Miesięczne archiwum: Sierpień 2014

Jak znaleźć czas?

Tourist on the road

Czy Twój czas jest wypełniony zadaniami aż po brzegi?  Pracujesz po 8-10 godzin dziennie, a i tak nie wyrabiasz się z wszystkimi zadaniami? Albo żyjesz w ciągłym stresie, czy uda Ci się wyrobić się w terminie? Jeśli tak, najwyższa pora z tym skończyć. W tym wpisie pokażę, jak to zrobić.

 

Jak już nie az wspominałem:  Czas nie jest problemem. Czas po prostu jest.

Jak mówi Mark Forster, autor rewelacyjnej książki Do it Tomorrow: 

nie jesteśmy w stanie wypriorytetyzować się
z problemu nadmiaru pracy

Żaden system wyznaczania priorytetów i zarządzania sobą w czasie Ci nie pomoże, jeśli masz dużo więcej pracy, niż jesteś w stanie fizycznie wykonać. Przypomnę Ci metaforę, którą posługiwałeś się we wcześniejszym wpisie, która w tym kontekście jest szalenie istotna.

Wyobraź sobie, że potrafisz płynnie żonglować trzema piłkami. Przy czterech piłkach czasem Ci się uda złapać wszystkie, a czasem nie. Zaś przy pięciu i więcej piłkach wszystkie zlatują Ci na ziemię. Zauważ, że to nie jest tak, że dokładając kolejną piłkę, dalej świetnie żonglujesz trzema pierwszymi, a jedyny problem jest z czwartą, piątą czy kolejnymi. Zwiększając liczbę piłek sprawiasz, że nawet żonglowanie tymi trzema, które opanowałeś do perfekcji się sypie.

Podobnie jest z projektami i zobowiązaniami. Jest taka liczba do której świetnie sobie radzimy. Potem jest jeszcze przedział do którego ledwo dajemy radę. A potem jest liczba, przy której zawalamy wszystkie projekty.

Jaka to liczba? Z pewnością każdy człowiek ma swoje wartości przy których radzi sobie świetnie, z problemami i wcale. Ważne jest, by zdawać sobie z tego sprawę i jeśli aktualnie jesteś powyżej tej pierwszej wartości, zmniejszyć liczbę projektów, w które się zaangażowałeś.

Możesz jednak odzyskać swój czas, wykonując kilka prostych kroków:

1. Wypisz wszystkie zobowiązania – zarówno te związane z pracą, jak i z życiem rodzinnym, osobistym i rozwojem hobby. Rozbij grupy zadań (np. wykonywanie zadań w pracy) na pojedyncze elementy (np. tworzenie ofert, branie udziału w spotkaniach, wykonywanie telefonów, tworzenie strategii itp.).

Weź pod uwagę wszystkie stałe zadania, te które wykonujesz:

  • codziennie (odpisywanie na maile, odbieranie telefonów)
  • cotygodniowe (spotkania zespołu, planowanie tygodnia)
  • comiesięczne (płacenie rachunków, tworzenie raportów)

Przypatrz się dokładnie projektom, które realizujesz i rozpisz je na poszczególne grupy zadań.

2. Wpisz jedną z rzymskich cyfr przy każdym zadaniu czy zobowiązaniu, gdzie I będzie oznaczać najistotniejsze zobowiązanie, a kolejne liczby te coraz mniej ważne.

3. Napisz ile godzin tygodniowo potrzebujesz, by wykonać to zobowiązanie na wystarczająco dobrym poziomie – takim, który Ciebie by satysfakcjonował.

4. Zsumuj łączny czas wszystkich zobowiązań.

5. Zastanów się, jaką ilością czasu dysponujesz w ciągu tygodnia.

W moim przypadku jest to 60 godzin. Zakładam, że od poniedziałku do piątku mogę wygospodarować 10 godzin dziennie na wykonywanie wszystkich zadań. W sobotę przeznaczam na zadania 6 godzin, a w niedzielę 4 godziny.

Jeśli jednak chcesz mieć weekendy tylko dla siebie, proponuję założyć, że dysponujesz 50 godzinami tygodniowo.

6. Porównaj wartość czasu Twoich zobowiązań z ilością godzin tygodniowo które masz.

Klienci, z którymi pracowałem, prawie zawsze mieli wyższą wartość zobowiązań niż wartość posiadanego czasu. W jednym przypadku było to nawet dwukrotnie więcej. Piotr miał do dyspozycji 50 godzin tygodniowo, a na wykonywanie wszystkich zobowiązań na wystarczająco dobrym poziomie potrzebował aż 100 godzin. Nic więc dziwnego, że non-stop był przepracowany i z wieloma rzeczami nie był w stanie się wyrobić. Po zrobieniu tego ćwiczenia odkrył źródło swoich problemów i w dużej mierze się od niego uwolnił, poprzez zmniejszenie liczby zobowiązań.

Jeśli u Ciebie również liczba godzin potrzebnych do wykonania zadań przewyższa dostępny czas, masz 3 możliwości:

a) świadomie zrezygnuj z części zobowiązań – przestań chodzić na spotkania organizacji, do której należałeś. Przestań udzielać się na forum internetowym, czytać 5 różnych blogów branżowych. Wyeliminuj te zobowiązania, które oceniłeś najniżej.

Nawet jeśli do czegoś się przed kimś zobowiązałeś, zawsze warto porozmawiać z tą osobą na ten temat. Często szczera rozmowa, podczas której pokażesz, że nie jesteś w stanie wykonać danego zadania wystarcza. Ludzie rozumieją, że sytuacja dynamicznie się zmienia i wolą z góry wiedzieć, że nie dasz rady czegoś zrobić niż dostać od Ciebie pracę o niskiej jakości, którą i tak będą musieli poprawiać.

b) zawieś zobowiązania – zamiast całkiem z czegoś zrezygnować, możesz czasowo zawiesić pracę nad jednym z projektów.

Sam mam 20 projektów, którymi chciałbym się zająć, jednak mam dość czasu, by pracować tylko nad 4 z nich. Pozostałe czekają na liście rezerwowej. Jak tylko skończę jeden z projektów, wtedy mogę zająć się kolejnym.

c) zdeleguj zobowiązania – jeśli Twój czas zabierają zadania, które może wykonać ktoś inny, bez dużego uszczerbku na jakości, zdeleguj je.

Znajdź pracownika bądź firmę, która zrobi to za Ciebie. A zaoszczędzony czas wykorzystaj na zadania, w których możesz wykorzystać pełnię swojego potencjału. Jeśli godzina Twojej pracy warta jest 50 zł, a dane zadanie może wykonać równie dobrze ktoś inny, pracując za 25 zł za godzinę – zleć mu je. Na każdej godzinie pracy nad tym zadaniem zaoszczędzisz 25 zł.

