wniosków i tego, jak zostały błędnie zgeneralizowane.

Prof. Mehrabian skonkludował swoje badanie w następujący sposób: „(…) połączony efekt jednoczesnej komunikacji werbalnej, wokalnej oraz ekspresji twarzy jest sumą ważoną ich niezależnych efektów – odpowiednio ze współczynnikiem .07, .38 i .55

Stąd wzięły się znane nam wszystkim procenty. To czego zabrakło w powyższym cytacie, to dopowiedzenie, że wyniki badania odnoszą się wyłącznie do:

1) komunikacji postaw i emocji
2) sytuacji, gdy komunikat jest niespójny

czyli słowa wyrażają co innego niż ton głosu i/lub wyraz twarzy.

Jeśli pytasz: Kochanie, czy wszystko w porządku?

I słyszysz wypowiedziane flegmatycznym, smutnym głosemTak, jak najbardziej.

to z pewnością dużo bardziej uwierzysz komunikacji niewerbalnej.

Podobnie, jeśli ktoś powie Ci, że jego praca bardzo mu się podoba, a przy okazji będzie miał zrezygnowany wyraz twarzy, zgarbioną postawę i będzie podpierał czoło ręką – mowa ciała będzie zdecydowanie bardziej wiarygodna.

Pozwolę sobie powtórzyć to jeszcze raz, by przekaz był jasny, klarowny i dobitny. Gdy mamy do czynienia z:

1) komunikacją dotyczącą postaw i emocji
2) komunikacją niespójną – słowa wyrażają co innego niż wyraz twarzy (mowa ciała) i ton głosu

faktycznie dużo chętniej wierzymy przekazowi niewerbalnemu.

Jest to jednak bardzo wąski wycinek wszystkich sytuacji komunikacyjnych, z którymi masz na co dzień do czynienia.

Gdyby reguła 7-38-55% naprawdę działała, to przy rozmowie z Brazylijczykiem, obserwując jego gestykulację, mimikę i słuchając tonu głosu, powinniśmy zrozumieć 93% jego przekazu – nawet nie znając ani jednego słowa po portugalsku.

Wszyscy wiemy, że nie tak to działa.
Powiem więcej – jest dokładnie odwrotnie.

Jeśli mielibyśmy do dyspozycji sam tekst, przetłumaczony na język polski, z wypowiedzią Brazylijczyka – zrozumielibyśmy z niego znacznie więcej (lub nawet wszystko). I to bez dostępu do jego mowy ciała czy tonu głosu. Same słowa, by nam wystarczyły.

Podobnie ma się rzecz, w przypadku komunikacji pomiędzy osobami posługującymi się na co dzień tym samym językiem. Występując publicznie na konferencjach, seminariach czy prezentując siebie, swoją firmę, produkt lub usługę, ludzie przede wszystkim będą zainteresowani tym, co masz do powiedzenia, a nie tym jak to powiesz.

Oczywiście że pomoce wizualne, gestykulacja, posługiwanie się głosem też są ważne, ale jako wsparcie do Twojego przekazu. Jak długo nie jesteś Ireneuszem Krosnym, to Twoje słowa będą niosły Twoje przesłanie. Dlatego zadbaj o nie w pierwszej kolejności.

Drodzy Trenerzy i Trenerki, koledzy i koleżanki po fachu, bardzo proszę, zanim będziecie na szkoleniu prezentować obiegową wiedzę lub pisać o tym artykuł w internecie, zadajcie sobie trud i sprawdźcie czy dana informacja jest wiarygodna. 

Internauci, uczestnicy szkoleń – gdy usłyszycie, jak ktoś mówi lub pisze o micie komunikacyjnym 7-38-55% – zabierzcie głos i sprostujcie tę informacje.

Szczególnie zachęcam do udostępniania tego wpisu (lub wpisów innych osób na ten temat, których w sieci nie brakuje). Razem możemy ukręcić łeb tej odradzającej się hydrze, która zamiast edukować, wprowadza dezinformacje.

Twórcze Rozwiązywanie Problemów-krok po kroku

 problem solving

Rozwiązywanie problemów to zajęcie, z którym każdy z nas codziennie ma do czynienia. W pracy, w mieszkaniu czy w relacjach z drugim człowiekiem. Mimo iż problemy są różnego rodzaju i wagi, istnieje uniwersalny sposób, który pomoże Ci się ich pozbyć. Jak działa? Dowiesz się czytając dzisiejszy wpis.

Na początek pragnę zastrzec, że Twórcze Rozwiązanie Problemów jest procesem złożonym i gdybym w jednym wpisie chciał omówić wszystkie zagadnienia z tym związane, czytałoby się go kilka godzin. Dlatego też będę Cię, Drogi Czytelniku, co jakiś czas odsyłał do innych wpisów – zarówno tych, które już są, jak i tych, które dopiero powstaną. A dzisiaj zaprezentuję widok z lotu ptaka na poruszane zagadnienie.

