Miesięczne archiwum: Czerwiec 2014

Prowadzenie rozmowy opiniującej

Businessman Discussing With Colleague In Meeting At Office

Dzisiaj pokażę Ci, jak powinna wyglądać rozmowa opiniująca od początku do końca. Poznasz gotową strukturę, którą będziesz mógł wykorzystywać, a także przeczytasz konkretne przykłady z życia wzięte. Wpis ten jest dokończeniem tematu rozpoczętego tutaj.

Zanim jednak przejdziemy do struktury rozmowy, przypomnę Ci dwie ważne zasady, które powinieneś przestrzegać.

I. Ważne zasady

1. Zadbaj o odosobnione miejsce, w którym będzie można swobodnie rozmawiać

W przypadku udzielania informacji zwrotnej, choćby częściowo negatywnej, bardzo ważne jest znalezienie miejsca, w którym spokojnie będzie można porozmawiać. Bez zagrożenia, że ktoś będzie przechodzić obok czy podsłucha fragment rozmowy. Z tego też powodu kawiarnia czy firmowy bufet nie będzie najlepszym miejscem. Warto zarezerwować salę na spotkanie z pracownikiem, oczywiście jeśli planujemy dłuższą rozmowę ( co najmniej 5 minutową).

2. Zaaranżuj odpowiednio krzesła

Badania psychologiczne z proksemiki (nauki, zajmującej się badaniem wzajemnego wpływu relacji przestrzennych między osobami oraz między osobami a otoczeniem materialnym, na relacje psychologiczne i sposób komunikacji) dowiodły, że sposób ustawienia krzeseł ma istotny wpływ na przebieg rozmowy.

Jeśli krzesła ustawione są w jednej linii, a osoby siedzą dokładnie naprzeciwko siebie – rozmówcy dużo częściej nie zgadzali się ze sobą, dążyli do konfrontacji (pokazania, że mają rację, a druga strona się myli).

 układ stołów 1

W przypadku ustawienia krzeseł obok siebie, tak że jedna ze stron siedziała przy jednym rogu stołu, a druga pod kątem 90 stopni, przy drugiej stronie rogu stołu (albo obie siedziały po tej samej stronie stołu), rozmówcy zgadzali się ze sobą dużo chętniej. Częściej wykazywali postawę kooperacyjną, dążyli do wspólnego celu.

 układ stołów 2układ stołów 3

 

Jeśli krzesła były ustawione po przekątnej stołu, rozmówcy siedzieli na ukos od siebie, wykazywali mniejsze zainteresowanie rozmową. Zachowywali się obojętnie, nie zależało im ani na osobistym zwycięstwie (konfrontacja) ani na wspólnej wygranej (kooperacja).

układ stołów 4

Mając te odkrycia na uwadze, udzielając negatywnego feedbacku należy tak zaaranżować krzesła, by siedzieć po tej samej stronie stołu lub przy rogu – zamiast naprzeciwko siebie. Należy też unikać wszelkich fizycznych barier pomiędzy rozmówcami, jak stół czy blat biurka.

II. Struktura pełnej rozmowy opiniującej

Z jakich elementów powinna składać się pełna rozmowa opiniująca?

1.  Jednozdaniowe wprowadzenie
2.  Pozytyw
3.  Zachowanie wymagające poprawy
4.  Wysłuchanie drugiej strony
5. Wspólne stworzenie planu poprawy
*6.  Najbardziej podoba mi się
7. Podsumowanie

* – ten element jest opcjonalny, nie musi się pojawić

1. Jednozdaniowe wprowadzenie

Warto od razu przejść do rzeczy już w pierwszym wypowiadanym zdaniu. Należy jednak dobrać neutralne sformułowanie:

  • Chciałbym porozmawiać z Tobą o Twoim raporcie
  • a nie chciałbym porozmawiać z Tobą o błędach w Twoim raporcie
  • Chciałbym porozmawiać z Tobą o punktualnym przychodzeniu do pracy
  • a nie chciałbym porozmawiać z Tobą o Twoich spóźnieniach
  • Chciałbym porozmawiać z Tobą o przestrzeganiu procedur firmowych
  • a nie chciałbym porozmawiać z Tobą o tym, że nie przestrzegasz procedur firmowych

Dla dobrego klimatu rozmowy, bardzo ważne jest, by użyć neutralnego sformułowania, które już na wstępie nie wywoła oporu.

 

2. Pozytyw

Łatwiej jest przełknąć gorzką pigułkę, jeśli jest otoczona słodką osłonką.
Łatwiej jest przyjąć krytykę, gdy najpierw usłyszymy coś dobrego o swojej pracy. Dlaczego? Bo wtedy pracownik widzi, że jego szef nie ocenia krytycznie WSZYSTKIEGO, co robi, ale że ma zastrzeżenia do pojedynczych elementów. Dlatego zanim przejdziesz do wyliczania błędów szczerze pochwal osobę z Twojego zespołu. Możesz powiedzieć np.:

  • Cieszę się, że tak szybko wykonałeś to zadanie.
  • Imponuje mi tempo Twojej pracy.
  • Podziwiam to, jak starannie podchodzisz do wykonywania zadań.
  • Dziękuję Ci, że zawsze punktualnie przychodzisz na spotkania.
  • Cieszę się, że mam Cię w swoim zespole. Masz dużo wartościowych pomysłów.
  • Dostarczasz naszemu zespołowi dużo pozytywnych emocji. Dziękuję Ci za to.
  • Cieszę się, że pomagasz nowym pracownikom w naszej firmie.

 

3. Zachowanie wymagające poprawy

Oprócz tego, że nazwiesz zachowanie, które powinno ulec zmianie, powiedz:
(1) o tym jakie konsekwencje wywołuje i
(2) wskaż w jaki sposób ma się zmienić.

Jeśli problemem jest to, że pracownik się spóźnia, możesz powiedzieć:

Dla pracy naszego zespołu bardzo ważna jest punktualność. Kiedy musimy czekać z rozpoczęciem spotkania 15 minut, zanim wszyscy się zbiorą, energia zespołu momentalnie się obniża. Zamiast załatwić wszystko w 45 minut, ciągniemy spotkanie przez dwie godziny i wiele z tego nie wynika. Bardzo mi zależy, żebyś był co najmniej 5 minut przed ustalonym czasem. W ten sposób dasz dobry przykład pozostałym osobom z zespołu. Mogę na Ciebie liczyć?

 

4. Wysłuchanie drugiej strony

Gdy omówisz już wszystkie zachowania zapytaj:

  • Co Ty o tym sądzisz?
  • Jaka jest Twoja wersja tej sytuacji?
  • Z którymi elementami mojej oceny się zgadzasz? A przy których masz inne zadanie?
  • Czy jest coś, o czym powinienem wiedzieć?
  • Co w Twojej ocenie, było przyczyną tej sytuacji?

Daj się wygadać drugiej stronie. Udzielanie feedbacku nie powinno być monologiem, ale rozmową. Nieraz może się okazać, że po wysłuchaniu osoby z zespołu, dojdziesz do wniosku, że to Ty byłeś w błędzie, bo nie wiedziałeś o wszystkim. Przeproś wtedy i podziękuj za szczerość. Taka reakcja pozwoli Ci zdobyć szacunek pracownika i zachęci go do otwartości w przyszłości.

 

5. Wspólne stworzenie planu poprawy

Zaangażuj swojego pracownika do aktywnego wymyślania, co należy zrobić w przyszłości, aby niekorzystna sytuacja nie miała więcej miejsca.

Zbierz pomysły, zadając pytania:

  • Jak myślisz, co powinniśmy z tym zrobić?
  • Co możemy zrobić, żeby w przyszłości  taka sytuacja się nie powtórzyła?
  • Gdybyś był na moim miejscu, to jakiej rady udzieliłbyś sobie?

Gdy już usłyszysz sensowne odpowiedzi:

Stwórz plan działania

  • Ok. Zależałoby mi, żebyśmy w przyszłości robili X.
    Czy mogę na Ciebie liczyć, że będziesz tak postępować?
  • Wspólnie ustaliliśmy, że najlepiej będzie, jeśli będziesz robić Y.
    Czy potrzebujesz w tym jakiegoś wsparcia? Czy coś jeszcze chciałbyś wyjaśnić?

 

 

* 6. Najbardziej podoba mi się

Jeśli widzisz, że rozmowa układa się dobrze, pracownik ze spokojem przyjmuje feedback, możesz pominąć ten punkt i przejść od razu do podsumowania. Jeśli jednak widzisz, że osoba z Twojego zespołu jest przytłoczona ilością negatywnej informacji zwrotnej, aby podnieść ją na duchu i zmotywować do dokonania zmiany, możesz powiedzieć:

Najbardziej podoba mi się…
  • … że nigdy się nie zrażasz, nawet jak coś Ci nie wyjdzie.
  • … że zawsze chętnie słuchasz bardziej doświadczonych kolegów.
  • … że zawsze dotrzymujesz ustalonych terminów.
  • … że można na Ciebie liczyć w trudnych sytuacjach, pod presją czasu.
  • … że myślisz o całym zespole, a nie tylko o swoich interesach.
  • … że potrafisz docenić pracę innych osób w zespole.

 

7. Podsumowanie

Jeśli chcesz udzielić szybkiej informacji zwrotnej, nie potrzebujesz żadnego podsumowania. Jeśli jednak Wasza rozmowa trwała 5, 10 albo 15 minut, warto przypomnieć najważniejsze wątki, tak by nie umknęły one pracownikowi wśród dygresji i dyskusji. W podsumowaniu wykorzystujemy jeszcze raz elementy pełnej rozmowy opiniującej.

Przykład

1. Jednozdaniowe wprowadzenie

Dzięki Piotr za rozmowę o Twojej prezentacji w PowerPoint.

2. Pozytyw

Bardzo podobała mi się grafika prezentacji, którą stworzyłeś.

3. Zachowanie wymagające poprawy

Dobrze by było, gdybyś  (1) bardziej ujednolicił czcionki,  (2) wyeliminował żargon
i  (3) dodał dwa przykłady do każdego punktu.

4. Wspólne stworzenie planu poprawy

Zgodnie z ustaleniami, stwórz proszę nową wersję prezentacji do 20 czerwca.

5. Najbardziej podoba mi się

Twoje pomysły są naprawdę bardzo innowacyjne, dlatego jestem pewny,
że sobie świetnie poradzisz.

 

Celem udzielenia informacji zwrotnej jest skuteczna zmiana zachowania. Możemy to osiągnąć, tylko jeśli odpowiednio przygotujemy się do rozmowy, zarówno pod kątem psychologicznym (jak to powiedzieć, żeby pracownik nie poczuł się za bardzo dotknięty?) oraz merytorycznym (zebrać konkretne zachowania, do których zamierzamy się odnieść). Jeśli zastosujesz informacje z tego i poprzedniego wpisu, znacznie zwiększysz szansę na to, że pracownik weźmie sobie Twoje słowa do serca i faktycznie się zmieni.