Eliminuj, zawieszaj i deleguj zobowiązania tak długo, aż dojdziesz do zobowiązań zajmujących 50 godzin tygodniowo (lub innej wartości czasu, którą masz do dyspozycji). W ten sposób znajdziesz czas na to, co najistotniejsze.

Aby uwolnić się od nadmiaru obowiązków nie wystarczy, że rzetelnie wykonasz to ćwiczenie i pozbędziesz się balastu. Bardzo ważne, by podczas następnych tygodni, nie dociążyć swojego balonu zadaniami do tego stopnia, że spadnie z hukiem na ziemię.

Nie znaczy to oczywiście, że jeśli przyjdzie do Ciebie Klient, który chce Ci dać olbrzymie zlecenie powiesz mu: Bardzo mi przykro, ale nie mam kiedy się tym zająć. Proszę się zgłosić za 2 miesiące, jak zakończę jeden ze swoich projektów.

Możesz przyjąć kolejne zlecenie (zobowiązanie), jeśli jest ono dla Ciebie bardziej opłacalne niż dotychczasowe lub szef tak Ci każe. Ważne jest jednak, by w momencie przyjmowania nowych obowiązków, podjąć świadomą decyzję, które z dotychczasowych wyeliminujesz, zawiesisz lub zdelegujesz. Jeśli jesteś pracownikiem – porozmawiaj na ten temat z przełożonym. Powiedz: Dobrze Szefie, mogę się tym zająć. Powiedz mi tylko proszę, które z dotychczasowych zadań mogę zawiesić na czas pracy nad tym zadaniem?

Bądź strażnikiem swojego czasu. Naucz się mówić Nie. Jeśli jesteś zajętym człowiekiem, który ma więcej wartościowych projektów do zrealizowania niż czasu, niech Nie stanie się Twoją domyślną odpowiedzią. Gdy Ty zaczniesz szanować swój czas, ludzie też zaczną to robić.

Pamiętaj, że nie można się wypriorytetyzować z problemu nadmiaru pracy. Jedyny sposób, by wyeliminować stres ze swojego życia i zacząć się z wszystkim wyrabiać, to zmniejszenie liczby zobowiązań. Możesz to zrobić rezygnując z części zadań, zawieszając je lub delegując.

Opór – główny sprawca zła w Twojej efektywności

Homemaker washing dishes

Dla większości z nas opór jest główną przyczyną, decydującą o tym, że nasze życie nie wygląda tak, jakbyśmy chcieli. Nie brak czasu, nie brak pieniędzy czy umiejętności, ale właśnie opór. Czytając dzisiejszy wpis dowiesz się, jak opór działa i jak można sobie z nim poradzić.

Zig Ziglar, amerykański mówca motywacyjny, trafnie zauważył, że:

Główną przyczyną smutku i poczucia klęski jest oddawanie tego, czego pragniesz najbardziej za to, czego pragniesz teraz.

Pozwolę sobie lekko zmodyfikować powyższą wypowiedź:

Główną przyczyną problemów w naszym życiu jest uleganie oporowi, który sprawia, że zamiast robić to, co wartościowe i wymagające, robimy to, co łatwe i znane. 

 

I. Czym jest opór i skąd się bierze?

Psychologiczny opór to zjawisko polegające na przeciwstawianiu się czemuś, co zostanie zakwalifikowane jako niebezpieczne lub niekorzystne.

W niektórych sytuacjach opór może być korzystny:

  • gdy ktoś próbuje nas zmusić, co zrobienia czegoś, na co nie mamy ochoty (kupienia produktu, którego nie potrzebujemy)
  • gdy powstrzymuje nas przed zrobieniem czegoś niemoralnego lub karalnego (pracą na czarno, sfałszowaniem zeznania podatkowego)
  • gdy zapobiega ryzykownemu zachowaniu (wspinanie się po ściance bez zabezpieczenia)

Problem zaczyna się jednak w sytuacji, w której czujemy opór przed zadaniem, które jest dla nas korzystne i wartościowe, ale psychologicznie trudne.

Najprościej mówiąc, opór bierze się z lęku. Boimy się, że:

a) nie wiemy jak dane zadanie wykonać

b) zadanie może nam nie wyjść, a przez to zrobimy z siebie głupków lub stracimy cenne zasoby (czasowe, finansowe)

Im trudniejsze wydaje się zadanie (ze względu na niejasne działania, które trzeba podjąć, ryzyko niepowodzenia lub ilość pracy, którą trzeba wykonać), tym silniejszy opór przed nim czujemy i w efekcie wybieramy inne, łatwiejsze zadania. Mamy bowiem tendencję do podążania po linii najmniejszego oporu.

II. Jak działa opór? 

Mark Forster, w świetnej książce Get everything done and still have time to play, wyróżnia

4 prawa oporu

1. Opór przed zadaniem rośnie za każdym razem, gdy odłożymy je na później.

Myślę, że wszyscy doskonale znamy to z własnego doświadczenia. Planujemy wykonać zadanie w poniedziałek. Jednak na początku tygodnia byliśmy tak zajęci różnymi sprawami, że przesunęliśmy je na wtorek. We wtorek jakoś też się nie złożyło i przerzuciliśmy zadanie na środę, czwartek, a potem piątek. W piątek siadamy i myślimy: Boże! tylko nie to zadanie, zupełnie nie mam na nie dzisiaj siły.

Coś, co na początku wyglądało zupełnie niewinnie, może przerodzić się w prawdziwego potwora, tylko przez to, że wielokrotnie odkładamy zrobienie tego zadania na później.

2. Opór przed zadaniem maleje, gdy zaczniemy je wykonywać.

To prawo może wytłumaczyć piękne polskie przysłowie: Nie taki diabeł straszny, jak go malują. Gdy poświęcimy zadaniu chwilę swojej uwagi i zaczniemy nad nim pracować, szybko może się okazać, że wcale nie jest ono takie trudne. Że szybko udało nam się zdecydować jak je ugryść, a potem doprowadzić do ukończenia.

Często strach przed czymś jest dużo nieprzyjemniejszy niż sama czynność. Możesz go wyeliminować poprzez działanie.

3. Kiedy zostanie osiągnięta pewna krytyczna wartość oporu, szansa na wykonanie tego zadania spada niemal do zera.

Pewnie i w tym przypadku jesteś w stanie znaleźć przykład zadania, którego miałeś tak serdecznie dość, że w końcu albo zrezygnowałeś całkiem z jego wykonania albo wynająłeś kogoś za pieniądze, żeby je zrobił za Ciebie.

Mając świadomość tego prawa, nie dopuszczaj do sytuacji, w których opór jest już na tyle silny, że uniemożliwia Ci wykonanie ważnego dla Ciebie zadania.