Oto 8 najważniejszych etapów
przy Twórczym Rozwiązywaniu Problemów

twórcze rozwiązywanie problemów - etapy

 

Wszystko zaczyna się od …

1. Zauważenia potrzeby zmiany

Siła bezwładu jest szarą eminencją wśród potęg kierujących losami wszechświata. Zdumiewająco wiele rzeczy się dzieje, bo ktoś kiedyś coś wymyślił i tak już zostało.

Przykład?
Popatrz na klawiaturę swojego laptopa lub komputera. Nazywamy ją QWERTY, ponieważ są to pierwsze litery w szeregu pod rzędem cyfr. Zastanawiało Cię kiedyś, dlaczego nie posługujemy się bardziej sensownym układem, np. alfabetycznym? Kiedyś tak było. Jeszcze przed wynalezieniem komputerów, gdy teksty powstawały na maszynach do pisania. Jednak przy szybkim pisaniu sąsiedztwo często używanych klawiszy powodowało wzajemne zakleszczanie się metalowych bolców.

W 1878 r. opatentowano pierwszą maszynę do pisania z układem klawiszy QWERTY. Twórcą tego układu był amerykański dziennikarz i wynalazca Christopher Latham Sholes.

Gdy do użycia weszły komputery, setki tysięcy osób, piszące na maszynach, były już przyzwyczajone do układu QWERTY, dlatego przeniesiono go żywcem na klawiatury komputerowe. Maszyny do pisania i problem zakleszczania się metalowych bolców dawno już wymarły, my jednak cały czas posługujemy się niezbyt efektywnym układem klawiszy. I niewykluczone, że będziemy to robić jeszcze przed dziesięciolecia.

Dlatego warto co jakiś czas (raz na miesiąc, raz na kwartał) prześwietlać stosowane przez nas rozwiązania i zastanawiać się, czy w międzyczasie nie powstał bardziej efektywny sposób wykonywania danego zadania.

Czasami jednak potrzeba zmiany razi po oczach i nikt nie ma wątpliwości, że wreszcie coś trzeba z tym zrobić!

Wtedy powinniśmy przejść do:

2. Zrozumienia Problemu

Jeśli problem wymaga szybkiej reakcji, często kusi nas żeby od razu zakasać rękawy i wziąć się do pracy nad jego rozwiązaniem. Można jednak wtedy skończyć, jak ja na pierwszym roku studiów.

Byłem bardzo zadowolony z tego, co napisałem na kolokwium z teorii literatury. Moje odpowiedzi na pytania były przemyślane, spójne i wykraczały poza materiał z zajęć. Ze spokojem czekałem na wyniki sprawdzianu licząc na wysoką ocenę. Pan doktor zawołał mnie przed kolejnymi zajęciami i powiedział, że udzieliłem bardzo ciekawych odpowiedzi, szkoda tylko, że na kolokwium pytania dotyczyły czegoś zupełnie innego. Gdyby pytania były ułożone pod moje odpowiedzi, z chęcią dałby mi 5.0 z wyróżnieniem. A tak, nie pozostaje mu nic innego, jak dać mi dwóję.

Bez właściwego zrozumienia istoty problemu, bardzo często stworzymy rozwiązanie … innego problemu. Dlatego nawet przy presji czasu, warto poświęcić chwilę na wydobycie Istoty Problemu.

Czym ona jest? Najważniejszymi elementami, które koniecznie trzeba wziąć pod uwagę. Bez dodatkowego balastu. Bez ukrytych założeń i oczekiwać. Tylko to, co trzeba zrobić.

Albert Einstein powiedział, że: Nie możemy rozwiązać problemuużywając tego samego schematu myślenia, jakim posługiwaliśmy się przy jego powstawaniu.

Co to oznacza w praktyce?

Że wydobywając Istotę Problemu powinniśmy wejść na wyższy poziom ogólności.

Zamiast określać: problemy finansowe firmy są wynikiem zbyt wysokich kosztów 

Lepiej jest zapytać: jak możemy polepszyć kondycje finansową firmy?

 

W ten sposób nie ograniczamy się do analizy kosztów i ich obniżania. Może się okazać, że to nie koszty są problemem, ale to, że firma nie zarabia wystarczająco dużo. Jeśli przedsiębiorstwo wypuści wreszcie na rynek produkt, nad którym pracowało przez ostatnie 9 miesięcy, to zyski wzrosną, a koszty przestaną tak ciążyć.

Taki wniosek byłby bardzo trudny, gdyby Istota Problemu została zdefiniowana jako: znalezienie sposobów na zminimalizowanie kosztów.