Prawo Parkinsona – Siła kompresji

Prawo Parkinsona

Wyobraź sobie wysoki stos 100 złotowych banknotów, leżących jeden na drugim, w postaci półmetrowej wieży. Pomiędzy banknotami znajduje się sporo wolnych przestrzeni. Nie widać ich na pierwszy rzut oka. Jeśli jednak podejdziesz do stosu i obiema rękami wciśniesz go do stołu, zmniejszy on swoją objętość dwu- lub trzykrotnie. Żaden z banknotów przez to nie zniknie ani nie straci na wartości. Usuniesz tylko powietrze, które nie jest tam do niczego potrzebne.

 

Tak właśnie powinniśmy działać. Eliminować to, co zbędne.

Prawo Parkinsona mówi, że:

praca rozciąga się do maksymalnego czasu,
który na nią przeznaczymy

Jeśli zaplanujesz, że będziesz tworzyć nową prezentację przez 2 godziny, tyle Ci to zajmie. Jeśli jednak przeznaczyłbyś na to zadanie tylko 50 minut, bardzo możliwe że ten czas w zupełności Ci wystarczy. Jak to możliwe?

Im dłuższe zadanie wykonujemy, tym większa szansa, że oprócz właściwych działań, będziemy też się zajmować rzeczami niezwiązanymi z tym, co mieliśmy do zrobienia.

Najczęstsze zagrożenia związane z przeszacowanym czasem zadania to:

1. Rozpoczęcie wykonywania właściwego działania z opóźnieniem

Mam przecież dwie godziny na zrobienie tej prezentacji. To sporo czasu. Na pewno zdążę. Zanim zacznę ją robić …

  • … sprawdzę szybko skrzynkę pocztową i odpiszę na jednego maila
  • … wejdę tylko na moment na facebooka, żeby zobaczyć czy ktoś coś do mnie napisał
  • … zrobię krótką przerwę na papierosa
  • … wykonam tylko jeden telefon

Sam z pewnością możesz znaleźć wiele sposobów na dokończenie tego zdania. Zamiast skoncentrować się na stworzeniu prezentacji, bierzemy się za inne zadania. Przez to czas robienia prezentacji niepotrzebnie się wydłuża.

2. Przerywanie pracy krótkimi zadaniami

Jeśli przeznaczysz na zadanie więcej czasu, niż faktycznie potrzeba, nie będziesz czuć oporu, by w trakcie pracy nad nim:

  • odebrać telefon
  • zrobić sobie przerwę na kawę
  • zajrzeć do kalendarza i sprawdzić, co jeszcze masz do zrobienia dzisiaj (w tym tygodniu)
  • zapisać pomysłu, który przyszedł Ci do głowy
  • wysłać do kogoś smsa

To zagrożenie podobne jest do pierwszego. Różni się tylko momentem rozproszenia.

3. Nadmierna dbałość o detale (perfekcjonizm)

Gdy jesteś już bliski stworzenia ostatecznej wersji prezentacji, ale wykorzystałeś do tej pory dopiero 90 z zaplanowanych 120 minut, bardzo łatwo ulegniesz pokusie perfekcjonizmu:

A może to zdjęcie przesunąć bardziej na prawo? Może zwiększyć trochę tę czcionkę? Może rozbić ten slajd na dwa mniejsze? Albo zastosować inny wykres?

W nielicznych sytuacjach dokonanie jednej z powyższych poprawek może mieć znaczenie. Najczęściej jednak będzie trwonieniem czasu.

Zamiast być perfekcjonistą, zostań Parecistą.

Koncentruj się na tym, co najważniejsze, a potem przechodź do kolejnego priorytetowego zadania, które da Ci 80% efektu. Więcej o zasadzie Pareto, możesz przeczytać tutaj.

Rozważmy teraz inny scenariusz. Jest godzina 11:10. Obiecałeś, że ważny Klient NA PEWNO dostanie prezentacje najpóźniej do 12:00. Masz więc maksymalnie 50 minut na  jej stworzenie. Jak się teraz będziesz zachowywać?

Będziesz odwlekać rozpoczęcie prac nad prezentacją?
Jeśli ktoś do Ciebie zadzwoni, bez zastanowienia odbierzesz?
Pochylisz się nad każdym detalem, żeby go dopieścić?

NIE! Prawdopodobnie zachowasz się dokładnie odwrotnie:

1) weźmiesz się do roboty od razu, bez chwili zastanowienia
2) będziesz ignorować wszelkie rozpraszacze
3) skoncentrujesz się wyłącznie na najważniejszych elementach, tym co musi być zrobione

I sam się zaskoczysz, że byłeś w stanie wykonać zadanie na podobnym poziomie jakości w 2-3 razy krótszym czasie!

Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał Prawa Parkinsona, zastosuj następujący przepis.

1) oszacuj czas potrzebny do wykonania zadania

Napisz, ile minut powinno Ci zająć ukończenie zadania. Odwołaj się przy tym do wcześniejszych doświadczeń albo rozbij to zadanie na kilka mniejszych czynności i oszacuj, ile zajmie każda z nich.

2) zmniejsz szacowany czas o 10-20%

Jeśli szacowałeś, że zadanie zajmie Ci 120 minut, podejmij wyzwanie, by wykonać je w 100 minut. Generalna zasada mówi, że największy postęp dokonujemy przy nowym dla nas typie zadania. Różnica pomiędzy pierwszym a drugim razem będzie większa niż pomiędzy ósmym i dziewiątym. Dlatego na początku zmniejszaj czas wykonania zadania o więcej (bliżej 20%), a przy kolejnych podejściach o mniej (bliżej 10%).

3) włącz stoper i skoncentruj się w 100% na wykonaniu zadania

Wycisz telefon, zamknij przeglądarkę internetową (lub wszystkie niepotrzebne karty), włącz stoper i rozpocznij wyścig z czasem. Walcz o każdą minutę. Uzyskaj rekordowy wynik, swoją życiówkę w tym rodzaju zadania.

4) gdy skończysz, sprawdź ile Ci zajęło wykonanie zadania

Porównaj wartość szacowaną z tą, którą uzyskałeś. Przeszacowałeś czas wykonania zadania? Jeśli tak, to o ile minut? A może zadanie okazało się trudniejsze niż podejrzewałeś i mimo pełnej koncentracji i tak zajęło Ci więcej czasu? Takie sytuacje też będą miały miejsce.

5) następnym razem, gdy będziesz je wykonywać, przeznacz na nie kolejne 10-20% czasu mniej

Odejmij te 10-20% nie od czasu poprzedniego szacowania, ale od tego, ile minut faktycznie wykonywałeś zadanie.

6) zmniejszaj czas do momentu, aż nie będziesz w stanie utrzymać satysfakcjonującego poziomu wykonania zadania

Za każdym razem staraj się wykonać zadanie szybciej niż ostatnio. Powinno Ci się to udać z dwóch powodów. Po pierwsze: masz większe doświadczenie. Często wcześniej stworzyłeś już coś, na czym teraz możesz bazować – teksty, schematy graficzne itp. Po drugie, możliwe że dalej czas jest przeszacowany i można poprzez kompresję, wypuścić trochę powietrza.

Prędzej czy później dojdziesz do momentu, w którym nie będzie się dało wykonać zadania w krótszym czasie, na poziomie który będzie Cię satysfakcjonował. Wtedy przyjmij, że to jest czas, którego od tej pory się będziesz trzymać przy planowaniu tego rodzaju zadania.

Co ciekawe prawo Parkinsona działa nie tylko w przypadku zarządzania czasem. W świecie finansów wyraźnie widać, że

wydatki powiększają się do poziomu zarobków.

Jeśli ludzie zarabiają 1 500 zł, będą wydawać 1500 zł. Jeśli jednak te same osoby zaczną zarabiać 4 000 zł ich wydatki błyskawicznie dostosują się do nowego poziomu zarobków i będą oscylować w granicach 4 000 zł. Wraz z wyższą pensją, ludzie chcą podwyższyć swój standard życia i przez to wydają więcej pieniędzy.

Jak temu przeciwdziałać? Bardzo prosto.

Ustaw stałe polecenie przelewu w dniu otrzymania wypłaty (albo dzień po). Przelewaj część swojej pensji (10-25%), którą chcesz oszczędzać, na konto oszczędnościowe, na którym będziesz mieć utrudniony dostęp do środków (brak karty, przy wybraniu pieniędzy płaci się prowizje). W ciągu 2-3 miesięcy Twoje wydatki zrozumieją, że nie zarabiasz 4 000 zł (tyle, ile wpływa na konto), a 3 000 zł (tyle ile zostaje na koncie). I dostosują się do tej niższej wartości.

Prawo Parkinsona działa również na talerzu. Najczęściej zjesz tyle, ile nałożysz na swój talerz. Twój umysł dąży do zjedzenia całej porcji. Czy jest ona trochę większa czy mniejsza, nie ma to dla niego większego znaczenia. Ważne, żeby wszystko zniknęło z talerza / opakowania. W końcu marnowanie jedzenia to grzech!

Mając świadomość tego procesu, wyłania się bardzo proste rozwiązanie, o którym już nieraz na blogu pisałem. Używaj mniejszych talerzy. Od kiedy do śniadania biorę mniejszy talerz, zamiast zjadać trzy kromki chleba, konsumuję dwie. Mimo tego nie czuję się bardziej głodny. Okazało się, że dwie kromki mi w zupełności wystarczają. Stosując tę i kilka innych prostych sztuczek z miesiąca na miesiąc chudnę. W ciągu 4 miesięcy udało mi się zrzucić 4 kg bez zmieniania diety czy wyrzeczeń. I choć jest to tylko 1 kg miesięcznie, jestem przekonany, że uzyskany efekt będzie znacznie trwalszy niż przy typowych programach odchudzających.

Skoro już wiesz, jak działa Prawo Parkinsona – wykorzystuj je w praktyce. Wykonując zadania po raz kolejny, daj sobie na ich ukończenie coraz mniej czasu, aż dojdziesz do momentu, kiedy krócej się nie da lub nie warto. Ustaw stałe zlecenie przelewu w dniu wypłaty, jedz na mniejszych talerzach. Jeśli chwilę pomóżdżysz, z pewnością znajdziesz więcej sytuacji, w których warto wykorzystać Prawo Parkinsona.

Jak zaprezentować siebie i swój biznes w 60 sekund?

evelator pitch

Wyobraź sobie następującą sytuację: Wchodzisz do windy wysokiego wieżowca. Dostrzegasz  w niej bardzo wpływowego człowieka. Jeśli uda Ci się nawiązać z nim kontakt i zainteresować go swoim biznesem, masz szansę na największe w Twoim życiu zlecenie. Jesteście na parterze, a wpływowa persona nacisnęła przycisk z numerem 10. Masz 10 pięter, czyli ok. 60 sekund, by wykorzystać życiową szansę, która może już nigdy się nie powtórzyć. Wiedziałbyś, co powiedzieć?

Większość z nas na to pytanie odpowiedziałaby: Nie.