4. Po przekroczeniu krytycznego poziomu oporu, jesteśmy w stanie wykonać zadanie, tylko w sytuacji, gdy ból związany z nie wykonaniem zadania (i odczuwalny opór) będzie silniejszy niż ten związany ze zrobieniem zadania.

Być może jest w Twojej pracy zadanie, które powierzył Ci szef lub Klient, które od samego początku Ci się nie podobało. Standardowo odkładałeś je na później, jak długo się dało i opór przed nim przekroczył krytyczny próg. Jeśli jednak Szef lub Klient przyjdzie do Ciebie i bardzo stanowczo upomni się o wykonanie tego zadania, grożąc zwolnieniem lub wypowiedzeniem umowy wartej kilkadziesiąt tysięcy złotych, będziemy w stanie przełamać opór i zrobić to zadanie. Jeśli negatywne konsekwencje związane z nie zrobieniem tego zadania będą bardziej bolesne niż wykonanie zadania.

 

III. Sposoby na przezwyciężenie oporu

1. Świadomie zrezygnuj ze zrobienia zadania

Być może w chwili nierozwagi zgodziłeś się na wykonanie zadania, które wcale nie będzie dla Ciebie korzystne. Jeśli tak właśnie jest, porozmawiaj szczerze z odpowiednią osobą i powiedz jej, że jednak nie będziesz w stanie tego dla niej zrobić.

Być może zadanie, które sobie wymyśliłeś miesiąc temu i jeszcze go nie zrobiłeś, przestało być aktualne – teraz już nie ma sensu go wykonywać.

Bez względu na okoliczności, ważne jest byś podjął świadomą decyzję, że nie będziesz się zajmował zadaniem, przed którym odczuwasz opór.

Możesz całkiem zrezygnować z zadania lub zawiesić jego wykonanie, np. na najbliższe pół roku albo do czasu wykonania innego projektu. Sam posiadam 20 projektów, które chciałbym zrealizować, ale aktywnie pracuję tylko nad 4 z nich. Pozostałe czekają w zamrażarce. Jak tylko skończę jeden z aktualnych projektów, wtedy wyciągnę jeden z zamrożonych.

Oczywiście świadoma rezygnacja nie zawsze będzie możliwa lub korzystna. Pamiętaj jednak o tej opcji i korzystaj z niej, jak tylko będzie się dało. Zamiast odkładać na później decyzję dotyczącą kolejnego projektu czy zadania, zdecyduj czy w ogóle będziesz się tym zajmować czy nie.

2. Wykonaj zadanie.

a) działaj szybko. Skoro im dłużej z czymś zwlekamy, tym mniejszy opór się wytwarza – powinniśmy możliwie szybko wziąć się za trudne i wartościowe zadania, po tym jak je wymyślimy lub ktoś je nam powierzy. Gdy tylko dostajesz nowe zadanie, przy którym jest zagrożenie, że może wywoływać silny opór, zacznij nad nim pracować, tak szybko jak to możliwe. Nie musisz go od razu ukończyć. Czasem wystarczy tylko 5 minut aktywnej pracy nad nim, by okazało się, że wcale nie jest takie straszne.

Wyrób w sobie nawyk, by zaczynać pracę nad każdym nowym trudnym zadaniem najpóźniej następnego dnia. W ten sposób opór nie zdąży narosnąć do tego stopnia, że nie dasz rady wykonać zadania.

b) dziel duże zadania na mniejsze. Jeśli przeraża Cię wielkość zadania, podziel je na wiele małych zadań. Myśl o poradzeniu sobie z maluchem będzie wywoływała dużo mniejszy opór niż walka z gigantem.

Ta technika działa na dwa sposoby:

(1) 10 zadań po 30 minut budzi dużo mniejszy opór niż jedno zadanie 300-minutowe
(2) możesz rozdysponować te 10 zadań po 30 minut na kilka dni, np. pracując nad nimi godzinę od poniedziałku do piątku. Opór często wynika też z monotonii, nie mamy ochoty przez 6 godzin robić cały czas to samo. Dlatego właśnie rozłożenie dużego zadania na cały tydzień tak dobrze się sprawdza.

c) wyznaczaj najbliższe działania. Zapisz jaka jest pierwsza, fizyczna czynność, którą należy wykonać, żeby zrealizować to zadanie – np. zadzwoń do Kasi, wyślij maila do Pana Jacka, otwórz plik w Wordzie. Gdy jasne staje się dla Ciebie, co jako pierwsze powinieneś zrobić, opór maleje.

d) pracuj w blokach czasu. Powiedz sobie, że zajmiesz się tym zadaniem tylko przez 5 minut. Włącz stoper i zacznij działać. Gdy usłyszysz alarmowy sygnał masz pełne prawo skończyć pracę nad zadaniem i zająć się czymś innym. Jeśli jednak masz ochotę, możesz dalej popracować nad tym zadaniem.

Dodatkowa korzyść z nadpoczęcia zadania polega na tym, że nasz umysł ma silną potrzebę ukończenia. Jeśli przerwiemy zadanie w połowie, będzie nas ciągnąć, żeby je dokończyć.

Najcześciej 5-minutowe nadgryzienie zadania w zupełności wystarcza. Jeśli jednak nawet po tym czasie, czujesz silny opór przed zadaniem – nastaw stoper na 10 minut i popracuj nad jego wykonaniem. Potem na 15-minut, 20-minut i 25-minut. Stopniowo wydłużaj czas pracy nad wyjątkowo trudnym zadaniem, aż do momentu przełamania oporu. Gdy usłyszysz dźwięk alarmu zrób sobie krótką, 2-3 minutową przerwę w nagrodę za bycie nieustraszonym.

e) zwiększaj ból nie zrobienia czegoś. Czwarte prawo oporu mówi, że po przekroczeniu pewnego poziomu oporu, jesteśmy w stanie wykonać zadanie, tylko w sytuacji jeśli ból nie zrobienia zadania jest wyższy niż wzięcia się za nie. Nawet jeśli bardzo nie chce Ci się płacić czynszu za mieszkanie, to perspektywa wywalenia Cię na bruk jest bardziej bolesna niż płacenie.

Możesz sztucznie zwiększać ból nie wykonania działania. Najprościej jest postawić na szali swoją reputację. Zobowiąż się przed żoną, mężem, szefem lub ważnym klientem, że zrobisz coś do konkretnego dnia. Perspektywa nie dotrzymania słowa i rozczarowania szefa czy klienta, a także idących za tym konsekwencji, może być znacznie boleśniejsza niż pochylenie się nad trudnym zadaniem.

f) powiedz sobie wcale nie będę teraz czyścił biurka, poukładam tylko te trzy kartki. W ten sposób skłaniasz swój reaktywny umysł, który wywołuje opór przed rożnymi zadaniami, do spuszczenia gardy i umożliwienia Ci działania. Jeśli po ułożeniu trzech kartek dalej czujesz opór przed sprzątaniem, użyj tej sztuczki jeszcze kilka razy: wcale nie będę czyścił biurka, odłożę tylko te spinacze na swoje miejsce

Opór jest czymś naturalnym i zawsze będzie się pojawiał. Powinniśmy się jednak nauczyć go przezwyciężać oraz minimalizować jego wpływ na nasze działania. Jeśli to zrobimy, osiąganie naszych celów stanie się znacznie łatwiejsze.

