Miesięczne archiwum: Maj 2014

Burza mózgów – jak zrobić z niej właściwy użytek

burza mózgów

Burza Mózgów. Te słowa zna każdy, już od szkoły podstawowej. Gdy tylko coś trzeba wymyślić, co robimy? Burzę Mózgów. Burzą Mózgów nazywamy niemal każde działanie, w gronie co najmniej dwóch osób, które wymaga wymiany myśli. Jednak mimo tego, że odmieniamy te dwa słowa niemal przez wszystkie przypadki – mało kto wykorzystuje pełny potencjał tej techniki. Czytając ten wpis, dowiesz się, jak to robić.

 

Zacznijmy jednak od początku. Skąd wzięło się pojęcie Burzy Mózgów?

Jej twórcą był Alex Osborn – amerykański specjalista od reklamy, który z czasem coraz więcej uwagi poświęcał twórczemu rozwiązywaniu problemów. W roku 1942 wydał książkę How to Think Up (co można przetłumaczyć  jako Jak Myśleć? lub Jak Wymyślać?)

Alex Osborn był jedną z pierwszych osób, która podeszła do tematu kreatywności metodologicznie i stworzyła konkretną technikę twórczego myślenia, za co należą mu się wyrazy uznania.

Zasady Burzy Mózgów

Prawdopodobnie najbardziej innowacyjną (na tamten czas) i najważniejszą zasadą Burzy Mózgów jest

1. Rozdzielenie generowania i oceny pomysłów

Co się dzieje, gdy jednocześnie wymyślamy i oceniamy? Bardzo szybko pojawiają się krytyczne komentarze dotyczące pomysłów. Następnie autorzy tych pomysłów czują się urażeni i przy pierwszej możliwej okazji negatywnie oceniają pomysły osób, które je skrytykowały. Produktywne generowanie rozwiązań zmienia się w interpersonalne rozgrywki, a niekiedy intelektualną jatkę.

 Bardzo łatwo można temu temu zabiec, dzięki stanowczemu

zakazowi komentowania, oceniania czy krytykowania pomysłów

w pierwszej fazie burzy mózgów. Wtedy naszym jedynym zadaniem jest wymyślanie i spisanie, jak największej liczby pomysłów.

W oryginalnej koncepcji Osborne’a w każdej z dwóch faz (pierwszej – zielonej i drugiej – czerwonej) pracowały inne zespoły. Pomysły generowała jedna grupa, w skład której wchodziły różne osoby, również nie mające doświadczenia czy wiedzy w danym temacie. Dzięki temu można było wykorzystać efekt laika, dojść do nietypowego rozwiązania, zaproponowanego przez człowieka działającego w zupełnie innej branży czy profesji. Zaś ocenę pomysłów powierzano innej grupie – ekspertom z danego tematu.

Założenie pracy dwóch grup jest ciekawe i merytorycznie uzasadnione, jednak w wielu sytuacjach będzie mało praktyczne. Często chcemy uzyskać szybkie efekty TU i TERAZ, dlatego jesteśmy zdani na pracę w jednym zespole. Jednak podział na fazę czerwoną (generowanie pomysłów) i zieloną (ocenianie pomysłów) jest absolutnie konieczny.

Kolejną bardzo ważną zasadą jest:

2. Oddzielenie pomysłów od autorów

Każdy pomysł, który padnie, należy zapisać. Nie notujemy jednak, kto jest jego autorem. Powiem więcej, należy bardzo uważać na efekt ojcowski, czyli nadmierne przywiązywanie się do rozwiązania, tylko dlatego, że zostało zaproponowane przez nas. W momencie, gdy ktoś użyje sformułowania: mój pomysł lub Twój pomysł albo pomysł Krzyśka / Oli warto zwrócić uwagę, że w burzy mózgów pomysły nie mają (i nie powinny) mieć swoich właścicieli. Przy zapisywaniu warto numerować pomysły i tak się później do nich odnosić: pomysł nr 1 albo piąty pomysł. To kto go zaproponował, czy był to laik czy ekspert w danej dziedzinie, nie powinno mieć żadnego znaczenia.

Do dla wielu osób może być zaskoczeniem, że

3. Ilość pomysłów ważniejsza jest niż ich jakość

Powinno nam zależeć na tym, że zgromadzić jak najwięcej możliwych rozwiązań. Dwadzieścia to absolutne minimum. Dobrze jest dojść do trzydziestu lub nawet pięćdziesięciu. Dlaczego? Z trzech powodów:
a) ilość zrodzi jakość – dobrą analogią jest tutaj gra na loterii fantowej. Im więcej masz losów, tym większa szansa, że uda Ci się coś wygrać. Podobnie jest z pomysłami. Im jest ich więcej, tym większe prawdopodobieństwo, że któryś z nich okaże się tym, którego szukaliście. Nie warto więc się specjalnie silić i podawać tylko innowacyjne pomysły. Lepiej jest zapisać wszystkie, które przychodzą do głowy.

b) jedne pomysły inspirują kolejne – często się zdarza, że ktoś udzieli niedorzecznej odpowiedzi, bardzo dziwnego i niepraktycznego rozwiązania. Mimo iż nie będziemy mieli z niego pożytku, to wielokrotnie jest ono inspiracją do stworzenia bardziej realistycznego pomysłu.

c) wartościowe pomysły leżą głębiej – wyobraź sobie, że dostałeś na święta prezenty w drewnianej skrzynce. Otwierasz jej wieczko i wyciągasz z niej przedmioty. Gdy wydaje Ci się, że już ją całą opróżniłeś, wyczuwasz, że denko skrzyni jest podejrzanie wysoko. Ściągasz, je a pod spodem znajdujesz kolejne, dużo bardziej wartościowe rzeczy.