Bez problemu możemy godzinami opowiadać o naszym biznesie lub firmie, w której pracujemy. Ale żeby zmieścić się w jednej minucie? I nie tylko wytłumaczyć, czym się zajmujemy, lecz także zainteresować wpływowego człowieka do tego stopnia, by chciał się z nami umówić na dłuższe spotkanie? Wydaje się, że tylko Tom Cruise podołałby takiemu wyzwaniu.

Powiedzmy sobie otwarcie: Szansa na to, że to właśnie w windzie spotkasz człowieka, który może przenieść Twój biznes lata świetle do przodu jest niewielka. Jednak umiejętność interesującego przedstawienia siebie i swojej firmy w 60 sekund jest niezwykle cenna. Pomoże Ci na spotkaniach networkingowych, szkoleniach i w wielu innych sytuacjach, w których nawet nie planowałeś nawiązywać kontaktów biznesowych. Pozwoli Ci pozyskać Klientów czy wartościowych Partnerów, bez wydawania pieniędzy na reklamę, marketing i inne często nieskuteczne działania. Umożliwi Ci zdobycie zleceń w sytuacjach, w których Twoja konkurencja jest bezradna.

Jak więc to zrobić? Poniżej przedstawiam praktyczne wskazówki.

 I. Jak stworzyć jednominutowe wystąpienie autoprezentacyjne?

1. Bądź świadomy swojego celu

Nie łudź się, że w ciągu 1 minuty uda Ci się sprzedać produkt lub usługę. Ogólnym celem powinno być zainteresowanie ludzi naszą ofertą, tak aby chcieli się z nami umówić na dłuższe spotkanie. Jeśli jest to możliwe, zaproś ludzi nie tyle na rozmowę, co na demonstrację Twojego produktu. Jeśli prowadzisz restaurację – zaproś ludzi na darmową degustację. Jeśli sprzedajesz kursy internetowe – weź na spotkanie komputer i pozwól rozmówcy zobaczyć, jak Twój kurs działa. Nic tak nie buduje zaufania i nie zwiększa szansy złożenia zamówienia, jak pokazanie Klientowi, że jesteśmy kompetentni w rozwiązywaniu jego problemów i/lub dostarczaniu mu realnej wartości.

2. Przedstaw siebie jako rozwiązanie problemu

Zastanów się, jaki realny problem mogą mieć słuchacze Twojego wystąpienia. W czym Ty jesteś w stanie im pomóc? Znajdź istniejącą już potrzebę i pokaż, że Ty jesteś w stanie ją zaspokoić.

3. Mów językiem korzyści

Zamiast opisywać siebie, swoją firmę czy oferowane produkty i usługi, mów o korzyściach, które odniosą klienci ze współpracy z Tobą. Warto posługiwać się sformułowaniem Jeśli podejmą Państwo ze mną współpracę … lub Gdy podejmą Państwo ze mną współpracę … W ten sposób skłaniamy odbiorców do wyobrażenia sobie wspólnego działania, co zwiększa moc przekonywania.

4. Wybierz wycinek swojej działalności, o której opowiesz

W ciągu 60 sekund nie sposób jest opowiedzieć o wszystkich oferowanych przez Ciebie usługach i produktach. Zastanów się, które z nich będą najbardziej pomocne dla ludzi, którzy będą Cię słuchali. Wybierz jedną z największym potencjałem i na niej się skoncentruj. Jeśli reakcja słuchaczy będzie entuzjastyczna – zostań przy tym wycinku Twojej działalności. Pozwól ludziom kojarzyć Cię jako:

  • eksperta od wystąpień publicznych
  • prawnika mówiącego ludzkim językiem
  • fachowca od nieruchomości

Jeśli jednak zobaczysz, że Twoim odbiorcom nieszczególnie spodobała się Twoja propozycja lub chciałbyś pokazać, że zajmujesz się też innymi rzeczami – następnym razem wybierz coś innego.

5. Zbuduj wiarygodność

Wszyscy chcemy pracować z profesjonalistami, którzy są dobrzy w tym co robią i z których usług będziemy zadowoleni. Jakimi kryteriami kierujemy się w wyborze kontrahentów? Najczęściej ich doświadczeniem i referencjami (tym, kto ich poleca). Dlatego warto powiedzieć:

  • ile lat pracujemy w tej branży
  • ile godzin danej aktywności mamy na koncie
  • ile projektów zrealizowaliśmy
  • ile osób z nami współpracowało
  • jakie znane firmy (lub osobistości) skorzystały z naszych usług 

Wiele osób w 1-minutowej autoprezentacji popełnia duży błąd, poświęcając większość swojego czasu na budowanie wiarygodności. Najpierw potrzebujesz przekonać rozmówcę, że w ogóle potrzebuje nowy odkurzacz. Jeśli tego nie zrobisz, fakt że jesteś ekspertem od odkurzaczy, masz dostęp do najlepszych modeli w najtańszych cenach nie będzie miał  ŻADNEGO ZNACZENIA.

Swoją wiarygodność można zbudować nawet pojedynczym zdaniem. Jedna z amerykańskich firm ochroniarskich zrobiła to w ten sposób:

Z naszych usług korzystał prezydent Stanów Zjednoczonych 

Po usłyszeniu takiego sformułowania większość osób pomyśli: Skoro ich usługa była dość dobra dla prezydenta, to z pewnością i ja będę z niej zadowolony.

Nie trwoń cennego czasu na długie budowanie wiarygodności. Zrób to krótko i konkretnie, podając imponujące liczby lub znane nazwy.

6. Daj się zapamiętać

Aby to osiągnąć, podsumuj na koniec najważniejsze informacje, przypomnij jak się nazywasz Ty (i Twoja firma). Warto ułożyć krótki slogan, który w rymowany i/lub zabawny sposób mówi o Twojej działalności. Znajdź przynajmniej jedną rzecz, która wyróżni Twoje wystąpienie – może to być użycie rekwizytu, obrazowy gest albo interakcja z publicznością.

II. Struktura przemówienia i przykłady:

Większość ludzi mówi około 100 słów na minutę. Dlatego jeśli masz 60 sekund, aby przedstawić siebie i swój biznes stwórz mowę liczącą nie więcej niż 110 słów.

1. Przywitanie się

Zwróć się bezpośrednio do słuchaczy, pokaż że mówisz do nich i dla nich, a nie wyrzucasz z siebie wyuczone słowa. Możesz użyć jednego z poniższych sformułowań:

  • Witam Państwa bardzo serdecznie.
  • Dzień dobry
  • Witajcie
2. Przedstawienie się

Ludzie lubią wiedzieć z kim mają do czynienia. Dlatego już na początku nadmień: jak się nazywasz, czym się zajmujesz lub jaką firmę reprezentujesz. Możesz powiedzieć:

  • Nazywam się Tomasz Kuczera. Reprezentuję firmę Wesołe Misie.
  • Jan Nowak, firma Europa.
  • Nazywam się Maria Sobczyk, jestem prawnikiem z 20 letnim doświadczeniem.
  • Nazywam się Krzysztof Piech, pomagam ludziom oszczędzać pieniądze.
3. Przykucie uwagi i pokazanie potrzeby

Znajdź sposób, żeby ożywić publiczność i zainteresować ich tym, co masz do powiedzenia. Najprostsze dwa sposoby to:

a) prośba o podniesienie ręki

  • Kto z Państwa chciałby mieć swojego człowieka do zadań specjalnych, który za Was będzie kontaktował się z urzędami i urzędnikami?
  • Kto z Was chciałby zarabiać więcej pieniędzy?
  • Kto z Was pił dzisiaj kawę?
  • Kto z Was ma dzieci?

Pytanie powinno zostać dobrane tak, by jak najwięcej osób weszło w interakcje i podniosło rękę. Warto samemu, podczas zadawania pytania, unieść dłoń – zwiększa to szanse, że inni pójdą w nasze ślady. W ten sposób nie tylko wybijamy publiczność z zadumy, ale widzimy, kto z publiczności może być zainteresowany naszą ofertą.

b) zadanie pytania

  • Jak Państwo uważają, czego współcześnie potrzebują firmy, aby odnieść sukces?
  • Jak Państwo myślą, jakie mogą być konsekwencje ścięcia drzewa?
  • Czy zastanawiali się kiedyś Państwo, co stanie się ze spółką, jeśli jeden ze wspólników umrze?

Pytania wybudzają z letargu. Sprawiają, że uwaga wraca do nas. Angażują intelektualnie słuchaczy. Zapraszają do aktywnego śledzenia występu. Zdecydowanie warto z nich skorzystać, zwłaszcza na początku naszej prezentacji.

4. Powiedzenie, jaki problem rozwiązujemy / zaprezentowanie korzyści

Gdy już złapaliśmy uwagę publiczności, należy nią pokierować w odpowiednie miejsce. Każdego interesują korzyści, które on osobiście może odnieść. Nie tylko jego spółka czy firma, w której pracuje. Ale on, jako konkretny człowiek. Skup się na tym w swoim przekazie. Pokaż, jakie korzyści wniesiesz do życia słuchacza.

  • Kto z Państwa chciałby płacić mniej za energię elektryczną? Pomagamy firmom na duże oszczędności w rachunkach za prąd. Po kontakcie z nami opłaty za prąd zmniejszają się średnio o 20%. Dla jednej z firm, była to oszczędność rzędu 10 tysięcy miesięcznie.
  • Kto z Państwa  chciałby dostać duże pieniądze na rozwój swojego biznesu? A czy wiecie jak pisać wnioski o dotacje unijne? Nasza firma to potrafi. Do tej pory zdobyliśmy dla swoich klientów 3 miliony złotych dofinansowania. Chętnie pomożemy w rozwoju i Twojego biznesu.
5. Zbudowanie wiarygodności

Krótko i konkretnie, pokaż że jesteś doświadczoną osobą, która zna się na tym, co robi i ma wielu klientów.

  • jesteśmy największym w Polsce producentem bram garażowych
  • zajmuje się doradztwem finansowym już 15 lat
  • przeprowadziłem już ponad 1 500 godzin coachingów
  • nasza firma zaprojektowała ponad 100 mieszkań
  • z oferowanych przez nas kursów korzysta już 15 000 użytkowników
6. Zaproszenie do współpracy

Pokaż, że jesteś otwartym człowiekiem, chcesz się spotykać i rozmawiać. Zaproś ludzi do współpracy:

  • Jeśli lubisz nowości i uważasz, że zasługujesz na to, co najlepsze – podejdź do mnie po spotkaniu, chętnie opowiem Ci więcej.
  • Jeśli chcesz zacząć skutecznie oszczędzać i planować swoje finanse, zapraszam Cię do kontaktu.
  • Pierwsze 3 osoby, które podejdą do mnie po spotkaniu, otrzymają bezpłatne konsultacje.
7. Podsumowanie

Bardzo możliwe, że publiczność nie zadała sobie trudu, by się skoncentrować na początku Twojej wypowiedzi i zapamiętać, jak się nazywasz. Jeśli jednak w dalszej części udało Ci się ją zainteresować, chętnie pozna Twoją godność i nazwę Twojej firmy. Dlatego na koniec przypomnij kto właśnie mówił.