Jak budować swoją wiarygodność i autorytet

Golf Swing

Aby przekonać słuchaczy do tego, co mamy do powiedzenia, potrzebujemy zbudować swoją wiarygodność i autorytet. Jak to jednak zrobić umiejętnie, by zamiast jako ekspert nie zostać odebranym jako nadęty bufon? O tym w dzisiejszym wpisie.

1. Graj statusem (przypomnienie)

Wspominałem poprzednio, że pomiędzy mówcą i publicznością rozgrywa się gra statusowa. Im wspanialszy prezenter się będzie wydawał,  im więcej sukcesów ma na koncie, tym gorzej poczują się słuchacze w wyniku porównania pomiędzy swoimi osiągnięciami, a tym, co do tej pory udało się zrobić mówcy.

Mówiąc językiem gier statusowych: im wyższy status będzie miał mówca, tym niższy publiczność. W poprzednim wpisie pokazywałem, że poprzez obniżenie swojego statusu (zażartowanie z siebie, powiedzenie o błędzie, który się popełniło) mówca może nieco zmniejszyć różnice w statusie, pomiędzy nim a publicznością. Drugi sposób to podniesienie statusu słuchaczy poprzez docenienie organizacji, w której działają lub ich chęci do uczenia się i rozwoju.

Dzisiaj pokażę kilka innych sposobów.

2. Stosuj dobry PR

Wyobraź sobie mężczyznę, który opowiada o swoich podbojach miłosnych. Mówi o tym, jak świetnym jest kochankiem, że kobiety same do niego lgną i zawsze są wniebowzięte, gdy obdarzy je swoją uwagą. Przechwala się zarówno liczbą zdobytych kobiet, jak i ich jakością – wszystkie oczywiście były niezwykle atrakcyjne i inteligentne. Jak byś zareagował na taką wypowiedź?

Prawdopodobnie popatrzyłbyś na niego z politowaniem. Znamy wielu takich erotomanów gawędziarzy i zdecydowana większość z nich jest teoretykami. Próbują sprzedać nam bajeczki, w które sami chcieliby wierzyć. Mężczyzna z wymienionego przykładu z pewnością nie zaskarbiły sobie wiarygodności ani autorytetu w Twoich oczach. Uzyskałby raczej efekt odwrotny z zamierzonym. Uznałbyś, że nie warto go słuchać, bo albo kłamie albo jest skończonym bucem.

Wyobraź sobie teraz inny scenariusz. Spotykasz urodziwą i inteligentną  kobietę, która opowiada o niedawno poznanym mężczyźnie. Mówi o tym, jaki jest czarujący i jak świetnie się czuła w jego towarzystwie. Za każdym razem, gdy obdarzał ją uwagą, była wniebowzięta. Okazał się też być niezrównanym kochankiem.

Co pomyślałbyś o mężczyźnie, o którym opowiadała ślicznotka? Być może: chciałbym być taki jak on! To jest gość! Niech mnie nauczy, jak to się robi!

Na tym poleca różnica pomiędzy samochwalstwem a dobrym PRem. W pierwszym przypadku Ty przedstawiasz o sobie informacje, które mają ukazać Cię w dobrym świetle. W drugim robi to ktoś za Ciebie. W obu sytuacjach obie osoby mogą nawet używać bardzo podobnych sformułowań. To czy w nie uwierzymy zależy jednak od tego, z czyich ust padają. Chwalenie samego siebie nie jest wiarygodne. Chwalenie kogoś innego dużo bardziej.

Jeśli romantyczny przykład nie do końca Cię przekonuje, pomyśl o tym w kategoriach remontowej firmy do wynajęcia. Jakim informacjom bardziej zaufasz, tym które znalazłeś na stronie internetowej tej firmy czy opiniom o niej w internecie? Albo słowom ludzi, u których ta firma wykonywała remont?

Zadbaj więc o to, by mieć dobry PR a nie być samochwałą. Jak to zrobić?

Znajdź osobę, która Cię zapowie i dostarcz jej gotowy tekst.

Drodzy Państwo, za chwilę wystąpi przed Wami niezwykle doświadczony trener. Jego usługi polecają wielkie i szacowane firmy takie jak Volvo, Google czy IMB. Jest autorem poczytnego bloga, bestsellerowych kursów internetowych i książek, a także wykłada na prestiżowym uniwersytecie. Dziś podzieli się z Państwem swoim doświadczeniem i najlepszymi praktykami biznesowymi. Powitajmy brawami Pana X Y!

Po takiej zapowiedzi większość słuchaczy nie będzie się mogła doczekać wystąpienia.

Jeśli to tylko możliwe, poszukaj człowieka, który będzie Cię mógł zapowiedzieć. Nie licz jednak na jego inwencję twórczą. Nikt nie zna Ciebie i Twoich osiągnięć tak dobrze, jak Ty sam. Dlatego dostarcz mu gotowy tekst zapowiedzi i spytaj czy mógłby go wygłosić. Oczywiście jeśli chce zmienić kilka sformułowań, nie ma w tym nic złego. Nawet lepiej będzie, jeśli dobierze swoje określenia – naturalne dla jego stylu wypowiedzi. Ważne jednak, by wymienił wszystkie punkty (osiągnięcia), na których Tobie zależy.

3. Stań na ramionach olbrzymów.

Jeśli jednak nie masz imponującego CV albo nie udało Ci się znaleźć osoby, która mogłaby Cię zapowiedzieć, możesz skorzystać z innego sposobu budowania autorytetu. Mark Leary w swojej książce Sztuka autoprezentacji nazywa to pławieniem się w odbitym blasku.

Możesz w prosty sposób korzystać z osiągnięć innych ludzi i użyć  ich autorytetu do budowania własnego. Jak?
a) używając cytatów
b) przytaczając badania naukowe
c) przytaczając historie z życia znanych osób

Wtedy blask uznanych ekspertów spłynie na Ciebie. Aby jednak zrobić to skutecznie, trzeba przestrzegać kilku zasad:

1. Bądź konkretny.

  • Zamiast mówić: pewien mądry człowiek kiedyś powiedział …
  • powiedz: jak napisał Ludwig von Mises w swojej książce Ludzkie działanie
  • Zamiast użyć sformułowania: jak odkryli amerykańscy badacze…
  • powiedz: jak wynika z badania Stanleya Milgrama z 1963 roku…

Im dokładniej podasz swoje źródło, tym będzie ono, bardziej wiarygodne. A w efekcie, ludzie łatwiej uwierzą Twoim słowom.