Analogicznie działa generowanie rozwiązań. Na początku szybko wystrzeliwujemy się z pomysłów. Warto jednak zwrócić uwagę na ich oryginalność. Najszybciej przychodzą nam do głowy rozwiązania, które najlepiej znamy lub które widzieliśmy niedawno. Na podobnej zasadzie, jak myśląc o jedzeniu prawdopodobnie zobaczymy lodówkę lub nasz ostatni posiłek. Rzadko wśród łatwo dostępnych pomysłów znajdzie się naprawdę wartościowa idea. Aby się do niej dokopać, trzeba najpierw oczyścić grunt ze standardowych rozwiązań i dać sobie chwilę na intensywne móżdzenie.

Dobrym rozwiązaniem jest przerwa inkubacyjna. Zamiast kończyć burzę mózgów, po tym jak od minuty nikt nie podał nowego pomysłu – warto zrobić 2-5 minutową przerwę. W jej trakcie zespół może wyobrażać sobie kieliszek szampana, w którym do góry unoszą się bąbelki powietrza lub pomyśleć o czymś zupełnie innym. Ten czas pozwala na wyklucie się nowych pomysłów, często niekonwencjonalnych i wartościowych. W ten sposób możemy ściągnąć denko skrzyni i znaleźć nowe prezenty. Jeśli mamy dość czasu, możemy zrobić kilka przerw inkubacyjnych i drążyć temat w poszukiwaniu kolejnych poziomów w skrzyni z pomysłami.

Kluczowe do osiągnięcia sukcesu, podczas posługiwania się burzą mózgów, jest

4. Zadanie odpowiedniego, otwartego pytania

Zamiast napisać na kartce Pomysły na większe zarobki (zdanie oznajmujące) lepiej jest sformułować pytanie – Jak mogę / możemy / nasza firma może zarabiać więcej pieniędzy?

Pytania lepiej stymulują umysł do poszukiwania odpowiedzi. Każde rozpoczęcie generowania pomysłów powinno być poprzedzone zadaniem pytania.

Jednak pytania są lepsze i gorsze. Gdy zadamy konkretne, precyzyjne pytanie często (niepotrzebnie) zawęzimy obszar poszukiwań, a w efekcie różnorodność odpowiedzi.

W podanym powyżej przykładzie:

Jak nasza firma może zarabiać więcej pieniędzy?

Koncentrujemy swoją uwagę tylko na przychodzie. Tymczasem kluczem do polepszenia kondycji finansowej firmy może być poczynienie rożnego rodzaju oszczędności. Bardziej zasadne pytanie będzie brzmiało:

Jak możemy poprawić kondycje finansową naszej firmy? lub jeszcze lepiej:

Jak możemy sprawić, że nasza firma będzie w świetnej kondycji finansowej?

To pytanie pozwala na znalezienie wielu, różnorodnych rozwiązań dotyczących nie tylko obecnej sytuacji, ale także przyszłości. A często myślenie w dłuższej perspektywie jest korzystniejsze niż patrzenie tylko na bieżące wyniki.

Zamiast spytać:

Gdzie możemy znaleźć nowych, wartościowych pracowników? lepiej będzie zadać pytanie:

Jak możemy znaleźć nowych, wartościowych pracowników?

Dzięki temu nie koncentrujemy się nadmiernie na miejscu lub medium dotarcia, ale na większej ilości możliwych działań do podjęcia.

Zamiast spytać:

Kto powinien zostać nowym prezesem firmy?  lepiej sformułować pytanie:

Jaka osoba powinna być prezesem naszej firmy?

W ten sposób zamiast o personaliach, będziemy dyskutować o cechach osoby – wypracujemy sobie kryteria, a na ich postawie sprawdzimy, jaka kandydatura będzie najbardziej odpowiednia.

Należy także pamiętać o

5. Moderowaniu przebiegu Burzy Mózgów

Warto wybrać jedną osobę, która będzie sterowała przebiegiem burzy mózgów. Zada wyjściowe pytanie i będzie je do jakiś czas ponawiała. Zainicjuje przerwy inkubacyjne, a także zachęci osoby, które się do tej pory nie wypowiadały, do udzielania własnych odpowiedzi. W ten sposób możemy uniknąć próżniactwa społecznego, czyli tendencji do wyłączania się z prac grupowych, wynikającego z rozproszenia odpowiedzialności.

Jeśli istotne jest, aby moderator był w pełni neutralny, można wyłączyć go z procesu wymyślania pomysłów – zbiera on i zapisuje pomysły innych członków zespołu, samemu nie udzielając odpowiedzi. Pozwala mu to w pełni skoncentrować się na właściwym prowadzeniu grupy.

 

Inny wariant – Burza Myśli

Badania które wykonali Steven J.  Karau i Kipling D. Williams pokazują, że w wielu sytuacjach Burza Mózgów może być nie skuteczna. Oto główne zastrzeżenia, jakie  sformułowali badacze:

  1. istnieje lęk przed cudzą oceną własnych pomysłów
  2. zachodzi spadek indywidualnej motywacji
  3. nie można mówić jednocześnie
  4. trudno jednocześnie przetwarzać dane o cudzych pomysłach i generować własne

Dlatego powstał inny wariant Burzy Mózgów, który ja poznałem pod nazwą Burzy Myśli.