  • Andrzej Bernardyn, firma szkoleniowa Zdobywalnia
  • Maria Sobczyk, prawnik z 20 letnim doświadczeniem
  • Paweł Niemiec, ekspert od instalacji elektrycznych

Możesz też posłużyć się rymowanym sloganem, który sprawi, że jeszcze lepiej zapadniesz w pamięć. Mój kolega wymyślił sprytne sformułowanie, w którym pokazuje ludziom czym się zajmuje i przemyca swoje nazwisko:

  • Jeśli chcesz zostać milionerem – inwestuj z Rafałem Ferberem.

 

Dobre 1-minutowe wystąpienie pozwoli Ci zdobyć więcej klientów niż tysiące złotych wydane na reklamę. Jeśli chciałbyś, żebym pomógł Ci w napisaniu tekstu, który będzie świetnie promował Twój biznes – wyślij mail na adres andrzej@zdobywalnia.pl. W ciągu jednego spotkania wypracujemy rozwiązanie, z którego będziesz mógł korzystać bardzo długo.

Jak udzielać negatywnego feedbacku?

two businessman with laptop, office

Menadżerowie potrzebują się mierzyć z wieloma wyzwaniami: sprawiedliwym rozdzieleniem zadań, monitorowaniem postępu prac, raportowaniem do szefa. Żadne z nich, nie jest jednak tak trudne i wymagające jak … udzielanie negatywnego feedbacku. Przekazanie krytycznej informacji zwrotnej swoim pracownikom, w taki sposób, by z niej skorzystali i by ich motywacja do pracy nie spadła, jest prawdziwą sztuką. Dziś przekażę Wam kilka praktycznych wskazówek, jak zmniejszyć opór pracowników przed krytyką.

Jak powiedział Barry Schwartz w rewelacyjnym przemówieniu na TEDzie:

Kluczem do szczęścia są niskie oczekiwania

Nie miej więc złudzeń, że po przeczytaniu tego wpisu będziesz z radością udzielać krytycznej informacji zwrotnej każdej napotkanej osobie. Twoi pracownicy prawdopodobnie nie będą też z wypiekami na twarzy słuchać, co masz negatywnego do powiedzenia na temat ich pracy i prosić o więcej.

Udzielanie negatywnego feedbacku zawsze będzie nieprzyjemne, zarówno dla osoby dającej jak i otrzymującej taką informacje. Jednak dzięki zastosowaniu kilku prostych zaleceń, będziesz w stanie zminimalizować opór, który na pewno się pojawi.

Od tego, jak to zrobisz, zależy czy będzie on mały i nieistotny czy też całkiem zablokuje możliwość porozumienia. Pamiętaj, że jedynym celem negatywnego feedbacku powinna być:

skuteczna zmiana zachowania

 

Aby to osiągnąć, potrzebujemy:

I. Przestrzegać zasad związanych z feedbackiem

II. Posługiwać się ostrożnym, wyważonym językiem

III. Umiejętnie radzić sobie z reakcjami obronnymi

IV. Użyć odpowiedniej struktury wypowiedzi

 

 

I. Zasady udzielania feedbacku

1. Mów o faktach, unikaj interpretacji czy opinii

2. Oceniaj zachowanie a nie człowieka

3. Udzielaj feedbacku bezpośrednio po zaistniałym zachowaniu

4. Bądź konkretny, opisuj zachowania

5. Rozmawiaj w spokojnym, ustronnym miejscu

6. Nie oceniaj aspektów, na które oceniany nie ma wpływu

7. Dostosuj przekaz do osoby (osoby z małym stażem pracy bardziej chwalimy, doświadczonym zwracamy większą uwagę na elementy do poprawy)

8. Jasno formułuj swoje oczekiwania

9. Skup się na korzyści, jaką informacja może dać osobie ocenianej

10. Przekazuj tyle informacji, ile może przyjąć osoba oceniana

 

II. Posługuj się ostrożnym, wyważonym językiem

                 Zamiast                                           Lepiej powiedz

nie masz racji ja widzę to inaczej.
Twoim problemem jest widzę, że masz pewne trudności z
nie podoba mi się, że byłbym bardzo zadowolony, gdybyś
nie możesz tak robić. gdy robisz X, dzieje się
ile razy Ci już mówiłem, żebyś pamiętasz, że rozmawialiśmy już o tym?
przestań wreszcie się spóźniać! dla pracy zespołu bardzo ważna jest punktualność.
źle zrobiłeś to. nasi klienci nie byli do końca zadowoleni z
musisz zrobić X. czy mógłbyś następnym razem zrobić X zamiast Y?
idź i przeproś Marka! czy mógłbyś porozmawiać z Markiem i wszystko wyjaśnić?
no chyba sobie jaja robisz! naprawdę tak myślisz? Dlaczego tak uważasz?
żeby mi się to więcej nie powtórzyło! pamiętaj o tym, ok? To dla mnie bardzo ważne.
nie interesuje mnie to! przykro mi, mamy teraz inne priorytety.

Niektóre osoby czasem używają sformułowania: Nie chodzi o to, co powiedziałeś, ale JAK to powiedziałeś. W tym przypadku jest to absolutnie kluczowe. Ta sama myśl może wywołać opór, jeśli zostanie przekazana w sposób twardy, oschły, z pozycji siły.
Lub zostać przyjęta ze zrozumieniem, jeśli menadżer będzie uważnie dobierać słowa i prowadzić bardziej partnerską rozmowę.

 Poniżej podaję jeszcze trzy przykłady pomocnych sformułowań:

  • Co w największym stopniu wymaga usprawnienia?
  • Inne osoby z naszego zespołu na ogół decydują się na rozwiązanie X. Robią to z następujących powodów (…) Czy sądzisz, że takie samo rozumowanie mogłoby znaleźć zastosowanie również w tym przypadku?
  • To sensowna decyzja. Zanim jednak zostanie ostatecznie podjęta, zastanówmy się nad jej konsekwencjami. (…) Może znaleźlibyśmy rozwiązanie, które zaspokoiłoby potrzeby wszystkich stron?

 

III. Umiejętnie radź sobie z reakcjami obronnymi

Najczęstsze reakcje obronne, z którymi przyjdzie Ci się zmierzyć to:

1.    Zaprzeczenie
2.    Projekcja
3.    Racjonalizacja
4.    Humor
5.    Uleganie
6.    Manipulacja

 

1.    Zaprzeczenie

Pracownik nie chce przyjąć do wiadomości negatywnej informacji zwrotnej. Wypiera się, że było inaczej. Zaprzecza prawdziwości naszych słów.

Przykłady:

  • Nie, wcale tak nie było
  • Nic takiego nie zrobiłem
  • Ja to zapamiętałem zupełnie inaczej

Jak sobie radzić?         Odwołaj się do obiektywnych danych

  • Przytocz notatki ze spotkania, informacje w raporcie, dane z działu HR
  • Powiedz: Ok, mogę się mylić. Wspólnie sprawdźmy, co wcześniej ustaliliśmy

Mówiąc: Mogę się mylić, pokazujemy, że zależy nam na porozumieniu i jesteśmy gotowi zaakceptować stanowisko pracownika, o ile pokrywa się ono z faktami. Najczęściej po zapoznaniu się z obiektywnymi danymi ludzie przestają zaprzeczać.

 

2.    Projekcja

Projekcja polega na przerzuceniu odpowiedzialności. Zamiast uznać swoją winę, osoba będzie szukała jej w innych osobach. Często będzie przypisywać swoje błędy czy negatywne zachowania innym pracownikom czy sytuacji.

Przykłady:

  • To Marek ciągle zawala wszystkie terminy
  • Dlaczego jesteś w stosunku do mnie taki agresywny?
  • Czemu wszyscy się mnie czepiają?

Jak sobie radzić?         Skieruj uwagę na osobę

  • Powiedz: Ok, zostawmy na moment innych i porozmawiajmy o Tobie. Jak Ty oceniasz swoje zachowanie? Czy widzisz jakiś obszar, nad którym możesz popracować?

Jeśli pracownik odpowie, że nie widzi nic, co mógłby zmienić – naprowadź go na odpowiedni temat. Jeśli byłoby nim spóźnienie się, mógłbyś powiedzieć: A co myślisz o swoim przychodzeniu do pracy? Czy zawsze jesteś punktualnie?

Gdy pracownik oprócz projekcji będzie używał zaprzeczenia – pokaż mu obiektywne dane, które pokazują inną wersje zdarzeń, w stosunku do jego słów.

 

3.    Racjonalizacja

Racjonalizacja to uzasadnianie swojej decyzji po jej podjęciu. Dorabianie ideologii. Znajdywanie dodatkowego powodu, dlaczego coś się zrobiło, który dobrze brzmi.

Przykłady:

  • Musiałem tak zrobić, bo inaczej…
  • W międzyczasie doszedłem do tego, że to nie najlepszy pomysł
  • Uznałem że to rozwiązanie bardziej Ci się spodoba

Jak sobie radzić?         Powiedz o racjonalizacji i poszukaj wyjaśnień

  • Powiedz: Ok, mogło tak być. Dla mnie brzmi to trochę jak racjonalizacja. Spróbujmy znaleźć inne możliwe wytłumaczenia, dlaczego tak się stało. A także rozwiązanie tego problemu

Jeśli pracownik umawia się z Tobą na coś, a potem robi coś innego i próbuje to racjonalizować – ustal z nim, co chcesz zatwierdzać. Jakie zadania może wykonywać w dowolny sposób, który uzna za słuszny. A przy jakich zadaniach, zanim zrealizuje niecodzienny pomysł, najpierw powinien się z Tobą skonsultować.

4.    Humor

Humor to próba rozładowania napięcia, poprzez obrócenie sytuacji w żart.

Przykłady:

  • Fajnie by było, gdybyśmy mieli tylko takie problemy, nie?
  • Widziałeś minę Asi, jak o tym mówiła? Myślałem, że popłaczę się ze śmiechu

Jak sobie radzić?         Pokaż, że chcesz pomówić serio

  • Powiedz: Ok, teraz żarty na bok. Mnie ta sytuacja niepokoi i chciałbym, żebyśmy porozmawiali o niej poważnie. Możemy?

Jeśli sytuacja faktycznie była śmieszna, możesz chwilę na ten temat pożartować. W pewnym momencie zrób wyraźny gest ręką i powiedz poważnie: Żarty na bok. Teraz rozmawiamy poważnie. Nie reaguj już na żadne zabawne teksty, nie uśmiechaj się, tylko jeszcze raz powiedz, na czym polega problem.

5.    Uleganie

Mogłoby się wydawać, że jeśli ktoś zgadza się ze wszystkim, co mówimy, powinniśmy być bardzo zadowoleni. Jednak często będzie to tylko poza. Pracownik może czuć się na tyle przytłoczony krytyką, że zrobi wszystko, żeby jak najszybciej zakończyć tę rozmowę i wcale nie przełoży się to na skuteczną zmianę jego zachowania.