2. Bądź rozsądny.

Mimo iż Albert Einstein jest uważany na jednego z najinteligentniejszych ludzi, którzy kiedykolwiek stąpali po Ziemi, powoływanie się na niego w temacie żuczków gnojarków albo poezji antycznej niekoniecznie będzie dobrym rozwiązaniem. Dlaczego? Ponieważ nie był on ekspertem w żadnym z tych dwóch tematów. Autorytet nie jest i nie powinien być czymś globalnym (on jest mądrym człowiekiem, dlatego warto go słuchać w każdej sprawie). Eksperci są ekspertami w wąskim przedziale swojej specjalizacji. W tych tematach powinniśmy ich słuchać z uwagą. W pozostałych ich głos jest tak dobry, jak mój czy Twój.

3. Bądź elastyczny.

Zastanów się, kogo Twoja grupa docelowa uważa za autorytet i z czyim zdaniem się będzie liczyć. Jeśli będziesz przemawiać do grupy zadeklarowanych ateistów powoływanie się na Richarda Dawkinsa czy Sama Harrisa  z pewnością pomoże Ci zbudować autorytet, jednak cytowanie Jana Pawła II już niekoniecznie. I odwrotnie. Jeśli przemawiasz do wspólnoty chrześcijańskiej myśli Jana Pawła II będą przydatne w budowaniu wiarygodności, natomiast tezy Richarda Dawkinsa czy Sama Harrisa z pewnością nie spotkają się z ciepłym przyjęciem.

4. Używaj przykładów z życia wziętych

Ludzie są zainteresowani czymś, co pomoże im w życiu. Choć Kurt Lewin powiedział, że Nie ma nic bardziej praktycznego niż dobra teoria większość publiczności może być innego zdania. Zamiast słuchać o tym, co dobrze działa w teorii, będą bardziej zainteresowani tym, co dobrze działa w praktyce. Pokazanie, że jest się praktykiem, ma się empiryczne doświadczenie w danej kwestii, z pewnością zbuduje naszą wiarygodność i autorytet. Nie wystarczy jednak mówić: Z mojego doświadczenia wynika, że… bo z naukowego punktu widzenia to jeden z najsłabszych argumentów, który można użyć. Warto jednak omawiać konkretne sytuacje nad którymi pracowaliśmy, konkretne problemy, które mieli nasi Klienci. Warto opowiedzieć o tym, które z proponowanych przez nas rozwiązań wypaliły, a które zakończyły się fiaskiem.

5. Bądź szczery

Przyznawaj się otwarcie do błędów i pokazuj, że bliskie są Ci problemy, z którymi może zmagać się Twoja publiczność. Zgrywanie ideału jest bardzo kiepską strategią z punktu widzenia budowania autorytetu, bo albo ludzie i tak Ci nie uwierzą, że jesteś taki wspaniały, a mogą Cię wziąć za bufona, albo stwierdzą, że nigdy nie będą tak wspaniali jak Ty i przez to Twoje rozwiązania im się nie przydadzą.

Jeśli dostaniesz pytanie z Twojego obszaru specjalizacji, na które nie znasz odpowiedzi masz dwie możliwości:
a) przyznaj się do tego, że nie wiesz, ale sprawdzisz tę informację i dasz ludziom znać – publikując wpis na blogu, facebooku czy wysyłając odpowiedź mailowo
b) powiedz, że to ciekawa kwestia, ale uważasz, że jej omówienie zajmie za dużo czasu i że warto byłoby teraz zająć czymś innym

Twoją wyjściową opcją powinno być przyznanie się do niewiedzy. Nawet jako ekspert nie musisz wiedzieć wszystkiego. Jeśli jednak ktoś zada Ci podstawowe pytanie z Twojej dziedziny i powiedzenie Nie wiem byłoby dla Ciebie kompromitujące, wtedy możesz próbować się ratować drugą możliwością.

Nigdy jednak nie ściemniaj. Nie udawaj, że wiesz, nie improwizuj, nie używaj mądrze brzmiących sformułowań, tylko po to, by coś odpowiedzieć. Wiarygodność, tak jak zaufanie, buduje się stopniowo. Można je jednak błyskawicznie stracić, a później bardzo trudno będzie je odzyskać.

Aby zbudować swoją wiarygodność graj statusem, znajdź człowieka, który dobrze zapowie Twoje wystąpienie, wspieraj się autorytetem innych ludzi, używaj praktycznych przykładów i bądź szczery. Jeśli to zrobisz, ludzie z chęcią zaufają Twoim słowom.

A właśnie, że masz wystarczająco dużo czasu!

Old clock face

„Ach, gdybym tylko miał więcej czasu!” „Gdyby doba miała 48 godzin, wtedy bym się ze wszystkim wyrobił”. Najczęściej jesteśmy przekonani, że największy problem związany z czasem, to jego niedostatek. Gdydy czasu było więcej, to zniknęłyby wszystkie nasze troski, a zarządzanie sobą czy zadaniami stałoby się banalne. W tym wpisie, chcę Cię przekonać, że założenie to jest z gruntu nieprawdziwe. Masz wystarczającą ilość czasu i nawet o tym nie wiesz! Jak to możliwe?

Wyobraź sobie następującą sytuację.

Ruch obrotowy Ziemi zwalnia (dzięki boskiej interwencji nie wyrządza to żadnych szkód) i doba wydłuża się dwukrotnie. Trwa teraz 48 godzin. Czy dzięki temu łatwiej byłoby Ci wykonać wszystkie Twoje zadania? Czy sprawiłoby to, że teraz będziesz ze wszystkim na czas? Na pierwszy rzut oka, może się tak wydawać.

Śmiem jednak twierdzić, że gdyby ludzie mieli dwa razy więcej czasu niż obecnie, niewiele by to zmieniło. Dlaczego?

Głównym problemem nie jest brak czasu, a złe zarządzanie swoją uwagą.

Czas nie jest problemem. Czas po prostu jest. Płynie niezależnie od tego, co robimy. To, w jaki sposób lokujemy swoją uwagę, jest zarówno źródłem problemu, jak i jego rozwiązaniem. Naszą uwagę mogą zyskać rozmaite osoby, zadania i zdarzenia. Część z nich jest istotna, a część trywialna. Smutne jest to, że trywialne sprawy dużo łatwiej przejmują naszą uwagę i to im poświęcamy większość czasu. Dlaczego się tak dzieje? Wszystkiemu winny jest opór.

Zadania ważne, wartościowe są zazwyczaj trudne, z dwóch powodów:
a) nie wiemy dokładnie, jak się za nie zabrać
b) jest szansa, że nam nie wyjdą

Nic więc dziwnego, że odczuwamy na myśl o nich strach, niepokój i właśnie opór.