Na początku również należy sformułować otwarte pytania, tylko zamiast zbierać odpowiedzi grupowo – każdy indywidualnie notuje rozwiązania na swojej kartce (również ich nie oceniając, tylko generując jak najwięcej rozwiązań). Gdy upłynie czas na to przeznaczonych, np. 5 minut, wszystkie pomysły odczytuje się na głos i spisuje. Grupa ma następnie czas, by pod wpływem inspiracji od innych, sformułować kolejne odpowiedzi.

Wariant ten szczególnie dobrze się sprawdza w sytuacji, gdy w zespole mamy dominującą lub bardzo twórczą osobę, które zmarginalizuje udział innych osób. Pozostali członkowie zespołu mogą nie chcieć się wysilać, kiedy widzą, że ktoś robi to za nich.

 

 

Temu jak z wygenerowanych pomysłów wybierać te najlepsze (czerwonej fazy Burzy Mózgów), poświęcony będzie osobny wpis.

 

Poniżej prezentuję krótką instrukcję obsługi zielonej fazy Burzy Mózgów, z podaniem najważniejszych zasad. Polecam przeczytać ją za każdym razem, gdy chcecie przystąpić do generowania pomysłów.

Burza Mózgów – krótka instrukcja obsługi

Faza zielona

0. Wybierzcie osobę, która będzie moderatorem (będzie sterowała przebiegiem Burzy Mózgów i zapisywała pomysły)
1. Napiszcie otwarte pytanie na kartce, flipcharcie lub komputerze (np. Jak mogę osiągnąć cel X ?)
2. Ustalcie ile minut będziecie udzielać odpowiedzi i włączcie minutnik
3. Zapisujcie każdą odpowiedź, która padnie, nawet jeśli wydaje się absurdalna
4. Wstrzymajcie się z oceną pomysłów, na uzasadnianie i dyskusje nad sensownością pomysłów, przyjdzie czas później
5. Gdy Ty i Twoi koledzy „wystrzelacie się z pomysłów”, zróbcie przerwę inkubacyjną – podczas której pomyślicie o czymś niezwiązanym z głównym tematem. Po 2-5 minutach wróćcie do generowania i zapisywania pomysłów.
6. Generujcie jak najwięcej odpowiedzi. Ilość zrodzi jakość.

 

Wszyscy znamy Burzę Mózgów i wielu z nas z niej korzysta. Jednak jeśli będziemy to robić intuicyjnie, spontanicznie, bez przestrzegania jej kluczowych założeń, zmarnujemy jej potencjał. Dlatego warto wziąć sobie do serca prezentowane w tym wpisie zalecenia i przenieść kreatywność swojego zespołu na wyższy poziom.

Mosty logiczne, czyli płynne przejścia w przemówieniach

most japoński

Do czego służą mosty? Pomagają nam przeprawić się suchą stopą przez rzekę lub pokonać przepaść pomiędzy dwoma stronami urwiska. Podobną rolę mosty logiczne pełnią w przemówieniach – łączą ze sobą dwa fragmenty mowy. Dzięki temu wystąpienie jest bardziej spójne, płynne i łatwiejsze w odbiorze. Jak zbudować takie przejścia? Dowiesz się czytając ten wpis.

Pamiętasz z jakich głównych części składa się niemal każde przemówienie?

Jest ich 7.

1. Otwarcie – pierwsze zdanie, które wypowiadasz.

2. Wprowadzenie – to druga część, w której zapowiesz temat swojej wypowiedzi.

3-5. Rozwinięcie – to miejsce, w którym przekazujesz główne myśli Twojej wypowiedzi, podporządkowane celowi przemówienia.

6. Podsumowanie – w tej części w kilku słowach przypomnisz główne myśli Twojego wystąpienia.

7. Zamknięcie – to ostatnie zdanie, które wypowiadasz.

 

Aby nasze przemówienie sprawiało wrażenie spójnego i przemyślanego oraz aby ułatwić słuchaczom zrozumienie i zapamiętanie tego, o czym mówiliśmy, powinniśmy zaplanować przejścia pomiędzy głównymi elementami przemówienia:

W optymalnym wariancie, stworzymy mosty pomiędzy każdym z dwóch elementów:

1) pomiędzy otwarciem   a    wprowadzeniem
2) pomiędzy wprowadzeniem   a    pierwszym wątkiem rozwinięcia
3) pomiędzy  pierwszym  i drugim wątkiem rozwinięcia
4) pomiędzy drugim i trzecim wątkiem rozwinięcia
5) pomiędzy trzecim wątkiem rozwinięcia   a   podsumowaniem
6) pomiędzy podsumowaniem    a   zamknięciem

Jeśli jednak z jakiś względów nie masz dość czasu, by tak starannie zaplanować swoje przemówienie, skoncentruj się na przejściach pomiędzy  trzema wątkami rozwinięcia.

Zamiast mówić: a teraz przejdę do drugiego punktu (tematu), pokaż związek pomiędzy nimi. Skorzystajmy z przykładu z jednego z wcześniejszych wpisów:

1. Wyniki firmy z poprzedniego roku
2. Tegoroczne plany
3. Strategia na najbliższe 3 lata

Możesz zbudować następujące mosty.

1 —– 2      Dzięki dobrym wynikom osiągniętym w poprzednim roku, mogliśmy sobie pozwolić, aby w tym roku wprowadzić kilka usprawnień. Do najważniejszych z nich należą

2 —– 3     Jeśli nasze tegoroczne prognozy się sprawdzą, w ciągu najbliższych 3 lat będziemy w stanie osiągnąć następujące cele.

W ten sposób ukryjesz szwy pomiędzy poszczególnymi elementami Twojego wystąpienia, nadasz tu wrażenia bardzo przemyślanej i spójnej wypowiedzi. A to z kolei zaowocuje dużo lepszym odbiorem i dużo większą siłą perswazji.