Przykłady:

  • Tak, rozumiem. Zgadza się.
  • Aha. Mhm. No.
  • Masz racje. Ok. Dobrze.

Jak sobie radzić?         Zachęć do większej otwartości

  • Powiedz: Na pewno zgadzasz się ze wszystkim, co mówię?
    Chciałbym, żebyśmy rozmawiali otwarcie. Może Ty inaczej widzisz tę sytuacje?

Oczywiście, nie szukajmy dziury w całym. Jest możliwe, że ktoś dojrzale przyjmuje informację zwrotną i nie stosuje żadnego z mechanizmów obronnych. Zanim jednak tak założysz, zachęć do otwartej rozmowy, pokaż że zależy Ci na informacji zwrotnej od Twojego rozmówcy.

6.    Manipulacja

Manipulacja to próba wywołania poczucia winy po stronie osoby udzielającej negatywnego feedbacku. W pewnym sensie jest to rozszerzenie projekcji.

Przykłady:

  • Ja się tak staram, a Ty zwracasz uwagę tylko na to, co mi nie wychodzi!
  • No tak, Tobie nigdy się nie podoba, to co robię
  • W ten sposób na pewno mnie nie zmotywujesz do dalszej pracy. Nie mógłbyś mnie chociaż od czasu do czasu pochwalić?

Jak sobie radzić?         Zwróć uwagę na swoją rolę i poczucie winy

  • Powiedz: Zdaje sobie sprawę, że przyjmowanie krytyki jest nieprzyjemne. Mnie jej udzielanie również nie sprawia frajdy. Jednak taka jest moja rola jako menadżera. Czy przypadkiem nie próbujesz swoimi pytaniami wywołać we mnie poczucia winy?

Gdy pytamy, czy ktoś próbuje w nas wywołać poczucie winy, zabieramy manipulantowi jego broń. Albo się przyzna i wtedy sprawa jest załatwiona. Albo się wyprze i przestanie zadawać podobne pytania. A jeśli jednak spróbuje, wtedy wystarczy spytać: Skoro ustaliliśmy, że nie chcesz wywołać u mnie poczucia winy, to czemu służą takie pytania?

 

O

IV. Używaniu odpowiedniej struktury wypowiedzi

napiszę w drugiej części artykułu.

 

Dzisiejszy wpis zainspirowały szkolenia, które prowadziłem dla dużej firmy informatycznej. Jeśli uważasz, że w rozwoju Twojego zespołu bardzo pomogłoby przetrenowanie dawania negatywnej informacji zwrotnej – wyślij mail na adres andrzej@zdobywalnia.pl. Chętnie Wam pomogę opanować tę niezwykle trudną i ważną sztukę.

Zapomniany skarb – zasada Pareto

Open treasure chest at the beach

Wyobraź sobie skrzynię pełną lśniących monet i szlachetnych kamieni. Złotych pucharów i cennych naszyjników. Ile czasu i pieniędzy byłbyś w stanie zainwestować, żeby ją zdobyć? Niemało, prawda? A co byś zrobił, jeśli powiedziałbym Ci, że codziennie mijasz taką skrzynię, nie zwracając na nią uwagi? Że skarb jest na wyciągnięcie Twojej ręki, wystarczy tylko że się po niego schylisz? Chcesz skorzystać z takiej okazji? Jeśli tak, zapraszam do lektury.

 

Zasada Pareto dla wielu ludzi jest wielokrotnie przeżutą gumą, która całkiem straciła swój smak. Słyszeli o niej na studiach, niemal na każdym szkoleniu z zarządzania czasem i zanim trener zdąży powiedzieć słowo Pareto zaczynają ziewać.

Tak, wiem co to jest. Tak, słyszałem o tej zasadzie. Wielokrotnie.

Gdy jednak pytam menadżerów i przedsiębiorców na szkoleniach:
Jak z niej korzystacie? w odpowiedzi słyszę ciszę.

Chcę dziś pokazać, że zasada Pareto jest zapomnianym skarbem, który ludzie mijają obojętnie. A wystarczy tyko otworzyć wieko skrzyni i przyjrzeć się tym wszystkim korzyściom, które czekają na wyciągnięcie ręki.

Zacznijmy jednak od początku. Co mówi zasada Pareto?

20% zadań dostarcza
80% efektu

Oczywiście są też inne interpretacje tej zasady, na przykład:

20% klientów dostarcza 80% dochodu
20% produktów generuje 80% zysku

Jednak w tej analizie skupimy się na wersji z zadaniami i efektem.

Jakie praktyczne wnioski można wyciągnąć z tego, że
20% zadań dostarcza nam 80% efektu?

(1) warto dobrze się zastanowić i wybrać te zadania, które są najkorzystniejsze.

Poniższy wykres najlepiej ilustruje różnicę pomiędzy wykonaniem zadania priorytetowego i pozostałych.

Wykres do zasady Pareto

Liczby 80 i 20 sugerują nam, że priorytetowe zadanie może nam dostarczyć czterokrotnie wyższej wartości. Jednak jeśli jedno zadanie z pięciu dostarcza nam 80% efektu, to na każde z pozostałych czterech (zakładając równy podział) zostaje

tylko 5%

co oznacza, że priorytetowe zadanie da nam

16 razy więcej niż zwykłe zadanie

Gra polegająca na zidentyfikowaniu, które z zadań jest priorytetowe, jest więc warta nie tylko świeczki, ale i imponującego kandelabru.

Dla naszego biznesu różnica pomiędzy wykonaniem zwykłego zadania i priorytetowego, to różnica pomiędzy niezarobieniem wcale, a zdobyciem dużego zlecenia.

Oczywiście, nie zawsze rozbieżność w skuteczności zadań jest aż tak bardzo wyraźna. Czasem będzie to 70 do 30, albo 60 do 40.

Jednak prawie zawsze, jedno z zadań jest ważniejsze niż pozostałe i to właśnie je należy wykonać w pierwszej kolejności. Nawet jeśli jest najmniej przyjemne i najtrudniejsze.

 

Jaka jest kolejna praktyczna implikacja zasady Pareto?

(2) rzadko kiedy warto jest podnosić jakość aż do 100% (do perfekcji).

Niewątpliwie są takie sytuacje, w których drobiazgi są decydujące i potrzebna jest absolutna perfekcja, by wygrać. Sport jest tego dobrym przykładem. O wygranej w sprincie często decydują milisekundy (czubek nosa). Jestem sobie w stanie również wyobrazić, że dla firmy produkcyjnej różnica pomiędzy szansą stworzenia dobrego samochodu na poziomie 80% a 90% może przesądzić o jej życiu lub śmierci.

Jednak w miażdżącej ilości przypadków nie jest to aż takie ważne. Powiem więcej, klienci często nie zobaczą różnicy pomiędzy jakością produktu na poziomie 80% i 100%. Dla nich w obu przypadkach jest wystarczająco dobry.

Po co więc przepłacać? Po co inwestować więcej czasu i pieniędzy niż jest to konieczne?
Odwrócona zasada Pareto mówi, że:

80% działań dostarcza 20% efektu

Po tym jak wykonasz priorytetowe zadania i osiągniesz jakość produktu / usługi na poziomie 80%, potrzebujesz włożyć 4 razy tyle pracy, żeby z 80% dojść aż do 100%.

Zamiast tego, dużo lepiej będzie znaleźć i wykonać inne priorytetowe zadania.

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy właścicielami szkoły językowej. Możemy wyróżnić w niej 4 główne obszary działalności:

I. Obsługa bieżących Klientów
II. Zdobywanie nowych Klientów
III. Sprawy administracyjne
IV. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników

Załóżmy, że wykonaliśmy już priorytetowe zadanie z pierwszego obszaru, jakim było:

1. stworzenie ciekawego kursu do nauki języka angielskiego dla dzieci.

Pozostałe zadania, które nam zostały w tym obszarze to:

2. nagranie piosenki.
3. zorganizowanie pikniku.
4. zorganizowanie spotkania z klaunem.
5. dodanie zdjęć do zeszytów uczniów.

Być może któryś z tych elementów byłby miłym dodatkiem do kursu, jeśli jednak ich zabraknie – prawdopodobnie nic się nie stanie. Rodzice ani dzieci nie wiedzą przecież, że planowaliśmy takie atrakcje i nie zorientują się, że czegoś brakuje. Tylko w naszej świadomości kurs będzie niepełny.

Zamiast wykonać jedno z pozostałych zadań z tego obszaru i podnieść jakość kursu z 80% do 85%, możemy wybrać priorytetowe zadania z pozostałych dziedzin:

II. Zdobywanie nowych Klientów 

III. Sprawy administracyjne

IV. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników

W ten sposób możemy zrobić kolejną osiemdziesiątkę (priorytetowe zadanie, które da nam 80% efektu), zamiast inwestować czas w piątkę (zwykłe zadanie, dające 5% efektu).

Zachowując balans pomiędzy różnymi elementami naszego biznesu, możemy uzyskać efekt synergii i równomiernie się rozwijać. W ten sposób unikniemy problemu wąskiego gardła, kiedy jeden z niedostatecznie dobrych elementów będzie nam blokował możliwość skorzystania z pełnego potencjału pozostałych.

Jak w praktyce zastosować zasadę Pareto już dziś?

[1] Wyróżnij cztery kluczowe obszary dla Twojego biznesu / Twojej pracy

Weź kartkę A4, narysuj na niej maksymalnie duże koło, podziel je na cztery części i napisz na zewnątrz koła, przy każdej z ćwiartek, nazwę jednego z kluczowych obszarów.

[2] Wypisz 5 zadań dla każdego z tych obszarów

Wewnątrz każdej z ćwiartek koła wpisz po 5 zadań z każdego obszaru. W sumie będziesz mieć listę 20 zadań.

[3] Wybierz priorytetowe zadanie z każdej ćwiartki

Podkreśl lub zaznacz gwiazdką po jednym zadaniu z każdej ćwiartki, które wydaje Ci się najistotniejsze – to, którego wykonanie da Ci najlepsze rezultaty.

[4] Ustal kolejność wykonywania zadań priorytetowych

Zdecyduj, które z priorytetowych zadań wykonasz jako pierwsze. Jeśli chcesz, możesz też zadecydować, które z nich zrobisz jako drugie, trzecie i czwarte, jednak nie jest to konieczne. Często lepiej będzie zdecydować o kolejności pozostałych priorytetowych zadań, dopiero po wykonaniu pierwszego z nich. Do tego czasu, może się okazać, że inny porządek, będzie sensowniejszy.

[5] Wykonaj zadanie

Faza planowania zakończona, więc DO DZIEŁA!

Trawa po drugiej stronie płotu jest zawsze bardziej zielona. Poznanie nowej techniki, o której do tej pory jeszcze nigdy nie słyszeliśmy jest ekscytujące i daje większą nadzieję na zmianę. Jednak to, co naprawdę się liczy w narzędziach do zarządzania czasem (czy sobą), to ich skuteczność. Zasada Pareto jest prosta, praktyczna i dostarcza wymiernych rezultatów. Zacznij ją stosować, a szybko się o tym przekonasz.