Staraj się więc wskazywać Cel zamiast określać Drogę, którą do niego dojdziesz.

3. Analiza problemu

Większość problemów jest złożona. Aby jednak nie zajmować się wszystkimi jego aspektami na raz, warto wyróżnić 3-4 główne grupy i na nich się skoncentrować. Podczas Analizy, najlepiej odpowiedz na dwa pytania:

1. Co muszę zrobić? (jakie elementy rozwiązania są konieczne?)
2. Czego nie wolno mi zrobić? (jakie są ograniczenia, które należy przestrzegać?)

Wszystko, co znajduje się pomiędzy tymi ograniczeniami,  to Twój Obszar Możliwego Działania.

Nie eliminuj przedwcześnie możliwych rozwiązań ze względu na swoje uprzedzenia lub to, że masz już pomysł, jak to należy zrobićNa tym etapie, nie wymyślamy jeszcze rozwiązań i przestrzegam przed zbyt wczesnym ukierunkowaniem swojego myślenia tylko w jedną stronę.

Nie warto jednak tracić czasu na wymyślanie rozwiązań, które i tak nie będą mogłyby być wprowadzone ze względu na:
a) budżet (zbyt wysoki koszt)
b) termin realizacji (za długo będzie to trwało)
c) politykę firmy (jest to sprzeczne z przyjętymi w firmie normami).

Gdy weźmiesz już pod uwagę wszystkie ograniczenia typu MUSZĘ i NIE WOLNO, możesz przejść do:

4. Generowania rozwiązań

Warto w tym celu posłużyć się jedną z Technik Twórczego Myślenia. O jednej z nich już pisałem. O kolejnych – Mapach Myśli, Superbohaterach, Burzy Mózgu (dla zaawansowanych), jeszcze napiszę.

Możliwych rozwiązań chcemy mieć jak najwięcej. Ilość zrodzi jakość.

Wyobraź sobie, że każde rozwiązanie jest jednym z losów na loterii. Im więcej masz losów, tym większa szansa że wygrasz – czyli w tym przypadku, znajdziesz skuteczne rozwiązanie problemu.

Gdy będziesz mieć co najmniej 20 różnych Potencjalnych Rozwiązań, zajmij się:

5. Selekcją rozwiązań

Możesz np. stworzyć Tabelę Kryteriów.

W pierwszej kolumnie wypiszesz wszystkie rozwiązania.

Następnie zastanów się, jakie są najważniejsze kryteria, po których sprawdzisz, że dane rozwiązanie jest dobre (faktycznie rozwiązuje problem). Może to być:
a) czas (jak długo zajmie wprowadzenie rozwiązania?)
b) koszt (ile pieniędzy będzie wymagało?)
c) angażowanie ludzi (ile osób i na jak długo trzeba będzie zaangażować do pracy nad rozwiązaniem)
d) skuteczność (w jakim stopniu wprowadzając to rozwiązanie, uda się wyeliminować problem)
itp.

Wybierz od 3 do 5 najważniejszych kryteriów i oceń każde z rozwiązań w skali od 1 do 10.

Jeśli kryteria są różnej wagi (np. skuteczność jest dwa razy ważniejsza niż czas) możesz wprowadzić mnożnik punktów (punkty za skuteczność mnożysz x2, jeśli przyznałeś oceniłeś rozwiązanie na 7 punktów w skuteczności, w tabelce wpisujesz ich 14 etc.).

Następnie zsumuj punkty i zobacz, które rozwiązania uzyskały ich najwięcej.

Oczywiście punkty nie decydują za Ciebie – są tylko pewną podpowiedzią. Jeśli uważasz, że mimo iż trzecie rozwiązanie uzyskało mniej punktów, to właśnie je warto byłoby wprowadzić (bo w swojej tabelce nie uwzględniłeś kilku innych kryteriów, które teraz uważasz za ważne), nic nie stoi na przeszkodzie, by na nie się zdecydować.

O innych sposobach wyboru najlepszego rozwiązania będę jeszcze tworzył oddzielne wpisy.

Gdy wybierzesz już najlepsze Twoim zdaniem rozwiązanie, zabawa się nie kończy. Kolejny krok to:

6. Modyfikowanie rozwiązania

Rzadko kiedy rozwiązanie, które wygenerowałeś, jest dobrze dopasowane do kontekstu, w którym będziesz z niego korzystał. Najczęściej jest to ogólny pomysł, wymagający obróbki.

Zdarzają się też sytuacje, w których najsensowniej jest połączyć ze sobą dwa lub trzy pomysły. Na etapie modyfikowania rozwiązania, niczym rzeźbiarz, ociosujesz pomysł (lub pomysły), tak długo, aż będzie mieć idealny, w pełni pasujący kształt.