Jeśli w swoim przemówieniu chcesz przekonać ludzi do podróżowania autostopem,
a Twoje 3 główne wątki to

1. Oszczędność pieniędzy
2. Przygoda i emocje
3. Poznanie nowych, ciekawych ludzi

Możesz wykorzystać następujące mosty logiczne:

1 —– 2      Podróż autostopem nie wymaga od Ciebie prawie żadnych nakładów finansowych. Dzięki temu możesz zwiedzać świat, kiedy tylko zechcesz. Zamiast jednych wakacji w roku, możesz wielokrotnie przeżywać niesamowitą przygodę i emocje. Autostop to nie tylko możliwość taniej podróży, ale właśnie przeżycia czegoś wyjątkowego. Pozwólcie, że opowiem Wam jedną moją przygodę, którą zapamiętam do końca życia.

2 —– 3     Podróż autostopem jest wyjątkowa z wielu względów. Jednym z nich są emocje, których w innych okolicznościach nie doświadczysz. Innym jest możliwość poznania niezwykłych ludzi. Większość osób przejeżdża obojętnie obok autostopowiczów. Ci, którzy się zatrzymują, są szczególni. Czasem w dobrym, a czasem w złym sensie. Posłuchajcie kogo spotkałem podczas swoich podróży.

Załóżmy, że chcesz wygłosić mowę informacyjną o stresie, a Twoje 3 główne wątki to:

1. Rola stresu w życiu człowieka
2. Rodzaje stresu – eustres i dysstres
3. Od czego zależy siła reakcji stresowej

W tym przypadku warto zbudować następujące połączenia:

1 —– 2      Jak wspominałem, praktycznie każdego dnia doświadczamy stresu – jest on wszechobecnym i uniwersalnym zjawiskiem. Mimo, że nikt nie lubi się denerwować, to stres w wielu sytuacjach nam pomaga. W psychologii rozróżniamy dwa rodzaje stresu: eustres, który motywuje nas do działania oraz dysstres, czyli stres hamujący lub paraliżujący działanie .

2 —– 3     Wiemy już jakie są rodzaje stresu. A czy zastanawialiście się kiedyś, od czego zależy siła reakcji stresowej? Zarówno eustres jak i dysstres może być w silny, jak i słaby.

Stworzenie mostów logicznych wymaga tylko chwili zastanowienia, a daje bardzo dobre efekty.

Myślisz, że tendencyjnie wybrałem proste przykłady? Jeśli tak, proponuję małe wyzwanie: wpisz w komentarzu 3 wątki przemówienia, które planujesz lub chciałbyś wygłosić, a ja stworzę dla Ciebie dobre przejścia *

* – lub doradzę by zmienić wątki, jeśli każdy z nich będzie z zupełnie innej bajki ; – )

Prześledziliśmy już przykłady przejść pomiędzy głównymi wątkami rozwinięcia. Zobaczmy teraz, jak łączyć ze sobą pozostałe elementy przemówienia: otwarcie, wprowadzenie, podsumowanie i zamknięcie.

Załóżmy, że tematem naszego wystąpienia będzie samokontrola.

Plan naszej mowy, mógłby wyglądać np. tak:

W otwarciu użyjemy cytatu związanego z tematem.
We wprowadzeniu przedstawimy 3 główne wątki naszej wypowiedzi, czyli
1. Ulepszenie otoczenia
2. Mądre gospodarowanie zasobem silnej woli
3. Tworzenie nawyków.
W podsumowaniu przypomnimy, jak działa każdy z tych 3 elementów i dlaczego jest skuteczny.
W zamknięciu użyjemy cytatu powiązanego z tematem przemówienia.

OTWARCIE —- Rzucenie palenia to nic trudnego, robiłem to już setki razy!

Most pomiędzy otwarciem   a   wprowadzeniem:

Kto z Was miał podobne doświadczenia? Próbowaliście zrobić coś dobrego dla swojego zdrowia, ale jakoś Wam się nie udało w tym wytrwać. To bardzo powszechny problem. Czy to znaczy, że nasza silna wola nie jest dość silna? A może to przez otoczenie, w którym się znajdujemy?

WŁAŚCIWE WPROWADZENIE —- Opowiem Wam dzisiaj, jak możemy zwiększyć swoją zdolność samokontroli, dzięki trzem praktycznym technikom: ulepszaniu otoczenia, mądrym gospodarowaniu zasobami silnej woli oraz tworzeniu nawyków. Każdy z tych sposobów jest prosty, wymaga małego nakładu energii i możecie go wprowadzić do swojego życia od zaraz.

Most pomiędzy wprowadzeniem a pierwszą częścią rozwinięcia:

Gdy myślimy o samokontroli czy silnej woli cała uwaga skierowana jest na nas. Człowieka otoczonego przez pokusy, który mocno się kontroluje, aby im nie ulec. Czy tak to musi wyglądać? A może jesteśmy w stanie częściej robić to co chcemy lub unikać niekorzystnych działań w zupełnie inny sposób?

WŁAŚCIWA CZĘŚĆ 1 ROZWINIĘCIA

W książce Pstryk opisana jest bardzo ciekawa strategia – ulepszanie otoczenia. Często wina nie leży w naszej postawie, ale w sytuacji. Do takich wniosków doszli naukowcy badający, od czego zależy ilość zjedzonego popcornu (…)

Most pomiędzy pierwszą i drugą częścią rozwinięcia:

Oczywiście są takie okoliczności, w których to nie sytuacja jest winna, ale nasze wybory. Co możemy wtedy zrobić, by nie ulegnąć pokusie?