Wystąpienie czy pogawędka? Dwa style przemawiania

mówienie słuchanie rozmowa

 

Jak Twoim zdaniem powinno wyglądać idealne przemówienie? Czy chciałbyś zobaczyć na scenie ekspresywnego człowieka, wycinającego w powietrzu zadziwiająco realistyczne obrazy, uwodzącego głosem i poczuciem humoru? A może bardziej zależy Ci na przekazie, słuchaniu inspirującej historii, z którą będziesz mógł się utożsamić? Dziś na blogu opisuje dla konkurencyjne style przemawiania.

Jak to w naukach humanistycznych bywa, podział ten nie jest zero-jedynkowy. Oba style łączą się w jedno kontinuum, zaś każdego mówce i każde wystąpienie możemy umieścić bliżej prawego lub lewego bieguna. Pierwszy ze stylów przypomina

1. Wystąpienie

Najczęściej:

a) wypowiedź w tym stylu przypomina język pisany (tworzona jest bardziej dla oka – dla czytelnika)

zdania są bardziej rozbudowane, a przez to dłuższe
słownictwo jest dobrane z rozmysłem, aspiruje do bycia eleganckim
rzadko pojawiają się kolokwializmy czy luźne zwroty

b) przemówienie jest spisane SŁOWO po SŁOWIE

– w fazie przygotowania autor tekstu zastanawia się nad każdym wyrazem, a nawet pauzą
– podczas wygłaszania mówca posługuje się co do sylaby i akcentu, zaplanowanymi wcześniej zwrotami. Tak jak w sztuce teatralnej. Gdy wybieramy się obejrzeć Romeo i Julię, spodziewamy się usłyszeć konkretne słowa. Aktor sceniczny nie może sobie pozwolić na improwizację i oprócz powiedziećnia Romeo! Czemuż ty jesteś Romeo!
dorzucić: czy ktoś z publiczności mógłby mi to wyjaśnić?

 c) przemówienie wygłaszane jest DO PUBLICZNOŚCI

– najczęściej interakcja z publicznością jest minimalna lub nie ma jej wcale
– mówca jest skoncentrowany na tym, co i jak ma powiedzieć
– reakcje publiczności nie wpływają na słowa mówcy czy sposób jego prezentacji

 d) stres związany z przemówieniem jest dodatkowo podwyższony

– dlaczego się tak dzieje? bo jeśli mamy powiedzieć tysiąc konkretnych słów, w określonej kolejności i z zaplanowaną wcześniej intonacją, bardzo łatwo się pomylić. Albo zapomnieć danego sformułowania i w efekcie się zaciąć. Gdy mówcę dopadnie pustka, wyryte w pamięci słowa gdzieś się rozpierzchną, zaczyna się panika. Spełnia się najczarniejszy ze scenariuszy, w którym stoimy na scenie przed dziesiątkami par oczu, które pożerają nas spojrzeniem, a nam brakuje słów.

 

Drugi styl to:

2. Pogawędka

a) wypowiedź w tym stylu przypomina język mówiony (tworzona jest bardziej dla ucha- dla słuchacza)

– zdania są proste i krótkie 

– słownictwo jest spontaniczne, luźne, mniej wyrafinowane
dopuszczalne nieformalne zwroty czy nawet kolokwializmy

b) w przemówieniu wyróżnione są główne punkty

– w fazie planowania spisana jest myśl przewodnia (przedłożenie), główne argumenty i materiały wspierające
– w fazie wygłaszania mówca wie, co ma powiedzieć, ale słowa dobiera spontanicznie, tu i teraz.

 

 c) przemówienie wygłaszane jest WRAZ z PUBLICZNOŚCIĄ

– interakcja z publicznością nie tylko jest możliwa, ale mówcy często ją inicjują
– mówca jest skoncentrowany na tym, by nawiązać kontakt i relacje z audytorium
– reakcje publiczności mogą mieć istotny wpływ na przebieg przemówienia

d) stres związany z przemówieniem jest na wyjściowym poziomie

– przemówienia prawie zawsze są stresujące. Potwierdza to nawet John Zimmer, mistrz Europy w przemawianiu, który mimo kilkudziesięciu lat doświadczenia i setek, jeśli nie tysięcy, wygłoszonych przemówień, wciąż odczuwa tremę.
– jednak, gdy słowa dobieramy na bieżąco, nie jesteśmy zafiksowani na konkretnym sformułowaniu, znacznie łatwiej poradzimy sobie z blokadą. Nie musimy przebijać głową muru niepamięci – wystarczy go obejść. O czym to ja miałem mówić? A właśnie!
takie wyrażenie w stylu pogawędki nie budzi kontrowersji – wręcz przeciwnie, pokazuje spontaniczność wypowiedzi i jej ukierunkowanie na prowadzenie rozmowy.

 

Po przeczytaniu tych różnic, być może zastanawiasz się, jak to w ogóle możliwe, że ktoś się decyduje na styl wystąpienia, skoro drugi jest lepszy niemal pod każdym względem! Umożliwia interakcje z publicznością, jest bardziej naturalny w odbiorze, nie generuje dodatkowego stresu.

Wszyscy powinni prowadzić pogawędkę a nie występować!

W takim stwierdzeniu jest trochę racji, ale również dużo przesady. Styl wystąpienia ma też realne zalety, których na pierwszy rzut oka nie widać:

1. Oszczędność czasu

Wyobraź sobie, że ktoś proponuje Ci, byś przez 30 minut opowiedział o czymś, co Cię fascynuje – załóżmy, że będą to niedźwiedzie. Zacierasz łapy z radości, wchodzisz na scenę i zaczynasz snuć opowieści o żarłocznych niedźwiedziach grizzli, które dopadną człowieka nawet na drzewie. O niedźwiedziach himalajskich, które świetnie radzą sobie w wysokogórskim terenie i mają na piersi biały znaczek V. Przytaczasz nawet eskimoskie powiedzenie: Nie zje Cię ten niedźwiedź polarny, którego widzisz, ale ten, który się czai za Twoimi plecami.

Wszystko pięknie. A teraz wyobraźmy sobie inny scenariusz. Dalej jesteś zaproszony do wygłoszenia przemówienia o niedźwiedziach, ale tym razem masz na to 5 minut. Wchodzisz na scenę, zaczynasz mówić jedną rzecz, która przypomina Ci o kolejnej. Po chwili uzmysławiasz sobie, że Twój czas zaraz się skończy i starasz się wrócić do głównego wątku, gdy prowadzący spotkanie dziękuje Ci za występ i oddaje głos kolejnej osobie.

Im mniej mamy czasu, tym dokładniej zaplanowane powinno być przemówienie. W jednominutowej autoprezentacji, którą często stosuje się na spotkaniach networkingowych, nie ma miejsca na improwizację. Na spontaniczne dorzucenie jeszcze jednego wątku do wypowiedzi, która liczy ok 100 słów.

Podobnie w przypadku reklamowych filmów video czy prowadzenia wieczoru z wręczeniem nagród, transmitowanego w telewizji. Każda sekunda jest wtedy warta grube pliki banknotów i nie można sobie pozwolić na komfort luźnego stylu wypowiedzi.

2. Brak zagrożenia ze strony publiczności

Interakcje z publicznością są ciekawe, angażujące i … nieprzewidywalne. Publiczność często wygląda jak stado potulnych owieczek, ale zapewniam Cię, że są tam również wilki. Wykorzystają każdą okazję, by pokazać Ci, dlaczego mają takie wielkie zęby. Jeśli zachęcasz słuchaczy do wypowiadania się, musisz liczyć się z tym, że nie raz znajdziesz się w mocno kłopotliwej sytuacji i to na własne życzenie. Ktoś zada Ci niewygodne pytanie, na które nie znasz odpowiedzi. Inna osoba wda się z Tobą w ostrą polemikę  czy nawet skrytykuje Ciebie jako mówcę i osobę. Nie jest to częste, ale trzeba się z tym liczyć, kiedy prosi się o opinie lub powiedzenie, co leży publiczności na sercu czy wątrobie. Doświadczony mówca, jeśli wyjdzie z takiej konfrontacji zwycięsko, zyska dodatkowy autorytet i grono wielbicieli. Jednak jeśli nie masz doświadczenia w radzeniu sobie w niestandardowych sytuacjach i z wymagającymi słuchaczami, może lepiej nie wywoływać wilka z lasu?

3. Gdy słowa mają znaczenie

Jeśli możesz pozwolić sobie na zamienne używanie pojęć, które są bliskie znaczeniowo – styl pogawędki świetnie się sprawdzi. Jeśli jednak prowadzisz techniczną prezentacje przez gronem specjalistów, nie możesz pozwolić sobie na luksus zastępczego używania pojęć emocje i uczucia. Wtedy każda subtelna różnica rośnie z rozmiaru igły do wideł. O precyzję dużo łatwiej w stylu prezentacyjnym niż gawędziarskim. Eksperci często będą wymagać od nas konkretnego przytaczania danych, nazwisk, dat i liczb. Wtedy kilka głównych punktów nie wystarczy do zrobienia dobrej prezentacji. Będziemy potrzebować przytoczyć informacje w oryginalnej postaci, często czytając je lub prezentując na slajdach. W tym przypadku tylko starannie przygotowane przemówienie, może nawet słowo po słowie, zda egzamin.

Jakie praktyczne wnioski płyną  z tych rozważań?

(1) Każdy z prezentowanych dwóch stylów ma swoją rację bytu, swoje zalety i wady. Powinniśmy wybierać styl mając na uwadze cel i okoliczności przemówienia oraz czas i  grupę docelową.

(2) Mówcy w naturalny sposób dryfują od Wystąpienia do Pogawędki, wraz z nabieraniem doświadczenia. Sam zaczynałem od 20-krotnego nagrywania się przed kamerą i 2-tygodniowego przygotowania przed każdym przemówieniem. Mimo iż widać było pewną nienaturalność w tych wystąpieniach, to na początku właśnie dokładne przygotowanie dawało mi poczucie bezpieczeństwa. Teraz zdarza mi się w ciągu godziny napisać w punktach, co chce powiedzieć, a podczas dojazdu na spotkanie samochodem wyćwiczyć, co chcę powiedzieć. W dużej mierze oswoiłem się też z publicznością i łatwiej radzę sobie z nieprzewidywalnymi sytuacjami.

(3) Znajdź swoje miejsce na kontinuum. Pamiętaj, że czyste typy Wystąpienia czy Pogawędki praktycznie nie występują. Zamiast iść w stronę którejś ze skrajności – pomyśl, gdzie Ty jako mówca się lokujesz. Nie bez znaczenia jest tutaj Twój temperament czy umiejscowienie na wymiarze Introwersja-Ekstrawersja. Ekstrawertyków bardziej będzie ciągnąć do Pogawędki, a introwertyków do spokojnego, rzeczowego Wystąpienia.

