Archiwa kategorii: Ćwiczenia

Wpisy z tej kategorii będą zawierały praktyczne zadania do wykonania, dzięki którym zwiększyć swoją wiedzę i rozwiniesz Kluczowe Kompetencje dla Człowieka Sukcesu

Zapomniany skarb – zasada Pareto

Open treasure chest at the beach

Wyobraź sobie skrzynię pełną lśniących monet i szlachetnych kamieni. Złotych pucharów i cennych naszyjników. Ile czasu i pieniędzy byłbyś w stanie zainwestować, żeby ją zdobyć? Niemało, prawda? A co byś zrobił, jeśli powiedziałbym Ci, że codziennie mijasz taką skrzynię, nie zwracając na nią uwagi? Że skarb jest na wyciągnięcie Twojej ręki, wystarczy tylko że się po niego schylisz? Chcesz skorzystać z takiej okazji? Jeśli tak, zapraszam do lektury.

 

Zasada Pareto dla wielu ludzi jest wielokrotnie przeżutą gumą, która całkiem straciła swój smak. Słyszeli o niej na studiach, niemal na każdym szkoleniu z zarządzania czasem i zanim trener zdąży powiedzieć słowo Pareto zaczynają ziewać.

Tak, wiem co to jest. Tak, słyszałem o tej zasadzie. Wielokrotnie.

Gdy jednak pytam menadżerów i przedsiębiorców na szkoleniach:
Jak z niej korzystacie? w odpowiedzi słyszę ciszę.

Chcę dziś pokazać, że zasada Pareto jest zapomnianym skarbem, który ludzie mijają obojętnie. A wystarczy tyko otworzyć wieko skrzyni i przyjrzeć się tym wszystkim korzyściom, które czekają na wyciągnięcie ręki.

Zacznijmy jednak od początku. Co mówi zasada Pareto?

20% zadań dostarcza
80% efektu

Oczywiście są też inne interpretacje tej zasady, na przykład:

20% klientów dostarcza 80% dochodu
20% produktów generuje 80% zysku

Jednak w tej analizie skupimy się na wersji z zadaniami i efektem.

Jakie praktyczne wnioski można wyciągnąć z tego, że
20% zadań dostarcza nam 80% efektu?

(1) warto dobrze się zastanowić i wybrać te zadania, które są najkorzystniejsze.

Poniższy wykres najlepiej ilustruje różnicę pomiędzy wykonaniem zadania priorytetowego i pozostałych.

Wykres do zasady Pareto

Liczby 80 i 20 sugerują nam, że priorytetowe zadanie może nam dostarczyć czterokrotnie wyższej wartości. Jednak jeśli jedno zadanie z pięciu dostarcza nam 80% efektu, to na każde z pozostałych czterech (zakładając równy podział) zostaje

tylko 5%

co oznacza, że priorytetowe zadanie da nam

16 razy więcej niż zwykłe zadanie

Gra polegająca na zidentyfikowaniu, które z zadań jest priorytetowe, jest więc warta nie tylko świeczki, ale i imponującego kandelabru.

Dla naszego biznesu różnica pomiędzy wykonaniem zwykłego zadania i priorytetowego, to różnica pomiędzy niezarobieniem wcale, a zdobyciem dużego zlecenia.

Oczywiście, nie zawsze rozbieżność w skuteczności zadań jest aż tak bardzo wyraźna. Czasem będzie to 70 do 30, albo 60 do 40.

Jednak prawie zawsze, jedno z zadań jest ważniejsze niż pozostałe i to właśnie je należy wykonać w pierwszej kolejności. Nawet jeśli jest najmniej przyjemne i najtrudniejsze.

 

Jaka jest kolejna praktyczna implikacja zasady Pareto?

(2) rzadko kiedy warto jest podnosić jakość aż do 100% (do perfekcji).

Niewątpliwie są takie sytuacje, w których drobiazgi są decydujące i potrzebna jest absolutna perfekcja, by wygrać. Sport jest tego dobrym przykładem. O wygranej w sprincie często decydują milisekundy (czubek nosa). Jestem sobie w stanie również wyobrazić, że dla firmy produkcyjnej różnica pomiędzy szansą stworzenia dobrego samochodu na poziomie 80% a 90% może przesądzić o jej życiu lub śmierci.

Jednak w miażdżącej ilości przypadków nie jest to aż takie ważne. Powiem więcej, klienci często nie zobaczą różnicy pomiędzy jakością produktu na poziomie 80% i 100%. Dla nich w obu przypadkach jest wystarczająco dobry.

Po co więc przepłacać? Po co inwestować więcej czasu i pieniędzy niż jest to konieczne?
Odwrócona zasada Pareto mówi, że:

80% działań dostarcza 20% efektu

Po tym jak wykonasz priorytetowe zadania i osiągniesz jakość produktu / usługi na poziomie 80%, potrzebujesz włożyć 4 razy tyle pracy, żeby z 80% dojść aż do 100%.