WŁAŚCIWA CZĘŚĆ 2 ROZWINIĘCIA

Przede wszystkim warto sobie uświadomić, że samokontrola czy siła woli to zasób, którego mamy ograniczoną ilość każdego dnia. Działa podobnie jak mięsień, jeśli będziemy go silnie eksploatować rano, to po południu będzie już bardzo słaby. I przez to łatwiej będziemy ulegać pokusom. Do takich wniosków doszli naukowcy w eksperymencie z marchewkami, czekoladowymi ciasteczkami i łamigłówką (…).

Most pomiędzy drugą i trzecią częścią rozwinięcia:

Skoro każdego dnia mamy ograniczoną ilość samodyscypliny, to czy jest jakiś sposób, by jej nie zużywać, a mimo to odnosić oczekiwane rezultaty?

WŁAŚCIWA CZĘŚĆ 3 ROZWINIĘCIA

Jak najbardziej. Możemy to osiągnąć dzięki kształtowaniu nawyków. Nawyk to zautomatyzowane działanie, które nie wymaga od nas uwagi, energii czy właśnie siły woli. Robimy coś, nie myśląc o tym. Jak mycie zębów czy kąpanie się przed pójściem spać. Drugi przykład nie dotyczy co prawda wielu nastolatków płci męskiej na obozach i koloniach, ale (mam nadzieję!) większości populacji jest bliski. (…)

Most pomiędzy trzecią częścią rozwinięcia a podsumowaniem

Jeśli chcesz w trwały sposób coś zmienić w swoim życiu – wykształć odpowiednie nawyki. Pozwoli Ci to wykonywać wartościowe działania bez myślenia o ich czy angażowania energii.

WŁAŚCIWE PODSUMOWANIE

Oprócz nawyków, korzystaj także z dwóch innych strategii – mądrego gospodarowania swoimi zasobami silnej woli oraz ulepszania otoczenia. Gdy połączysz ze sobą wszystkie trzy elementy, wreszcie będziesz w stanie postępować tak, jak chcesz i jak uważasz za słuszne.

Most pomiędzy  podsumowaniem a zamknięciem

Oskar Wilde powiedział kiedyś, że jedynym sposobem pozbycia się pokusy jest uleganie jej. Nic dziwnego. W jego czasach nie przeprowadzono jeszcze badań, o których Wam opowiadałem. Jestem pewien, że gdy zastosujesz te 3 zasady

ZAMKNIĘCIE

żaden pączek, papieros czy urodziwa niewiasta nie będzie dla Ciebie pokusą nie do odparcia.

Pomyśl o tym, jak w swoim przemówieniu możesz zbudować mosty logiczne. Stwórz szybko pierwszą wersję i udoskonalaj ją. Aż całe przemówienie stopi się w jedną całość. Jak rozgrzane metale, które gdy zastygną, zyskują dodatkową moc i siłę, wzajemnie się uzupełniając.

Technika Pomodoro – zdrowie, świeżość, efektywność

Pomodoro

 

Pomidor większości z nas kojarzy się zapewne z dziecięcą zabawą. Być może jednak po przeczytaniu tego wpisu zaczniesz patrzyć na to warzywo z zupełnie innej perspektywy. Pokażę bowiem, jak wykorzystać Technikę Pomodoro, do uczynienia swojego dnia pracy (i całego życia) bardziej zdrowym, świeżym i efektywnym.

Autorem Techniki Pomodoro jest Włoch – Francesco Cirillo. Gdy był na studiach miał olbrzymi problem z koncentracją. Podczas nauki co chwilę rozpraszali go inni ludzie albo zadania i w efekcie przygotowanie do egzaminów zabierało mu mnóstwo czasu.

Poszukując pomocy udał się do kuchni – w końcu był Włochem. Znalazł tam kuchenny minutnik w kształcie pomidora. Stwierdził, że spróbuje uczyć się w pełnej koncentracji chociaż przez 5 minut. Nastawił więc Pomodoro (po włosku – pomidor) i rozpoczął studiowanie notatek. Z początku utrzymanie uwagi nawet przez tak krótki czas było dla niego problemem, jednak z każdym kolejnym razem było to coraz prostsze. Stopniowo podnosił też czas skoncentrowanej nauki z 5 minut, do 10 minut, a potem 15-20 aż do 25 minut.

Po tym jak Pomodoro zadzwoniło (skończył się czas odmierzany przez minutnik) robił sobie 5-minutową przerwę, podczas której się relaksował. I tak właśnie powstał Chocapic! … znaczy się, Technika Pomodoro – którą z powodzeniem wykorzystują dziesiątki tysięcy osób na całym świecie.

W swojej podstawowej wersji  brzmi ona bardzo prosto:

pracuj przez 25 minut w pełnym skupieniu,
a potem zrób sobie 5 minut przerwy

 

Jakie są korzyści ze stosowania Techniki Pomodoro?

1. Maksymalna koncentracja i większa wydajność

Praca w pełnym skupieniu przez wiele godzin nie jest możliwa – jednak przez 25 minut, jak najbardziej. Nasza koncentracja mocno spada powyżej 45 minut wykonywania zadania. Dzięki dzieleniu zadań na krótkie fragmenty i  częstym przerwom jesteś w stanie pracować maksymalnie wydajnie. Odliczany czas dodatkowo motywuje Cię, by jak najszybciej ukończyć zadanie – wykorzystujesz w ten sposób Prawo Parkinsona*.