Jak to zrobić? Cóż, jak się zapewne domyślasz … będzie o tym osobny wpis : – )

7. Realizacja

Siódmy krok, to wprowadzenie rozwiązania w życie. Bardzo często, podczas realizacji okazuje się, że w analizie coś nie zostało wzięte pod uwagę. Właśnie dlatego nie należy z uporem godnym lepszej sprawy trwać przy wcześniejszych ustaleniach, ale elastycznie podejść do tematu i na bieżąco dopasowywać rozwiązanie do rozwoju wydarzeń.

8.  Ocena przydatności

Na koniec oceniamy nasze rozwiązanie. Sprawdzamy, czy (lub w jakim stopniu) dzięki niemu wyjściowy problem zniknął. Jeśli tak się nie stało, należy wrócić do punktu 2 – Zrozumienie Problemu, bo najwyraźniej na tym etapie popełniony został błąd.

Jeśli wszystko działa jak trzeba, pozostaje nam tylko poklepać się po plecach (i pozostałe osoby, biorące udział w pracy nad rozwiązaniem problemu) oraz wyciągnąć wnioski na przyszłość dotyczące:
a) prewencji (co można zrobić, aby w przyszłości ten problem nie wystąpił)
b) innych możliwości zastosowania tego rozwiązania (często po lekkiej modyfikacji to samo rozwiązanie może nam pomóc w kilku różnych problemach).

Teraz wiesz już, jak należy krok po kroku rozwiązywać problemy. Każdy z tych elementów jest ważny i nie można go pominąć, natomiast w zależności od sytuacji warto jest skrócić jedne z etapów, a wydłużyć kolejne. Korzystaj z tego narzędzia z głową, a wiele problemów będziesz mieć z głowy.

Szacowanie i kontrola czasu … naszych działań

zegar

Zastanawiasz się jak skonstruować Plan Dnia lub Tygodnia? Skąd wiedzieć, ile czasu zajmą poszczególne zadania? Jak znaleźć odpowiedni balans pomiędzy zadaniami zaplanowanymi a spontanicznymi (w slangu korporacyjnym mówi się o tzw. wrzucie )? O tym wszystkim dowiesz się, czytając dzisiejszy wpis.

Zanim jednak odpowiemy sobie na te pytania – oddajmy się krótkim rozważaniom o naturze czasu.

Z pewnością kojarzysz ze swojego życia momenty, w których czas płynął bardzo szybko. Być może była to upojna randka, film trzymający w napięciu lub wciągająca książka. Kilka godzin upłynęło w oka mgnieniu. W końcu szczęśliwi czasu nie liczą.

Znasz też na pewno sytuacje, w których czas dłużył się niemiłosiernie, sekundy nabierały wagi minut, a minuty roztyły się w godziny – w Twoim subiektywnym odbiorze.

Mimo, że to jak postrzegamy czas, zależy od naszej świadomości (lub jej braku – we śnie nie czujemy upływu czasu) oraz przeżywanych emocji, czas dzieje się poza nami. Nie możemy go kontrolować, wpływać na niego, ani nim zarządzać. Nie możemy czasu kupić, sprzedać ani odłożyć na później.

 Jedyne czym możemy zarządzać, to swoją uwagą i swoimi działaniami.

Poszczególne zadania, które wykonujemy, oczywiście dzieją się w czasie. Jednak to ile czasu zajmują wcale nie jest sprawą jasną. Nasze odczucia i przekonania (o tym ile coś zajmuje) bardzo różnią się od ilości minut na stoperze, który skrupulatnie mierzy, ile czasu zajęło nam wykonanie danej czynności.

Aby stworzyć skuteczny Plan Działania, potrzebujesz zastanowić się nad kilkoma kwestiami.

1. Ile godzin pracujesz w ciągu tygodnia?

Z pewnością wiele osób odpowie 40 godzin. Być może i Ty pracujesz 5 dni w tygodniu po 8 godzin.

Warto jednak odróżnić dwa pojęcia:

a) czas SPĘDZONY w pracy      oraz
b) czas PRACY

Czym te dwa terminy się różnią?

– przerwami kawowymi (może też być przerwa herbaciana, papierosowa lub spacerowa)
– przerwą obiadową
– społecznymi interakcjami (rozmowami z kolegami i koleżankami niezwiązanymi z pracą)
– przygotowaniem miejsca pracy (włączeniem lub podłączeniem komputera, przygotowaniem stanowiska pracy)

Gdy odtłuścimy czas SPĘDZONY w pracy z wszystkich przerw, rozmów i przygotowań, otrzymujemy czas PRACY.

Zwykle zostaje go pomiędzy 6 a 6 i pół godziny dziennie.