Z drugiej strony mamy zadania trywialne:
a) doskonale wiemy, jak je robić – w przeszłości wielokrotnie się już nimi zajmowaliśmy
b) są proste, ryzyko że zakończą się porażką jest praktycznie zerowe.

W efekcie te zadania wydają się bezpieczne i czujemy przed nimi dużo mniejszy opór.

Zazwyczaj idziemy po linii najmniejszego oporu, bo to jest dla nas emocjonalnie najłatwiejsze, wymaga najmniej energii czy siły woli. Dlatego właśnie trywialne zadania triumfują.

Opór występuje w kilku postaciach:

a) prokrastynacji, czyli odkładania spraw na później.

Zrobiłbym to, ale mi się nie chce albo się boję, że mi nie wyjdzie. Odłożę to na jutro.

A jutro wcale nie jest łatwiej. Wręcz przeciwnie – pierwsze prawo oporu mówi, że opór narasta za każdym razem, kiedy coś odkładamy na później. Im dłużej czekamy z wykonaniem zadania, tym większy opór będziemy odczuwać przed jego wykonaniem. Aż dojdziemy do takiego momentu, że wykonanie tego zadania będzie graniczyło z cudem.

b) zajętości

Prokrastynację najczęściej utożsamiany z lenieniem się. Zamiast wziąć się do pracy, ktoś ogląda seriale, gra na komputerze czy przesiaduje godzinami na fejsie. Jednak opór, który odczuwamy przed trudnymi zadaniami, potrafi działać też bardziej subtelnie.

Idziemy do pracy i wykonujemy w niej różnego rodzaju działania przez 6, 8 czy nawet 10 godzin. Pracujemy dużo i wytrwale. Szkoda tylko, że nie nad tym, nad czym powinniśmy. Jesteśmy bardzo zajęci wykonywaniem zadań, które są proste. Wiemy, jak się za nie zabrać i co należy zrobić na każdym kroku. Czujemy przed nimi mniejszy opór. W efekcie dostarczamy sobie świetnej wymówki.  Jestem tak zajęty, że nie mam kiedy zająć się tymi trudnymi zadaniami, nawet jak bym chciał.

c) reagowanie na nagłe wypadki

Inny sposób, w który próbujemy zagłuszyć swoje produktywnościowe sumienie, to reagowanie na nagłe wypadki i kryzysy. Telefon dzwoni – trzeba go odebrać. Dostałem maila – muszę na niego odpisać. Klient chce dostać ode mnie ofertę – muszę mu ją przygotować. Szef daje mi zadanie – muszę się tym zająć. Natychmiast. Porzucam swój plan z listą wartościowych zadań, przed którymi odczuwam jednak silny opór i biorę się za pilne zadania, które właśnie się pojawiły. Brzmi znajomo? Nawet jeśli nie robimy tak przez cały czas, to z pewnością zdarza nam się takie postępowanie.

Nie chcę oczywiście powiedzieć, że nie powinniśmy wcale odbierać telefonów, odpisywać na maile czy przygotowywać oferty dla Klientów. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy faktycznie jest to nagły wypadek i muszę to zrobić w tej chwili? Najczęściej przeceniamy pilność zadań. Prawdziwe nagłe wypadki (nasz bliski trafił do szpitala, zalało mieszkanie lub wybuchł w nim pożar, dzwoni Klient, który chce złożyć zamówienie naszego życia) zdarzają się bardzo rzadko. Jeden w tygodniu to już bardzo często. Najczęściej jednak zachowujemy się zupełnie inaczej. Każdą prośbę od Klienta lub Szefa traktujemy jak nagły wypadek. Zastanów się jednak czy coś się stanie, jeśli zajmiesz się powierzonymi przez nich zadaniami jutro? Jeśli tak, zrób to od razu. Jeśli nie – będziesz miał jednodniowy bufor czasowy, dzięki któremu będziesz mógł wszystko sobie dobrze zaplanować. Będziesz mógł zgrupować ze sobą podobne zadania i przeznaczyć na nie pewną jednostkę czasu, np. 25 minut.

Która z tych dwóch opcji wydaje Ci się sensowniejsza?

a) zajmujesz się pracą – dostajesz maila – odpisujesz na niego – wracasz do pracy – dostajesz kolejnego maila – odpisujesz na nie – itd.

b) czekasz jeden dzień (pół dnia) aż nazbiera Ci się odpowiednia ilość maili, po czym hurtowo odpisujesz na wszystkie wiadomości – a potem zajmujesz się swoją pracą?

Mam nadzieję, że nie masz wątpliwości, że drugie podejście będzie znacznie skuteczniejsze. Przeskakiwanie pomiędzy zadaniami mocno wybija z rytmu. Druga z tych opcji pozwala zachować koncentrację.

Wróćmy teraz do problemu braku czasu.

Jeśli ktoś nie potrafi skutecznie poradzić sobie z oporem i w efekcie odkłada sprawy na później, jest ciągle czymś zajęty i reaguje na nagłe wypadki, dodatkowy czas nic mu nie da.

To tak jakby nalać większy strumień wody do durszlaka. Jeśli w naczyniu są dziury, woda i tak z niego wypłynie, bez względu na to, jak duży strumień będzie do niego wpływać. Jeśli nieumiejętnie wykorzystujemy swój czas, większa ilość czasu nie jest najskuteczniejszym rozwiązaniem.

Ludzie odkładający sprawy na później wytworzą tylko większy opór przed zadaniami, których się boją.

Osoby zajęte i odpowiadające na nagłe wypadki będą w stanie wykonać więcej trywialnych zadań.

Prawdziwą zmianę można dokonać nie poprzez zwiększanie czasu, a właściwe kierowanie swoją uwagą.

Poniżej przedstawię skrótowo kilka recept, jak można to zrobić, a w kolejnych wpisach będę je rozwijał.

1. Jak poradzić sobie z oporem?

a) działaj szybko. Skoro im dłużej z czymś zwlekamy, tym mniejszy opór się wytwarza – powinniśmy możliwie szybko wziąć się za trudne i wartościowe zadania, po tym jak je wymyślimy lub ktoś je nam powierzy.

b) dziel duże zadania na mniejsze. Jeśli przeraża Cię wielkość zadania, podziel je na wiele małych zadań. Myśl o poradzeniu sobie z maluchem będzie wywoływała dużo mniejszy opór niż walka z gigantem.

c) wyznaczaj najbliższe działania. Zapisz jaka jest pierwsza, fizyczna czynność, którą należy wykonać, żeby zrealizować to zadanie – np. zadzwoń do Kasi, wyślij maila do Pana Jacka, otwórz plik w Wordzie. Gdy jasne staje się dla Ciebie, co jako pierwsze powinieneś zrobić, opór maleje.

d) pracuj w blokach czasu. Powiedz sobie, że zajmiesz się tym zadaniem tylko przez 5 minut. Włącz stoper i zacznij działać. Gdy usłyszysz alarmowy sygnał masz pełne prawo skończyć pracę nad zadaniem i zająć się czymś innym. Jeśli jednak masz ochotę, możesz dalej popracować nad tym zadaniem. Drugie prawo oporu mówi, że opór zmniejsza się w chwili podjęcia działania i podczas jego wykonywania.