* – o którym będzie osobny wpis

2. Większa motywacja do działania

Dużo łatwiej wziąć się do pracy, gdy do najbliższej przerwy potrzebujesz podziałać tylko 25 minut. Technika Pomodoro sprawia, że nie zwlekasz, tylko od razu bierzesz się do roboty, co jest wielką oszczędnością czasu.

3. Regeneracja ciała i umysłu

Regularne przerwy pozwolą Ci zadbać o fizyczne i psychiczne zdrowie.
Wstając często od komputera, zapewniasz sobie ruch, lepsze dotlenienie organizmu oraz przeciwdziałasz bólom kręgosłupa, głowy itp.

Również Twój umysł będzie miał okazje do odpoczynku. Podczas przerw może zachodzić proces inkubacji, dzięki któremu wpadniesz na rozwiązanie problemu, nawet o nim aktywnie nie myśląc.

 

Jak korzystać z tej techniki?

1. Stwórz listę zadań i wybierz najbliższe działanie

Na początku dnia zrobić listę zadań do wykonania i posortuj ją według ważności. Na górze listy powinno być najważniejsze zadanie, a na dole najmniej ważne. Następnie wykonuj wszystkie zadania z góry na dół.

2. Ustaw alarm na Pomodoro (25 minut)

Wykorzystaj w tym celu swój telefon lub aplikację komputerową.

3. Pracuj pełne Pomodoro nad wykonaniem zadania

Zanim zaczniesz mierzyć czas – wyeliminuj wszystkie rozpraszacze. Zamknij przeglądarkę internetową (jeśli nie potrzebujesz jej do wykonania bieżącego zadania) lub wszystkie zbędne karty w przeglądarce. Jeśli to możliwe – załóż słuchawki i puść (z komputera, telefonu, mp3) spokojną muzykę (klasyczną, relaksacyjną).
W ten sposób zakomunikujesz wszystkim, że nie należy Ci teraz przeszkadzać oraz przestaniesz słyszeć rozpraszające dźwięki z otoczenia (samochody za oknem, rozmowy).

Gdy już to zrobisz – włącz odmierzanie czasu i w pełni skoncentrowany pracuj tak długo,
aż usłyszysz dźwięk alarmu. Jeśli chcesz – możesz co jakiś czas (raz na 5-10 minut) sprawdzać, ile czasu zostało Ci do końca.

4. Zaktualizuj listę zadań – (część) zadania wykonane

Gdy usłyszysz alarm – przerwij pracę i oznacz zadanie na liście jako wykonane lub zaznacz ile Pomodoro już nad nim pracujesz.

5. Zrób 5-cio minutową przerwę

Gdy zaznaczyłeś już wykonanie zadania (lub jego części), nastaw alarm na 5 minut. To Twój czas na relaks. Wykorzystuj go za każdym razem, nawet jeśli w danym momencie najchętniej zająłbyś się dalej pracą. Dzięki temu znacznie zwiększysz swoją produktywność.

Co warto robić podczas MPP (Mała Przerwa Pomodoro)? Oto kilka pomysłów

  1. wypij szklankę wody
  2. zaparz herbatę lub kawę
  3. zjedz owoc, warzywo
  4. zaczerpnij świeżego powietrza (otworzyć okno, wyjść na dwór)
  5. wyślij bliskiej osobie miłego smsa
  6. złóż życzenia na facebooku osobie, która obchodzi dzisiaj urodziny
  7. porozmawiaj chwilę z kolegą / koleżanką z pracy (który/-a w tym samym czasie zakończył(a) swoje Pomodoro : – )
  8. zrób sobie masaż dłoni, szyi
  9. wykonaj jedno z polecanych ćwiczeń (workawesome.com/office-life/office-desk-exercises/)
  10.  zadbaj o higienę (umyj zęby, nasmaruj się kremem, skorzystaj z WC)
  11.  zamów posiłek na DPP (Duża Przerwa Pomodoro)

Oczywiście 5 minut jest umownym czasem. Jeśli w kolejce do czajnika była kolejka i potrzebujesz jeszcze 1-2 minut, by zrobić swoją kawę / herbatę, nie musisz rzucać się z powrotem do biurka z komputerem, bo słyszysz alarm. Jednak jeśli to tylko możliwe, trzymaj się dyscypliny czasowej i tych 5 minut.

6. Zrób 30 minutową przerwę po 4 Pomodoro z rzędu

Po wykonaniu czterech Pomodoro pod rząd zrób sobie 30-minutową przerwę regeneracyjną. Również jest ona obowiązkowa : – ) Nastaw alarm na 30 minut i …

Co warto robić podczas DPP (Duża Przerwa Pomodoro)? Oto kilka pomysłów

  1. przygotuj i zjedz posiłek lub zjedz zamówiony wcześniej lunch
  2. poczytaj książkę dla przyjemności
  3. porozmawiaj ze znajomymi z pracy, którzy też robią sobie przerwę
  4. sprawdź co ciekawego udostępnili Twoi znajomi na fejsie
  5. poczytaj kilka postów na blogach, które śledzisz
  6. wyjść na zewnętrz, zrób sobie spacer

 

Ważne zasady w Technice Pomodoro

  1. Pomodoro jest niepodzielne – Gdy już zaczniesz nad czymś pracować, działaj tak długo, aż usłyszysz alarm (wyjątek – punkt 4).
  2. Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 7 Pomodoro – podziel je na mniejsze części.
  3. Jeżeli zadanie zajmie Ci mniej niż jedno Pomodoro – dorzuć do niego kolejne krótkie zadanie tak, żeby wypełnić całe Pomodoro
  4. Jeżeli skończysz zadanie zanim upłynie całe Pomodoro (np. zostanie Ci 7 minut) – nie szukaj zadania na siłę, tylko zrób od razu 5-minutową przerwę, a potem zabierz się za kolejne zadanie od nowego Pomodoro**.