 

2. Ile czasu zajmują Ci zadania zaplanowane, a ile spontaniczne?

Kolejna bardzo istotna kwestia to sprawdzenie przez ile godzin dziennie wykonujesz zadania zaplanowane, a ile czasu zajmuje Ci robienie rzeczy, które pojawiły się dopiero danego dnia.

Jak możesz się o tym przekonać? Bardzo prosto.

a) nastaw alarm w telefonie na każdą pełną godzinę, którą spędzasz w pracy. Jeśli pracujesz w godzinach 9-17, to alarm powinien zadzwonić o 10:00, 11:00, 12:00 (…) i 17:00.

b) stwórz tabelkę (w Wordzie, Excelu, na Google Docs), w której będziesz zapisywać czy przez właśnie minioną godzinę wykonywałeś zadanie zaplanowane czy spontaniczne. Tabelka mogłaby wyglądać np. tak:

PONIEDZIAŁEK
9-10   zaplanowane
10-11 zaplanowane
11-12 spontan
12-13 spontan
13-14 przerwa obiadowa
14-15 zaplanowane
15-16 zaplanowane
16-17 spontan

c) uzupełniaj tabelkę po każdej godzinie pracy (gdy usłyszysz alarm), przez cały tydzień

d) sprawdź, ile średnio dziennie poświęcasz na zadania zaplanowane, a ile na spontaniczne. Zsumuj wszystkie godziny zadań spontanicznych z tygodnia, a następnie podziel je przez 5. Mniej więcej tyle każdego dnia inwestujesz w zadania, które się pojawiają.

Ile czasu potrzebujesz zainwestować, żeby poznać jak wykorzystujesz swój czas?

Wpisanie jednej wartości do tabelki zajmuje 5 sekund. Jeśli przemnożymy to przez 8 (godzin), a następnie 5 (dni), otrzymamy 200 sekund, czyli 3 minuty i 20 sekund.

Gwarantuję, że ta wiedza warta jest znacznie znacznie więcej.

3. Ile czasu zajmują Ci poszczególne zadania?

Wyrób w sobie nawyk korzystania ze stopera.

Za każdym razem, gdy zaczynasz coś robić (tworzyć prezentacje w Power Poincie, dzwonić do klientów, segregować papiery) – włącz stoper.

Gdy ktoś do Ciebie zadzwoni, przyjdzie lub robisz sobie przerwę regeneracyjną – zatrzymaj stoper. Potem wznów pomiar czasu, gdy wrócisz do pracy nad zadaniem.

W momencie, gdy zadanie jest wykonane, zatrzymaj stoper i spisz w minutach, ile Ci ono zajęło. Wykorzystuj do tego zawsze tę samą tabelkę, w której będziesz gromadzić informacje o wykonanych przez siebie zadaniach.

Jakie są korzyści z takiego postępowania?

a) duuużo lepiej oszacujesz w przyszłości czas wykonania danego rodzaju zadania.

W każdej pracy istnieją standardowe zadania, które regularnie powtarzamy (codziennie, co tydzień czy co miesiąc). Świadomość tego, ile czasu na nie poświęcasz jest podstawą tworzenia Skutecznych i Realistycznych Planów.

b) będziesz działać szybciej i sprawniej – sama świadomość tego, że mierzysz czas często działa mobilizująco. Chcesz jak najszybciej je zakończyć. Zamiast błąkać się po bocznych torach i tracić czas na nieistotne szczegóły, skoncentrujesz się na tym co najważniejsze.

Mając te wszystkie dane, możemy przejść do tworzenia Tygodniowego Planu.

Załóżmy, że Twój czas pracy to 6 i pół godziny przez 5 dni w tygodniu.

Daje to 32 i pół godziny pracy tygodniowo.

Załóżmy, że spontaniczne zadania zajmują Ci średnio 1,5 godziny dziennie, a więc 7 i pół godziny tygodniowo.

Gdy od 32 i pół godziny odejmiemy 7 i pół godziny zostaje nam dokładnie 25 godzin.
Tak, tak. Tygodniowo nie wykonujemy 40 godzin zaplanowanej pracy. Ani nawet nie 30-ci. Dużo częściej jest to wartość pomiędzy 20-toma a 30-toma godzinami.

Jeśli jesteś jedną z osób, które do tej pory planowały 40 godzin zadań i frustrował Cię fakt, że Twoje plany nigdy się nie sprawdzają, teraz już wiesz dlaczego. To ważny pierwszy krok, do tworzenia bardziej realistycznych planów.

Zacznij planować 5 godzin pracy dziennie (lub inną wartość, która wyszła z Twoich rachunków).

Gdy tworzysz nowy Plan Tygodnia – sprawdź w swojej Tabelce Zadań Wykonanych, ile dane zadanie trwało.