Dodatkowa korzyść z nadpoczęcia zadania polega na tym, że nasz umysł ma silną potrzebę ukończenia, choćby jakiegoś, etapu. Jeśli przerwiemy zadanie w połowie, będzie nas ciągnąć, żeby je dokończyć.

e) zwiększaj ból nie zrobienia czegoś. Czwarte prawo oporu mówi, że po przekroczeniu pewnego poziomu oporu, jesteśmy w stanie wykonać zadanie, tylko w sytuacji jeśli ból nie zrobienia zadania jest wyższy niż wzięcia się za nie.

Nawet jeśli bardzo nie chce Ci się płacić czynszu za mieszkanie, to perspektywa wywalenia Cię na bruk jest bardziej bolesna niż płacenie.

Możesz sztucznie zwiększać ból nie wykonania działania. Najprościej jest postawić na szali swoją reputację. Zobowiąż się przed żoną, mężem, szefem lub ważnym klientem, że zrobisz coś do konkretnego dnia. Perspektywa nie dotrzymania słowa i rozczarowania małżonka, szefa czy klienta, a także idących za tym konsekwencji, może być znacznie boleśniejsza niż pochylenie się nad trudnym zadaniem.

2. Odpowiednia liczba zobowiązań czy projektów.

Nawet jeśli umiemy już radzić sobie z oporem, to jeszcze nie wszystko. Żaden system skuteczności osobistej i przezwyciężania oporu Ci nie pomoże, jeśli masz zbyt wiele zobowiązań.

Wyobraź sobie, że potrafisz płynnie żonglować trzema piłkami. Przy czterech piłkach czasem Ci się uda złapać wszystkie, a czasem nie. Zaś przy pięciu i więcej piłkach wszystkie zlatują Ci na ziemię. Zauważ, że to nie jest tak, że dokładając kolejną piłkę, dalej świetnie żonglujesz trzema pierwszymi, a jedyny problem jest z czwartą, piątą czy kolejnymi. Zwiększając liczbę piłek sprawiasz, że nawet żonglowanie tymi trzema, które opanowałeś do perfekcji się sypie.

Podobnie jest z projektami i zobowiązaniami. Jest taka liczba do której świetnie sobie radzimy. Potem jest jeszcze przedział do którego ledwo dajemy radę. A potem jest liczba, przy której zawalamy wszystkie projekty.

Jaka to liczba? Z pewnością każdy człowiek ma swoje wartości przy których radzi sobie świetnie, z problemami i wcale. Ważne jest, by zdawać sobie z tego sprawę i jeśli aktualnie jesteś powyżej tej pierwszej wartości, zmniejszyć liczbę projektów, w które się zaangażowałeś. Jak? O tym w kolejnym wpisie.

To nie czas jest problemem. Czas po prostu jest. To jak wykorzystujemy swoją uwagę może być źródłem Twoich problemów lub ich rozwiązaniem. Naucz się pokonywać opór i mieć odpowiednią liczbę zobowiązań, a starczy Ci uwagi  i czasu na wszystko.

Jak radzić sobie z trudnymi uczestnikami i sytuacjami?

facet z wyciągniętym palcem

Podczas udzielania prezentacji lub prowadzenia szkolenia możemy się spotkać z różnego rodzaju ‚trudnymi’ uczestnikami lub sytuacjami. Warto być z góry przygotowanym na taką ewentualność. Choć od czasu do czasu spotkamy się z nieprzewidywalnym problemem – większość z nich jest typowa. W tym wpisie pokaże z jakiego rodzaju wyzwaniami Trenerzy i Prezenterzy najczęściej muszą się zmierzyć oraz jak wyjść z nich obronną ręką.

blank

1. Na spotkanie zostali wysłani ludzie, którzy nie są zainteresowani prezentacją

Okaż zrozumienie, odwołaj się do osobistych doświadczeń, zaproponuj efektywne spożytkowanie czasu. Możesz na przykład powiedzieć:

Drodzy Państwo, czasami zdarza się, że na nasze prezentacje przychodzą pracownicy nie do końca zainteresowani naszymi produktami. Doskonale rozumiem takie osoby. Sam nie raz zostałem wysłany przez szefa, by uczestniczyć w spotkaniu, które, jak sądziłem, będzie nudne i nieproduktywne. Myślałem sobie jednak w takich sytuacjach, że skoro już tutaj muszę być, to postaram się jak najwięcej skorzystać. I często okazywało się, że faktycznie podczas prezentacji zdobywałem niejedną pożyteczną informację. Państwa czas z pewnością jest cenny, więc skoro już tutaj Państwo są, wykorzystajmy go jak najlepiej.

blank

2. Na spotkanie przychodzą osoby, którym nie podoba się nasze rozwiązanie, ale ktoś ich zmusza, by je wprowadzili

Okaż empatie, doceń wiedzę uczestników, zaproponuj nową perspektywę. Możesz powiedzieć:

Drodzy Państwo, rozwiązania, które proponujemy, mają swoje wady. Państwo, jako wysokiej klasy specjaliści, z pewnością o tym wiedzą i podejrzewam, że mogą Państwo podać listę sensownych argumentów, dlaczego nie warto skorzystać z naszych usług. Skoro jednak wiedzą już Państwo dobrze, dlaczego nie warto wdrażać tych rozwiązań, zachęcamy by, tylko na czas dzisiejszej prezentacji, popatrzyli Państwo na ten temat z innej perspektywy – skoncentrowali się na tym, co jest dobrego w oferowanych przez nas rozwiązaniach i dlaczego mogą się przydać Państwa firmie. Wtedy będą Państwo mieli pełny obraz. Czy możemy się tak umówić?

blank

3. Przerywanie prezentacji

Możesz już we wstępie zastrzec, że czas na pytania będzie pod koniec prezentacji. Jeśli jednak zależy Ci na angażowaniu publiczności, wybierz jeden ze sprawdzonych sposobów reagowania na niewygodne pytanie:

a) Dziękuję za pytanie. Wrócimy jeszcze do niego. Teraz chciałbym dokończyć omawianie innego zagadnienia. Proszę jednak zapisać swoje pytanie, żeby nam nie umknęło i zadać je pod koniec prezentacji.