** – to moja zasada, która różni się od oryginalnych zaleceń Francesco Cirillo.

Kiedy nie należy korzystać z Techniki Pomodoro?

a) podczas czasu wolnego – kiedy nie jest ważny efekt tylko przyjemność płynąca z wykonywania czegoś, co lubisz
b) podczas dojazdów, spotkań

 

Więcej na temat techniki Pomodoro przeczytasz na stronie PomodoroTechnique.com   

 

Oczywiście Technika Pomodoro nie jest dla każdego. Zanim jednak stwierdzisz, mi to nie pasuje – przetestuj ją jednego dnia. Nic to nie kosztuje, a będzie ciekawym urozmaiceniem w stosunku do zwykłego dnia pracy. Jest jednocześnie spora szansa, że zobaczysz duży wzrost energii i produktywności i zostaniesz stałym Pomodorzystą, tak jak ja. Spróbowałem, polubiłem, korzystam. Pisząc ten wpis wykorzystałem 4 Pomodoro. W związku z tym zaraz zrobię zasłużoną 30-minutową przerwę : – )

Przydatne struktury w przemówieniach

business man and his corporate empire

Architekci i mówcy mają ze sobą coś wspólnego – projektują i budują w oparciu o struktury. Dzięki nim nie muszą za każdym razem tworzyć projektu od zera – wykorzystują gotowe elementy, które mają zastosowanie w wielu kontekstach. W dzisiejszym wpisie zaprezentuję popularne i praktyczne struktury przemówień, które z pewnością Ci się przydadzą.

W poprzednim wpisie wspominałem o tym, że po wyłonieniu tematu wystąpienia, należy wybrać najważniejsze zagadnienia. Dobrym pomysłem jest zdecydowanie się na te watki, które będą najbardziej interesujące dla naszych słuchaczy. Czasami jednak ciężko jest nam ocenić, co najbardziej przypadnie do gustu publiczności. Wtedy z pomocą przychodzą nam inne dobre sposoby organizacji wypowiedzi, czyli struktury.

Do najpopularniejszych z nich należą*:

* – struktury zaczerpnięte z książki George’a Vardamana Making successful presentations 

1. Struktura kluczowych elementów

Tę strukturę stosujemy, gdy zależy nam na logicznym przekazie. Wyróżniamy od 2 do 4 głównych myśli lub wątków, które poruszymy w swoim przemówieniu.

Przykłady:

a) w prezentacji o przywództwie możemy wyróżnić następujące kluczowe elementy:
1. Czym jest przywództwo?
2. Przywództwo sytuacyjne

b) w przemówieniu o rodzajach prowadzonych szkoleń
1. Szkolenia dla organizacji pozarządowych
2. Szkolenia dla firm
3. Szkolenia otwarte

c) w wystąpieniu o wyjeździe autostopowym
1. Dlaczego warto jeździć autostopem?
2. Co wziąć ze sobą na wyjazd?
3. Jak najłatwiej złapać stopa?
4. Na jakich trasach najłatwiej o podwózkę?

 

2. Struktura czasu

Korzystając z tej struktury porządkujemy informacje chronologiczne. Najczęściej pokazujemy, jak było kiedyś, jak jest obecnie, jak prawdopodobnie będzie w  przyszłości.

Przykłady:

a) przemówienie o trendach w windykacji
1. Jak dawniej prowadzono windykacje?
2. Jak obecnie ściąga się wierzytelności?
3. Jak w przyszłości będzie można odbierać należności?

b) wystąpienie na temat metod antykoncepcji
1. Jak zapobiegano ciążom w starożytności?
2. Jak unikano poczęcia dziecka w średniowieczu?
3. Jak przeciwdziałano zapłodnieniu w czasach nowożytnych?

c) prezentacja o rewolucjach technologicznych
1. Rewolucja neolityczna (rolna) – starożytność
2. Rewolucja przemysłowa – przełom XVIII-go i XIX-go wieku
3. Rewolucja informacyjna – XX wiek

 

3. Struktura miejsca

W tej strukturze korzystamy z kryterium geograficznego. Możemy powiedzieć, jak dany problem rozwiązuje się w różnych krajach, województwach czy miastach.

Przykłady:

a) przemówienie o rozwoju kariery
1. Jak awansują ludzie w Japonii?
2. Jak rozwija się kariera ludzi w Stanach Zjednoczonych?
3. Jaki model awansów obowiązuje w Polsce?

b) wystąpienie na temat kawy
1. Uprawa kawy w Etiopii
2. Kawa brazylijska
3. Kawa produkowana w Wietnamie

c) prezentacja o piłce nożnej
1. Czym charakteryzuje się liga angielska?
2. Co wyróżnia ligę hiszpańską?
3. Co jest typowego dla polskiej ekstraklasy?

 

 

4. Struktura PAR: Problem Analiza Rozwiązanie

Ta struktura sprawdza się szczególnie dobrze, gdy prezentujesz informacje nowe dla odbiorców. Najpierw zdefiniuj problem, potem przeanalizuj go (wskaż co jest jego powodem), a na koniec wskaż jego rozwiązanie.