Jeśli robisz coś nowego – oszacuj czas wykonania, na podstawie składowych zadania.

Przykładowo: chcesz przygotować skrypty dla uczestników szkolenia.

Ciężko jest na oko dobrać trafną wartość tego, ile to zajmie.
5 godzin, 10 godzin, może 15-cie?

Jeśli jednak podzielisz sobie zadanie na jego składowe, będzie to znacznie łatwiejsze.

Aby przygotować takie skrypty potrzebujesz:
a) pozbierać materiały z książek, prezentacji w Power Poincie, poprzednich skryptów. To powinno zająć około 120 minut.
b) wprowadzić do pliku w Wordzie zdobytą wiedzę. W przypadku 20 stronicowego skryptu zajmie to ok. 150 minut.
c) zrobić korektę stylistyczną i graficzną – wyjustować tekst, poprzenosić zdania na nową stronę, wyrównać zdjęcia itd. To z kolei nie potrwa więcej niż 30 minut.
d) pojechać na miasto i wydrukować – druk tego wszystkiego razem z dojazdem może zająć ok 90 minut.

Gdy zsumujemy cały czas, otrzymamy 390 minut, czyli 6 i pół godziny.

Taki szacunek będzie dużo dokładniejszy niż próba ocenienia całości zadania.

 

Zachęcam do szacowania czasu w minutach. Dlaczego?

a) zmusza nas to do precyzji, zamiast powiedzieć na odczepnego – jakieś półtorej godziny – zaczynamy myśleć, analizować i podajemy dokładniejszą wartość

b) w ten sposób damy sobie mniej czasu na wykonanie zadania, a zgodnie z Prawem Parkinsona, praca rozciąga się do maksymalnego czasu, który na nią przeznaczymy.

Jeśli dasz sobie 30 minut na odpisanie na maila – zajmie Ci to 30 minut. Jeśli jednak dałbyś sobie na to tylko 5 minut, też byś zdążył to zrobić. Dlatego jeśli masz wątpliwości, ile dane zajęcia zajmie – przyjmij tę mniejszą wartość.

O praktycznym, zastosowaniu Prawa Parkinsona zrobię prawdopodobnie osobny wpis.

Tworząc Tygodniowy Plan działania weź pod uwagę różnicę pomiędzy czasem SPĘDZONYM w pracy a czasem PRACY oraz to, ile czasu zajmują Ci zadania spontaniczne, a ile zaplanowane. Szacuj czas wykonania zadań – jeśli masz z tym problem, rozbijaj zadania na mniejsze części. Postępując w ten sposób zamiast być frustratem, który ciągle się spieszy, a i tak nie jest w stanie niczego do końca zrobić, skoncentrujesz się na tym co najważniejsze i osiągniesz lepsze efekty.

Struktura Greckiej Świątyni – szybki montaż przemówienia

Ancient Parthenon in Acropolis Athens Greece on blue sky backgro

Niedługo masz wygłosić przemówienie i zastanawiasz się, o czym w zasadzie powiedzieć? Jak połączyć ze sobą różne strzępki informacji i argumentów, kołaczące się w Twojej głowie? W dzisiejszym wpisie pokażę Ci bardzo prostą, uniwersalną technikę, która pomoże Ci raz na zawsze rozwiązać ten problem. Nazywa się: Struktura Greckiej Świątyni.

Jak być może pamiętasz z lekcji historii, grecka świątynia składa się zasadniczo z 3 elementów: podstawy (zwanej po grecku krepidoma), kolumn oraz przyczółka (po grecku – fronton). Każda z tych części również ma swoje składowe.

Bardzo podobnie jest z przemówieniem. Jego trzy główne części to:

a) wstęp

b) rozwinięcie i

c) zakończenie

 

Ludzie profesjonalnie zajmujący się przygotowywaniem i wygłaszaniem przemówień posługują się bardziej rozbudowanym podziałem. Dla nich większość prezentacji składa się z 7 kluczowych elementów:

1. Otwarcie – to pierwsze zdanie, które wypowiadasz. To właśnie je, większość osób najlepiej zapamięta – dlatego warto wymyślić coś, co przykuję uwagę publiczności od samego początku. O dobrych strategiach rozpoczęcia i zakończenia przemówienia przeczytasz w kolejnym wpisie.

2. Wprowadzenie – to druga część, w której zapowiesz temat swojej wypowiedzi. Warto na początku wymienić główne elementy, o których będziesz opowiadał. W ten sposób Twoi słuchacze stworzą w głowie plan wypowiedzi, dzięki czemu lepiej zrozumieją i zapamiętają to, co mówisz.

3-5. Rozwinięcie – to miejsce, w którym przekazujesz główne myśli Twojej wypowiedzi, podporządkowane celowi przemówienia. Warto ograniczyć się do 3 głównych wątków i do każdego z nich użyć materiału wspierającego w postaci cytatów, historii, statystyk czy obrazów.