 

A na koniec obiecany bonus. Wpis ten zainspirowany został rewelacyjnym kursem e-learningowym o wystąpieniach publicznych, stworzonym przez University of Washington. Zawiera on ponad 11 godzin materiałów video, prezentowanych przez bardzo doświadczonego wykładowcę z niezwykle szeroką wiedzą praktyczną i teoretyczną. Bez chwili wahania kupiłbym ten kurs za 1000 zł. Myślę, że jest warty znacznie więcej. A pod tym linkiem jest dostępny za darmo, do tego w PEŁNI LEGALNIE. Grzech nie skorzystać.

Krytyczne myślenie – jest w cenie!

grupa dyskusja

Wśród natłoku informacji coraz rzadziej mamy czas, by brać je pod lupę i sprawdzać, ile jest w nich prawdy. Najczęściej, gdy usłyszymy coś ciekawego lub coś, co nam pasuje, przekazujemy to dalej. Warto jednak przynajmniej od czasu do czasu zastanowić się nad tym, co bezrefleksyjnie powtarzamy. W ten sposób unikniemy kompromitujących sytuacji, gdy ktoś inny powie: Sprawdzam! I publicznie nas poprawi. Jakie nieprawdziwe historie i niemądre sformułowania najczęściej powtarzamy? O tym w dzisiejszym wpisie.

1. Wyjątek potwierdza regułę

To sformułowanie zainfekowało bardzo dużo osób i dalej ma wielu nieświadomych żywicieli, którzy bezwiednie je powtarzają. Kiedyś, gdy je słyszałem, otwierał mi się nóż w kieszeni i mrużyłem gniewnie powieki. Dziś tylko pytam uprzejmie:

A niby w jaki sposób?

Wyjątek nie potwierdza reguły, robi rzecz dokładnie odwrotną. Kwestionuje jej słuszność. Im więcej wyjątków, tym słabsza reguła. A jeśli wyjątków jest bardzo dużo, reguła staje się bezwartościowa lub w ogóle przestaje istnieć.

Skąd wzięło się to powiedzenie w polskim języku? Przyszło do nas z Zachodu.

Po angielsku to sformułowanie brzmi:

Exception that proves the rule

lub

Exception proves the rule

Angielski czasownik prove może oznaczać potwierdzenie, ale inne jego znaczenie to sprawdzenie. Po polsku powinniśmy mówić: Wyjątek SPRAWDZA regułę.

Sprawdza to czy możemy jej wierzyć. Jeśli reguła ma pojedyncze wyjątki – jest całkiem niezła. Jeśli ma ich niemal tyle, co przykładów potwierdzających działanie reguły, to możemy całkiem z niej zrezygnować.

Jedyny sens sformułowania Wyjątek potwierdza regułę udało mi się znaleźć po jego rozwinięciu. Wyjątek potwierdza ISTNIENIE reguły.

Jeśli na stronie pobliskiej biblioteki przeczytamy, że jest nieczynna w środę, możemy z tego wywnioskować, że w pozostałe dni tygodnia jest czynna. Istnienie wyjątku potwierdza nam, że istnieje też jakaś regułą, od której wyjątek jest … wyjątkiem.

Jednak powszechne użycie tego sformułowania jest zupełnie inne. Dziesiątki osób próbują nam wmówić, że wyjątek faktycznie potwierdza regułę – jej skuteczność, prawdziwość. Za każdym razem, gdy to usłyszycie, zadajcie proste pytanie: W jaki sposób? W jaki sposób wyjątek potwierdza regułę?

Człowiek wypowiadający to sformułowanie szybko się zmiesza, nabierze wody w usta i później się dwa razy zastanowi, zanim użyje je ponownie.

Co powinniśmy mówić w zamian?

Wyjątek sprawdza regułę

 

 

2. Szczerze mówiąc

To sformułowanie występuje w kilku odmianach:

Tak szczerze mówiąc
Szczerze?
Teraz będę z Panią zupełnie szczery

Tak jak wcześniej sobie wyjaśniliśmy – wyjątek potwierdza ISTNIENIE reguły.

Jeśli specjalnie zwracamy uwagę, że teraz (na drodze wyjątku) powiemy coś szczerze, to jaki wniosek należy z tego wyciągnąć? Że z reguły mówimy nieszczerze, ukrywamy swoje prawdziwe intencje, a może nawet konfabulujemy.

Znów, najlepszą reakcją jest zadanie pytania:

A do tej pory nie mówił Pan szczerze?

Trafia ono w punkt i pokazuje naszemu rozmówcy zagrożenie, jakie niesie ze sobą to sformułowanie. Pokazując, jak można je zinterpretować, wyświadczamy interlokutorowi przysługę i pomagamy wyeliminować je z repertuaru. Bardzo często zadanie jednego celnego pytania wystarcza.

Oczywiście ważny jest tutaj ton głosu, który ma wyrażać troskę a nie zapraszać do konfrontacji.

Co powinniśmy mówić w zamian?

Prowadząc rozmowę biznesową, moglibyśmy powiedzieć:

Czy możemy rozmawiać otwarcie?

albo

Czy możemy rozmawiać bezpośrednio?

 

zaś rozmawiając ze znajomymi:

Powiedzmy sobie otwarcie

albo

Mówiąc wprost

Na pierwszy rzut oka, wydaje się, że te sformułowania będą działać podobnie i stworzą niekorzystne reguły. Jednak jest duża różnica pomiędzy byciem nieszczerym a byciem nie (w pełni) otwartym czy nie bezpośrednim.

Nikt nie chce być ani zadawać się z nieszczerymi ludźmi.
Zaś ludzie niebezpośredni jak najbardziej są do przyjęcia. Często formy grzecznościowe zabraniają nam mówić otwarcie (ale ma Pan paskudne biuro!) czy bezpośrednio (chcesz się ze mną przespać?).

3. Zaufaj mi / Proszę mi zaufać

Trudno byłoby mi znaleźć sformułowanie, po usłyszeniu którego,

stałbym się bardziej uważny na słowa i intencje swojego rozmówcy.

Momentalnie prostuje się na krześle i zaczynam się zastanawiać, jak ta osoba chce mnie zmanipulować.

Zaufania nie można zbudować wydając komuś polecenie czy namawiając  do bycia ufnym, czytaj naiwnym. Takie sformułowanie zawsze będzie wywoływać efekt odwrotny do zamierzonego.

W kontekście zaufania, czyny są znacznie głośniejsze niż słowa.

Nie da się zbudować reputacji na tym, co planujemy zrobić. Nasz wizerunek zależy od tego, co zrobiliśmy do tej pory: z kim współpracowaliśmy i kto jest nas w stanie polecić.

Dla każdego myślącego człowieka oczywiste jet, że sprzedawca będzie przedstawiał się w jak najlepszym świetle. Każda pliszka swój ogon chwali. Dlatego dużo chętniej nastawiamy ucho na opinie innych osób oraz obiektywne informacje, które pokazują jakość, doświadczenie czy posiadanie odpowiedniego sprzętu.

Zapewnienia, że

będzie Pan zadowolooony!

bynajmniej nie budują wiarygodności. Wręcz przeciwnie, skoro ktoś się musi uciekać do PRLowskiego sloganu, to najwyraźniej nie ma ŻADNYCH przekonujących argumentów za tym, że warto skorzystać z jego usług.

Co powinniśmy mówić w zamian?

Do tej pory zaufali nam …

Powiedzmy, kto do tej pory korzystał z naszych usług. Przedstawmy referencje. Powiedzmy o naszym wykształceniu, doświadczeniu. Niech nasz rozmówca sam na tej podstawie zdecyduje czy warto nam ufać. A najlepiej

pokażmy, że jesteśmy kompetentni w rozwiązywaniu problemów Klienta, dając mu próbkę swoich umiejętności za darmo. Nic lepiej nie zbuduje zaufania.

 

4. W odbiorze komunikacji w 55% kierujemy się mową ciała, 38% tonem głosu, a tylko w 7% słowami

Temu zagadnieniu poświęciłem już oddzielny wpis.

W skrócie – badania Alberta Mehrabiana, amerykańskiego profesora psychologii, w których pojawiły się liczby  55-38-7 dotyczyły specyficznych warunków:

1) komunikacji postaw i emocji
2) sytuacji, gdy komunikat jest niespójny

Gdy ktoś mówi jedno, a jego mowa ciała czy głos wyraża coś zupełnie innego, dużo chętniej wierzymy komunikacji niewerbalnej. Jednak wyniki tych badań mówiąc delikatnie znadinterpretowano, a dosadniej – całkiem wypaczono ich sens. W codziennej komunikacji, zwłaszcza z osobami, które znamy, to słowa mają decydują znaczenie i są głównym nośnikiem treści. Jeśli nie jesteś przekonany czy tak faktycznie jest posłuchaj wystąpienia po chińksku na youtubie. Przecież widząc mowę ciała i słysząc intonacje powinieneś zrozumieć aż 93% przekazu : – )

Co powinniśmy mówić w zamian?

Słowa mają duże znaczenie!

 

5. Badanie nad zapisywaniem celów

 W 1953 roku absolwentom uniwersytetu Yale zadano pytanie: Czy masz wyraźne, spisane cele?

84% osób nie miało żadnych celów
13% absolwentów miało cele, ale ich nie spisało, a jedynie
3% badanych spisało cele i miało konkretne plany ich realizacji.

Po dwudziestu latach badacze skontaktowali się z tymi osobami i sprawdzili, jak im się powodzi. 3% absolwentów z wyznaczonymi i spisanymi celami zarabiało więcej niż 97% pozostałych.

Ależ to nośna historia! Inspirująca! Pokazująca potęgę planowania i wyznaczania celów. Pierwszy raz usłyszałem ją, czytając książkę Briana Tracy’ego i często używałem jej na swoich szkoleniach, aż do momentu, kiedy się dowiedziałem … że jest całkiem zmyślona.

Można o tym przeczytać nawet na oficjalnej stronie uniwersytetu Yale.

W świecie rozwojowym krąży też inna wersja tej historii, z Uniwersytetem Harvardzkim i rokiem 1979. Choć nie ma niestety sprostowania ze strony Harvardu, jednak najprawdopodobniej to badanie również nigdy nie miało miejsca.

Sprawcą zamieszania jest Mark McCormack, który w swojej książce What They Don’t Teach You in the Harvard Business School (Czego nie nauczą Cię w Harvardzkiej Szkole Biznesu?) opisał przytaczaną powyżej historię. Od lat 80-tych krąży po świecie i podbija serca i umysły. Bo jest doprawdy inspirująca. Szkoda tylko, że nieprawdziwa.

Czy to znaczy, że wyznaczanie celów jest bezwartościowe? Wcale nie i w kolejnym wpisie przedstawię prawdziwe dane, które pokazują siłę celów i planowania. Jednak samo wyznaczenie celu, użycie odpowiedniego sformułowania i spisanie go, to dopiero początek a nie koniec przygody. Bardzo ważne jest, by go regularnie monitorować – sprawdzać, co do tej pory zrobiliśmy i jaki procent celu został osiągnięty.