b) Dziękuję za pytanie. Drodzy Państwo, czy to zagadnienie interesuje więcej osób? Proszę o podniesienie ręki. Nie? W takim razie, skoro to jest temat, który głównie Pana interesuje, chętnie odpowiem na pytanie w przerwie albo po spotkaniu, dobrze?

c) Cieszę się, że są Państwo zaangażowani i zadają Państwo pytania. Akurat o tym zagadnieniu będziemy mówić w dalszej części prezentacji. Także proszę o chwilę cierpliwości, wrócimy jeszcze do Pana pytania.

d) Poruszył Pan bardzo ciekawe zagadnienie. Chętnie bym o nim porozmawiał. Niestety nie mamy dość czasu, podczas tej prezentacji, by o tym pomówić. Natomiast po spotkaniu, bardzo chętnie przedyskutuję z Panem tę kwestię.

blank

4. Odpowiadanie na pytania, na które nie zna się odpowiedzi

Za każdym razem, gdy usłyszysz pytanie, na które nie znasz odpowiedzi, zapisz je sobie. Możesz to nawet zrobić publiczne, mówiąc:

Bardzo ciekawe pytanie. Wcześniej się nie spotkałem z takim podejściem. Pozwoli Pan, że je zapiszę, a następnie skonsultuje to z ekspertem w tym temacie w naszej firmie i wyślę Panu mailowo wyczerpującą odpowiedź. Możemy się tak umówić?

Dodatkowo – inicjuj co jakiś czas spotkanie z koleżankami i kolegami z zespołu // po fachu, na których każdy zaprezentuje nieoczekiwane pytania i wspólnie zastanowicie się nad sensownymi odpowiedziami.

blank

5. Odpieranie zarzutów

Jeśli możesz, uprzedź atak. Zastanów się, jakie wady Twojego produktu najczęściej wytykają klienci i w jaki sposób można je zniwelować, tak żeby były mniej odczuwalne. Podczas swojej prezentacji wspomnij o problemie i przedstaw jego rozwiązanie.

Część naszych klientów skarży się, że w naszym produkcie nie ma pewnej funkcji. Rozumiemy, że może to być problematyczne. Proszę jednak zauważyć, że tę samą rzecz, można zrobić w ten sposób …

lub

Tak, to prawda, że nasz produkt nie oferuję tej funkcji. Ma za to inne zalety, których nie mają konkurencyjne rozwiązania… 

blank

6. Część osób spóźnia się na prezentacje  

Jeśli część osób jest na sali punktualnie, a innych jeszcze nie ma, spytaj:

Drodzy Państwo, prezentacja miała się zacząć o 10:00. Dziękuję, że przyszli Państwo punktualnie. Czy chcecie Państwo żebym już rozpoczął czy damy jeszcze spóźnialskim chwilę czasu? Dobrze, zaczekamy jeszcze 5 minut i o 10:05 zaczniemy.

Jeśli podczas prezentacji wchodzą spóźnione osoby, odnieś się do nich ze zrozumieniem i życzliwością, wyjaśnij im, o czym do tej pory rozmawialiście.

Cieszę się, że Państwo w końcu dotarli. Rozumiem, że zatrzymały Państwa ważne sprawy. Do tej pory powiedzieliśmy sobie o …

blank

7. Komuś zadzwoni telefon podczas prezentacji

Wykorzystaj to jako okazję, do przypomnienia o wyciszeniu telefonów:

Świetnie, że przypomniał nam Pan o wyciszeniu telefonów. Bardzo proszę sprawdźcie teraz Państwo czy w Waszych telefonach dźwięk jest wyciszony, żeby więcej żadne melodie nas nie rozpraszały.

Gdy to mówisz, sam również wyciągnij swój telefon i pokaż że wyłączasz w nim dźwięk.

blank

8. Ludzie rozmawiają ze sobą podczas prezentacji

Jeśli widzisz ludzi, którzy rozmawiają, podczas Twojej prezentacji, możesz powiedzieć:

Cieszę się, że nasza prezentacja prowokuje do dyskusji. Widzę że Panowie są zaangażowani. Proszę powiedzieć, czy jest coś, co mogę wyjaśnić? Lepiej będzie, jeśli wyjaśnimy wszystkie wątpliwości na forum, bo być może inne osoby też będą zainteresowane tym tematem.

Inna możliwość zareagowania na tę sytuacje to milczenie. Jeśli na 5 sekund przestaniesz musisz, każdy z uczestników przerwie to, co do tej pory robił i będzie chciał się zorientować, co się dzieje? Skąd ta nagła cisza?

Po kilku sekundach milczenia możesz powiedzieć:

Cieszę się, że Państwa uwaga znów do mnie wróciła. Porozmawiajmy teraz o …

blank

9. Zaczepka osobista

Pamiętaj, że nie jesteś zielonym dolarem, żeby każdemu się podobać. Jeśli ktoś komentuje Twój wygląd, możesz powiedzieć:

Dziękuję Panu za informacje zwrotną. Prosiłbym jednak, byśmy skoncentrowali się na meritum. W tej sali znajdują się specjaliści, których czas jest bardzo cenny. Wykorzystajmy go produktywnie.

jeśli ktoś krytykuje to, co przed chwilą powiedziałaś, możesz odpowiedzieć:

Ma Pan prawo mieć swoje zdanie. Na Pana miejscu, mając Pana wiedzę i doświadczenie, pewnie myślałbym tak samo. Jednak z mojego 5-letniego doświadczenia wynika, że takie rozwiązanie jak najbardziej może być skuteczne. Pod warunkiem, że zadba się o …

blank

10. Awaria sprzętu

Warto brać ze sobą swój sprzęt (laptop, rzutnik), o którym wiemy z doświadczenia, że bez problemu się ze sobą komunikuje. Jeśli rzutnik i/lub komputer dostarczony przez organizatorów nie będzie działał prawidłowo, zawsze możemy zastąpić go własnym sprzętem.

Jeśli podczas prezentacji zamierzamy korzystać z sieci – możemy na wszelki wypadek ściągnąć film na komputer. W wielu sytuacjach można to zrobić legalnie, jak w przypadku przemówień z portalu www.ted.com.

Inna możliwość to zrobienie printscreenów stron internetowych czy innych obiektów z sieci, które chcemy pokazać lub nagranie screencasta, w którym pokazujemy proces logowania się do systemu czy działanie programu on-line’owego.

W przypadku, gdy zdarzy się nam awaria sprzętu, z którą nie da się szybko uporać – zaproś uczestników na 5 minutową przerwę.

We wpisie przedstawiłem 10 typowych ‚trudnych’ sytuacji oraz sposobów na wybrnięcie z nich obronną ręką. Jeśli spotkałeś się z innymi problemami lub znasz lepsze techniki radzenia sobie z kłopotliwymi uczestnikami – daj znać w komentarzach.