6. Podsumowanie – w tej części w kilku słowach przypomnisz główne myśli Twojego wystąpienia. Wspomnij kluczowe argumenty przemawiające za tezą Twojego przemówienia albo historie, których używałeś.

7. Zamknięcie – to ostatnie zdanie, które wypowiadasz. Również należy je dobrać ze szczególną starannością, by zapaść w pamięć słuchaczy na długo po zakończeniu występu.

Zobaczmy graficzny model tej koncepcji, ulokowany właśnie w Strukturze Greckiej Świątyni. 

struktura wypowiedzi

W podstawie mamy otwarcie i wprowadzenie.
W rozwinięciu standardowo umieszczamy 3 kolumny, czyli 3 wątki, argumenty, historie.
W przyczółku znajduje się podsumowanie i zamknięcie.

W środkowej części naszej budowli i wypowiedzi, oprócz postawienia tezy (użycia argumentu) potrzebujemy posłużyć się materiałem wspierającym, aby zbudować swoją wiarygodność i przekonać słuchaczy.

Materiałem wspierającym może być:
– cytat lub aforyzm trafnie oddający to, co chcesz przekazać. W ten sposób przenosisz zaufanie, które publiczność ma do znanej osoby, na siebie.

– historia z Twojego życia, Twoich znajomych, klientów lub przeczytana w książce czy artykule.

– statystyka lub badania naukowe, podane w PRZYSTĘPNEJ FORMIE. Absolutnie kluczowe jest pokazanie danych, w zrozumiały sposób. Mistrzem pod tym względem jest Hans Rosling. Gorąco zachęcam Cię do obejrzenia jego wystąpień na TEDzie.
Przemówienie o ubóstwie  

– rekwizyt lub zdjęcie, pokazujące jak działa lub wygląda to o czym mówisz.

– demonstracja, czyli wykonanie na scenie konkretnej czynności, ilustrujące omawiane zagadnienie, np. pokazanie jak działa najnowsza obieraczka do jabłek.

– przeprowadzenie wnioskowania, zadanie publiczności serii pytań, z których wyłoni się konkluzja, odpowiadająca lansowanej przez Ciebie tezie.

Oczywiście można by znaleźć więcej rodzajów materiałów wspierających.

Warto jednak skoncentrować się na najbardziej skutecznych, do których należą: historia, cytat i rekwizyt.

Teraz, gdy już znasz wszystkie najważniejsze elementy przemówienia, możemy przejdź do części praktycznej.

Jak stworzyć prezentację w 6 prostych krokach?

1. Wybierz temat:

Określ o czym będziesz opowiadał. Czy będą to skuteczne sposoby na zdobycie nowych klientów, a może nowe trendy na rynku, lub ciekawe miejsca, w których można spędzić wakacje.

Potrzebujesz mieć pełną jasność, co jest głównym tematem Twojej wypowiedzi.

 

2. Wypisz jego składowe

Wypisz wszystkie wątki, związane z głównym tematem, które przychodzą Ci do głowy. Przykładowo, jeśli wybrałeś skuteczne sposoby na zdobycie nowych klientów, mogą to być:

1) spotkania networkingowe, mixery biznesowe
2) marketing internetowy (pozycjonowanie strony, kampanie AdWordsowe)
3) przyjście na spotkanie Klubów Rozwoju Osobistego, Klubów Toastmasters
itd.

Wypisz min. 15 wątków, które mógłbyś poruszyć w swoim wystąpieniu. Im więcej tym lepiej. Jeśli nie potrafisz znaleźć 15 podtematów, spróbuj podzielić jeden wątek na kilka mniejszych.

 

3. Wybierz 3 najciekawsze dla słuchacza elementy:

Spośród wszystkich wypisanych wcześniej elementów, wybierz trzy, które Twoim zdaniem będą najbardziej interesujące. Ważna uwaga – najciekawsze nie dla Ciebie jako mówcy, ale … dla publiczności.

Czasami warto jest połączyć ze sobą kilka mniejszych wątków, w jeden. Przykładowo, jeśli uznasz, że spotkania networkingowe i spotkania w Klubach Rozwoju Osobistego to bardzo zbliżone sposoby pozyskiwania Klientów, możesz o nich powiedzieć w ramach jednego punktu.

Oczywiście możesz się zdecydować poruszyć w swoim przemówieniu tylko dwa główne wątki lub cztery czy nawet pięć. W niektórych sytuacjach jest to uzasadnione. Zachęcam jednak, by wyjściowo trzymać się trzech.