 

Warto posługiwać się krytycznym myśleniem. Jako pogromca mitów możesz błysnąć w towarzystwie i zbudować wizerunek człowieka, który zna się na rzeczy. Dlatego gdy słyszysz coś ciekawego, co chciałbyś przekazać dalej – sprawdź najpierw źródło tej informacji. Choć siła bezwładu jest szarą eminencją rządzącą światem, można ją przezwyciężyć zwykłą ludzką ciekawością.

Ulepsz otoczenie … zamiast ulepszać siebie

apartament

Coraz więcej ludzi, często zarażonych Sekretowym myśleniem, uważa że to oni są odpowiedzialni, za wszystko co dzieje się w ich życiu. Często słyszymy: Jesteś kowalem swojego losu   lub Jeśli umiesz liczyć – licz na siebie. Czy jednak zawsze wina bądź odpowiedzialność leży po naszej stronie? A może zamiast zmieniać siebie, lepiej jest popracować nad otoczeniem? O tym w dzisiejszym wpisie.

Zanim jednak przejdziemy do rozwiązań, dokonajmy pewnej diagnozy. We współczesnym świecie ścierają się dwie konkurencyjne postawy: supermena i ofiary.

Postawa supermena zakłada, że wszystko jest (dla Ciebie) możliwe. Że jedyne ograniczenia są w Twojej głowie. Nic nie może Cię zatrzymać, jeśli tylko jesteś wystarczająco zmotywowany. W wersji ekstremalnej zakłada, że siłą własnej woli możesz skłonić Wszechświat, by w zębach przyniósł Ci pieniądze, miłość, sławę i wszystko, czego tylko pragniesz. Musisz tylko mocno chcieć i wizualizować sobie odpowiednie obrazy.

Brzmi to bardzo kusząco i optymistycznie. Większość z nas chętnie przystałaby na takie rozwiązanie. Szkoda tylko, że wszystkie te założenia są nieprawdziwe. Świat nie działa w ten sposób i bardzo łatwo się o tym przekonać. Nie zawsze dostajemy to, co chcemy, nawet jeśli robimy wszystko, co w naszej mocy, aby tak się stało. Jeśli wierzymy w supermeńską ideologie, gdy tylko coś nam się nie uda, wniosek może być tylko jeden. Daliśmy ciała. Okazaliśmy się za słabi. To nasza wina. Przeżywając jedno rozczarowanie za drugim, zaczynamy coraz mocniej deprecjonować swoją wartość. Optymistyczna ideologia okazuje się źródłem wielkiego przygnębienia, a niekiedy i depresji.

Na drugim biegunie mamy postawę ofiary. Prowokuje ona do powtarzania takich myśli: Ktoś mnie niesprawiedliwe potraktował. Ktoś mnie oszukał, wykorzystał. Świat jest zły, ludziom nie można ufać. Ja nie jestem odpowiedzialny za swoje porażki, to wszystko przez tych niedobrych innych.

Również i ta ideologia jest z gruntu nieprawdziwa. Oczywiście, że są sytuacje w których faktycznie ktoś nas oszukał i mimo bycia uważną osobą, nie daliśmy rady temu przeciwdziałać. Jednak nie branie w ogóle odpowiedzialności za swoje czyny kończy się wyuczoną bezradnością – postawą w której ukazujemy siebie jako słabą osobę, która samo o siebie nie potrafi zadbać i wymusza na innych wyręczanie jej we wszystkim. Nic dobrego z tego nie wynika.

Całe szczęście nie musimy wybierać pomiędzy tymi dwoma skrajnościami. Ekstrema prawie zawsze są niekorzystne. Potrzebujemy znaleźć złoty środek. Świetnie tę potrzebę wyraził Marek Aureliusz:

Boże, daj mi cierpliwość, bym pogodził się z tym, czego zmienić nie jestem w stanie. Daj mi siłę, bym zmieniał to, co zmienić mogę. I daj mi mądrość, bym odróżnił jedno od drugiego.

Zanim jednak stwierdzimy, że czegoś nie jesteśmy w stanie zmienić – mimo usilnych starań i naprężania siły woli – warto spróbować innego rozwiązania:

ulepszenia nie siebie, ale otoczenia.

Chip i Dan Heath, autorzy rewelacyjnej książki Pstryk, dokonują bardzo ciekawego odkrycia w tym temacie. Piszą, że: coś, co wygląda jak problem tkwiący w człowieku, często jest problemem tkwiącym w sytuacji.

Dla poparcia tej tezy podają przykład badania naukowego (Briana Wansinka z Uniwersytetu Cornella), w którym niczego niepodejrzewającym kinomaniakom rozdawano popcorn przy okazji projekcji filmu Godzina zemsty z Melem Gibsonem. Choć popcorn był darmowy, przygotowano tak, by skrzypiał w zębach i smakował jak stary styropian. Naukowcy byli ciekawi, kto zje najwięcej popcornu. Ku ich zdumieniu okazało się, że to nie rozmiar człowieka – jego wysokość, waga czy tusza miała decydujące znaczenie. Nie bycie głodnym lub szczególna słabość do chrupiącego popcornu. Najwięcej stęchłej, prażonej kukurydzy zjedli … Ci, którzy dostali największe kubełki. Nawet Ci mniejszej postury czy wyjściowo najedzeni. Decydujący był rozmiar nie człowieka a pojemnika.

Chcesz schudnąć?

Zamiast przeżywać wewnętrzne rozterki i próbować siłą woli powstrzymać się przed jedzeniem:

1) używaj mniejszych talerzy – dzięki temu nałożysz sobie mniejsze porcje, a w efekcie mniej zjesz

2) schowaj wszystkie pokusy – ciasteczka, czekolady, chipsy. Czego oczy nie widzą tego … żołądkowi nie żal. Mnie zamknięcie słodyczy w ciężko dostępnej szufladzie (genialny pomysł mojej Żony, dzięki Kochanie!) pozwoliło niemal całkiem wyeliminować wszystkie łakocie.

3) rozdaj słodycze znajomym – jeśli jednak boisz się, że na cukrowym głodzie i tak staniesz na krześle, żeby wyciągnąć słodycze, zawczasu się ich pozbądź, podarowując tym, którzy się z nich ucieszą.

Chcesz być bardziej produktywnym?

1) pracuj poza domem – mnie przeniesienie się z pracą z domu do mieszkania kolegi, pozwoliło na wzrost produktywności o 300%. Żadna inna technika – Zasada Pareto, Prawo Parkinsowa, Macierz Eisenhowera, tworzenie Planów Dziennych i Tygodniowych – nie okazała się choćby w połowie tak skuteczna jak oddzielenie miejsca pracy od miejsca odpoczynku. Dlaczego? Bo w domu czyha na mnie wiele pokus. Gry komputerowe, ciekawe książki, nagła pilna potrzeba przearanżowania pokoju czy nawet miękkie łóżko. Nawet jeśli udało mi się oprzeć tym wszystkim przyjemnościom, to kosztowało mnie to tyle energii, że moja praca była dużo mniej efektywna. Wystarczyło, że jak ludzie na etacie, zacząłem wychodzić z domu do pracy, a wszystkie te problemy zniknęły. Pracując u kolegi ani nie mam sposobności ani nie odczuwam pokusy by grać, spać czy lenić się w inny sposób.

2) stwórz nawyki – stworzenie nawyków to jedna z najlepszych inwestycji, których możemy dokonać. Zasoby naszej silnej woli są ograniczone i im częściej z nich czerpiemy, tym mniej ich nam zostaje na dalszą część dnia. Zamiast zmuszać się do robienia mało przyjemnych rzeczy lub takich, o których łatwo zapomnieć – dużo lepiej stworzyć z tego nawykowe działanie. Wtedy bez udziału energii, uwagi czy właśnie silnej woli, będziesz wykonywać wartościowe czynności w swoim życiu. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w kolejnych wpisach. Dlaczego piszę o nawykach w kontekście ulepszania otoczenia? Bo to otoczenie może nam często podpowiedzieć, co mam zrobić, udzielić wskazówki. Chcesz biegać zaraz po wstaniu? Zawieś sportowe ubrania na klamce od drzwi Twojej sypialni. Chcesz pamiętać, gdzie dałeś klucze od mieszkania, auta czy portfel? Ustal stałe miejsce w Twoim domu, gdzie będziesz trzymał te przedmioty, które do perfekcji opanowały sztukę znikania.

Chcesz mieć lepsze relacje?

1) korzystaj z powiadomień – jednym z nawyków, które w sobie wyrobiłem, jest składanie życzeń urodzinowych moim znajomym z facebooka i linkedina. Nie muszę pamiętać, kto kiedy obchodzi swoje święto (w przypadku 1,5 tysiąca znajomych byłoby to bardzo trudne). Zamiast tego zdaję się na system przypomnień, którego nie muszę nawet programować. Jest na wyciągnięcie ręki, działa bez mojej ingerencji. Szkoda z niego nie korzystać. Proste gesty sympatii, które nie wynikają z wyrachowania (nie oczekuję niczego w zamian) świetnie wpływają na relacje. Często złożenie życzeń jest dobrym pretekstem do odświeżenia znajomości i ciekawej rozmowy. Polecam każdemu. To tylko od 2 do 5 minut dziennie, które mocno procentują. Wyrabiasz sobie w ten sposób nawyk nie tylko składania życzeń, ale także myślenia o innych.

2) ustaw przypomnienia – dla najważniejszych osób w naszym życiu warto samemu ustawić przypomnienia. Dokładnie 590 dni temu ustawiłem sobie w ipodzie przypomnienie: Powiedz Aniołkowi, że go kochasz. Zrobiłem to w ramach żartu, bo przecież jeśli kogoś kochamy, nie potrzebujemy żadnych przypomnień. Jednak dzięki temu, że słyszę dwa piknięcia codziennie o 18:00, już prawie od 600 dni, nieprzerwanie daje swojej Żonie znać, jak bardzo ją kocham. Czasem na żywo, czasem dzwoniąc, czasem wysyłając smsa. Najczęściej równo o 18:00, a czasami, gdy mam w tych godzinach spotkanie lub prowadzę szkolenie, robię to przy pierwszej przerwie. 18:00 stała się naszą godziną. Codziennym rytuałem wzmacniającym naszą relacje. Nie muszę aktywnie o tym pamiętać. Nie robię sobie wyrzutów, że jestem złym mężem, bo o czymś zapomniałem. Bo otoczenie mi przypomina, jest moim zapasowym mózgiem, zaufanym asystentem lub niezastąpionym suflerem. Różnie możemy je nazwać.

Unikaj jak ognia popadania w skrajności. Zarówno postawa supermena jak i ofiary jest nieprawdziwa i co gorsza – szkodliwa. Bierz odpowiedzialność za swoje czyny, jednak pamiętaj, że mimo najlepszych intencji i starań, czasami coś nie wyjdzie i to nie z Twojej winy. Zanim jednak pogodzisz się, że tak już musi być, sprawdź czy poprzez ulepszenie otoczenia, nie jesteś w stanie osiągnąć efektu, na którym Ci bardzo zależało.