Przykłady:

a) przemówienie o bezrobociu w Polsce
1.  Skąd bierze się bezrobocie?
2. Jakie są rodzaje bezrobocia i bezrobotnych?
3. Jak można zmniejszyć bezrobocie?

b) wystąpienie na temat redukcji kosztów w firmie
1. Dlaczego potrzebujemy zredukować koszty?
2. Na co wydajemy najwięcej pieniędzy?
3. Co pozwoli nam oszczędzić dużą część kapitału?

c) prezentacja o badaniu opinii publicznej przy pomocy sondaży
1. Dlaczego sondaże nie są do końca skuteczne?
2. Jakie rodzaje sondażów najczęściej są stosowane?
3. Jak mona skuteczniej badać opinię publiczną?

 

5. Struktura ODK: Opinia Dowód Konkluzja

Jeśli chcesz przekonać słuchaczy do swojego sposobu myślenia i zwiększyć moc perswazyjną swojej wypowiedzi , skorzystaj ze struktury ODK. Najpierw wygłoś swój subiektywny sąd, następnie zaprezentuj dowody na poparcie swojej tezy (w postaci badań naukowych, danych statystycznych itp.). Na koniec dokonaj konkluzji – odpowiedz na pytania: Co z tego wynika? Jaki jest następny krok?

Przykłady:

a) przemówienie o uzależnieniach
1. Nałóg to wybór, a nie zrządzenie sytuacji – OPINIA
2. Badania amerykańskiego psychologa, dra Carla Harta – DOWÓD
3. Aby ograniczyć problem uzależnień, trzeba znaleźć interesujące zajęcia ludziom z marginesu społecznego – KONKLUZJA

b) wystąpienie na temat samokontroli
1. Mamy ograniczony zasób samokontroli każdego dnia – OPINIA
2. Badania z marchewkami, ciastkami i łamigłówką  – DOWÓD
3. Lepiej jest unikać wystawiania się na pokusę niż aktywnie ją odpierać – KONKLUZJA

c) prezentacja o rozwoju twórczego myślenia
1. Kreatywności można się nauczyć – OPINIA
2. Wyniki działanie programu Odyssey of the Mind – DOWÓD
3. Jeśli chcesz rozwinąć swoją kreatywność, skorzystaj z treningu twórczości – KONKLUZJA

 

6. Struktura „przez znane do nieznanego”

Ta struktura pozwala na łagodzenie negatywnych emocji publiczności. Jeśli tłumaczysz słuchaczom nowe dla nich zjawisko, najpierw zbuduj analogię – porównaj je do czegoś znanego, pokaż cechy wspólne, a dopiero potem wskaż różnice. Dzięki temu audytorium lepiej zrozumie to, co chcesz im przekazać, a nowe rozwiązanie nie będzie tak straszne.

Przykłady:

a) przemówienie o szybkim czytaniu
1. Różnice w jeździe samochodem z dużą i małą prędkością
2. Różnice pomiędzy szybkim i wolnym czytaniem
3. Dlaczego warto szybko czytać?

b) wystąpienie na temat Techniki Pomodoro
1. Biegi długodystansowe i sprinty
2. Praca non-stop i z przerwami
3. Jakie korzyści można osiągnąć stosując Technikę Pomodoro?

c) prezentacja o marketingu społecznym
1. Jak zawieramy przyjaźnie i znajomości?
2. Jak zazwyczaj prowadzimy działania marketingowe?
3. Jak działa marketing społeczny?

 

7. Struktura „przez wspólne do różnic”

Dzięki tej strukturze możesz najpierw zbudować porozumienie z publicznością, pokazać wspólny grunt, a następnie przejść do kwestii, w której masz inne zdanie niż słuchacze. Zademonstrowanie na początku wspólnych doświadczeń lub wartości pozwala złagodzić opór publiczności.

Przykłady:

a) przemówienie o eutanazji
1. Wszyscy ludzie zasługują na godne życie
2. Wszyscy ludzie zasługują na godną śmierć
3. Dlaczego w niektórych przypadkach warto zakończyć życie wcześniej?

b) wystąpienie na temat potrzeby restrukturyzacji firmy
1. Jakie wartości wyznajemy w firmie?
2. Co musimy zrobić, aby nasza firma przetrwała?
3. Czego firma oczekuje od Was (pracowników)?

c) prezentacja o paraliżu decyzyjnym
1. Co dobrego jest w możliwości wyboru?
2. Jakie są niekorzystne efekty wybierania z wielu opcji?
3. Jak możemy ułatwić sobie życie podczas wyborów?

 

8. Struktura „od przekonania do działania”

Gdy przemawiasz do audytorium, które jest już przekonane do pewnej idei, ale czeka z podjęciem konkretnych działań – warto skorzystać z właśnie tej struktury. Przypomnij dlaczego dana idea jest słuszna i wskaż najbliższe działanie, które należy wykonać.

Przykłady:

a) przemówienie o kształtowaniu nawyków
1. Dlaczego nawyki są tak ważne w naszym życiu?
2. Jak najlepiej jest kształtować nawyki?
3. Co możesz zrobić już dziś, by rozwinąć wartościowy nawyk?

b) wystąpienie na temat biegania
1. Jakie korzyści daje bieganie?
2. Przykładowy plan treningowy
3. Czego potrzebujesz, by już jutro zacząć biegać?

c) prezentacja o Klubach Toastmasters
1. Co daje udział w Klubach Toastmasters?
2. Inspirujące historie ludzi  z Toastmasters i ich sukcesów
3. W jaki sposób Ty zaangażujesz się do rozwijania swojego Klubu?

Jest wiele możliwych sposób organizacji swojej wypowiedzi. To, na jaki się zdecydujesz powinno zależeć przede wszystkim od Twojego celu przemówienia oraz grupy docelowej. Eksperymentuj z różnymi strukturami i przekonaj się, w jakiej sytuacji która z nich będzie najbardziej pomocna.