Trójka jest bardzo dobrą liczbą. Dając ludziom trzy rzeczy do wyboru, nie czują się przytłoczeni ilością możliwości, a jednocześnie widzą, że mają wybór. W retoryce istnieje pojęcie triady (epitetu potrójnego), w którym wymieniamy trzy przymiotniki – Ich plan był błyskotliwy, staranny i diabelsko niebezpieczny. Dlatego warto poruszać trzy wątki, opowiadać trzy historie, używać trzech kluczowych argumentów. Świetnie wpisuje się to w oczekiwania słuchaczy.

4. Określ w jakiej kolejności będziesz je prezentować:

Gdy zdecydujesz się już na 3 wątki, pora uzupełnić naszą budowlę i wpisać przy pierwszej kolumnie pierwszy wątek, przy drugiej drugi i przy trzeciej trzeci.

Jak wybrać kolejność? Jest wiele sensownych sposobów. Poniżej prezentuję kilka najpopularniejszych kryteriów.

a) chronologia – mówisz najpierw o tym co było (jak coś wyglądało w przeszłości), o tym jak jest (odniesienie do teraźniejszości) i jak prawdopodobnie będzie (wizja przyszłości)

b) geografia – opowiadasz o tym, jak dane rozwiązanie funkcjonuje w Japonii, Polsce i Stanach zjednoczonych

c) siła argumentów – zaczynasz od mocnego argumentu, przechodzisz do silniejszego, a na koniec używasz najlepszego

d) etapy działania – zwracasz uwagę na przyczyny danego zjawiska (mówisz jak jest), potem pokazujesz stan docelowy (mówisz jak powinno być), a na koniec demonstrujesz plan działania (mówisz jak można to osiągnąć).

 

5. Zaplanuj wstęp i zakończenie

Zastanów się, jak chcesz rozpocząć i zakończyć przemówienie. W kolejnym wpisie pokaże Ci najskuteczniejsze sposoby. Dzięki temu za każdym razem będziesz mógł wybierać jedno rozwiązanie z listy, które najbardziej Ci się spodoba i przyda.

W wystąpieniach publicznych istnieje zalecenie: powiedz słuchaczom, o czym będziesz mówić, powiedz to, a następnie powiedz, co powiedziałeś.

Dzięki takiemu potrójnemu powtórzeniu umysłu słuchaczy lepiej zrozumieją i zapamiętają Twój przekaz.

Gdy już wymyślisz, co powiesz we wstępie i zakończeniu wpisz to skrótowo w graficznym modelu Greckiej Świątyni.

 

* 6. Popracuj nad przejściami

* – ten punkt nie jest obowiązkowy. Jeśli potrzebujesz na szybko przygotować się to wystąpienia, możesz go pominąć. Jeśli jednak masz czas i zależy Ci na wyjątkowo dobrym odbiorze, warto z niego skorzystać.

Aby przemówienie było spójne, płynne i przyjemne w odbiorze warto popracować nad mostami logicznymi, czyli płynnymi przejściami pomiędzy poszczególnymi częściami wypowiedzi.

Zamiast powiedzieć: a teraz przejdę do drugiego punktu (tematy), pokaż związek pomiędzy nimi. Przykładowo, jeśli Twoimi trzema wątkami są

1. Wyniki firmy z poprzedniego roku
2. Tegoroczne plany
3. Strategia na najbliższe 3 lata

Możesz zbudować następujące mosty.

1 —– 2      Dzięki dobrym wynikom osiągniętym w poprzednim roku, mogliśmy sobie pozwolić na wprowadzenie kilku usprawnień w tym roku. Do najważniejszych z nich należą

2 —– 3     Jeśli nasze tegoroczne prognozy się sprawdzą, w ciągu najbliższych 3 lat będziemy w stanie osiągnąć następujące cele.

W ten sposób ukryjesz szwy pomiędzy poszczególnymi elementami Twojego wystąpienia, nadasz tu wrażenia bardzo przemyślanej i spójnej wypowiedzi. A to z kolei zaowocuje dużo lepszym odbiorem i dużo większą siłą perswazji.

 

Zaplanuj wszystkie przejścia, pomiędzy

1) otwarciem   a    wprowadzeniem
2) wprowadzenie   a    1 wątkiem rozwinięcia
3) 1 wątkiem rozwinięcia    a   2 wątkiem rozwinięcia
4) 2 wątkiem rozwinięcia    a   3 wątkiem rozwinięcia
5) 3 wątkiem rozwinięcia    a   podsumowaniem
6) podsumowaniem    a   zamknięciem

 

Jeśli będziesz postępować krok po kroku zgodnie z powyższą instrukcją, stworzenie przemówienia stanie się banalnie proste. Z każdym kolejnym użyciem Struktury Greckiej Świątyni narzędzie to stanie się bardziej intuicyjne i skróci się Twój czas przygotowania do występu.