Zamiast tego, dużo lepiej będzie znaleźć i wykonać inne priorytetowe zadania.

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy właścicielami szkoły językowej. Możemy wyróżnić w niej 4 główne obszary działalności:

I. Obsługa bieżących Klientów
II. Zdobywanie nowych Klientów
III. Sprawy administracyjne
IV. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników

Załóżmy, że wykonaliśmy już priorytetowe zadanie z pierwszego obszaru, jakim było:

1. stworzenie ciekawego kursu do nauki języka angielskiego dla dzieci.

Pozostałe zadania, które nam zostały w tym obszarze to:

2. nagranie piosenki.
3. zorganizowanie pikniku.
4. zorganizowanie spotkania z klaunem.
5. dodanie zdjęć do zeszytów uczniów.

Być może któryś z tych elementów byłby miłym dodatkiem do kursu, jeśli jednak ich zabraknie – prawdopodobnie nic się nie stanie. Rodzice ani dzieci nie wiedzą przecież, że planowaliśmy takie atrakcje i nie zorientują się, że czegoś brakuje. Tylko w naszej świadomości kurs będzie niepełny.

Zamiast wykonać jedno z pozostałych zadań z tego obszaru i podnieść jakość kursu z 80% do 85%, możemy wybrać priorytetowe zadania z pozostałych dziedzin:

II. Zdobywanie nowych Klientów 

III. Sprawy administracyjne

IV. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników

W ten sposób możemy zrobić kolejną osiemdziesiątkę (priorytetowe zadanie, które da nam 80% efektu), zamiast inwestować czas w piątkę (zwykłe zadanie, dające 5% efektu).

Zachowując balans pomiędzy różnymi elementami naszego biznesu, możemy uzyskać efekt synergii i równomiernie się rozwijać. W ten sposób unikniemy problemu wąskiego gardła, kiedy jeden z niedostatecznie dobrych elementów będzie nam blokował możliwość skorzystania z pełnego potencjału pozostałych.

Jak w praktyce zastosować zasadę Pareto już dziś?

[1] Wyróżnij cztery kluczowe obszary dla Twojego biznesu / Twojej pracy

Weź kartkę A4, narysuj na niej maksymalnie duże koło, podziel je na cztery części i napisz na zewnątrz koła, przy każdej z ćwiartek, nazwę jednego z kluczowych obszarów.

[2] Wypisz 5 zadań dla każdego z tych obszarów

Wewnątrz każdej z ćwiartek koła wpisz po 5 zadań z każdego obszaru. W sumie będziesz mieć listę 20 zadań.

[3] Wybierz priorytetowe zadanie z każdej ćwiartki

Podkreśl lub zaznacz gwiazdką po jednym zadaniu z każdej ćwiartki, które wydaje Ci się najistotniejsze – to, którego wykonanie da Ci najlepsze rezultaty.

[4] Ustal kolejność wykonywania zadań priorytetowych

Zdecyduj, które z priorytetowych zadań wykonasz jako pierwsze. Jeśli chcesz, możesz też zadecydować, które z nich zrobisz jako drugie, trzecie i czwarte, jednak nie jest to konieczne. Często lepiej będzie zdecydować o kolejności pozostałych priorytetowych zadań, dopiero po wykonaniu pierwszego z nich. Do tego czasu, może się okazać, że inny porządek, będzie sensowniejszy.

[5] Wykonaj zadanie

Faza planowania zakończona, więc DO DZIEŁA!

Trawa po drugiej stronie płotu jest zawsze bardziej zielona. Poznanie nowej techniki, o której do tej pory jeszcze nigdy nie słyszeliśmy jest ekscytujące i daje większą nadzieję na zmianę. Jednak to, co naprawdę się liczy w narzędziach do zarządzania czasem (czy sobą), to ich skuteczność. Zasada Pareto jest prosta, praktyczna i dostarcza wymiernych rezultatów. Zacznij ją stosować, a szybko się o tym przekonasz.

Droga do pełniejszego życia wiedzie … przez kuchenne przejście

ulubione jedzenie naleśniki

Wyobraź sobie, że znajdujesz się w eleganckiej restauracji. W tle przygrywa delikatna kojąca muzyka, we wnętrzu pomieszczenia przyjemnie grzeje kominek. Gdy wpatrujesz się w płomienie tańczące na brykiecie, podchodzi do Ciebie kelner i pyta: Co podać?

 

Odpowiadasz: Nie mogę się zdecydować, proszę mnie zaskoczyć. Niech Pan wybierze coś odpowiedniego.

Czy składając takie zamówienie, możesz liczyć, że dostaniesz coś, co naprawdę lubisz? Bardziej prawdopodobne, że na swoim talerzu zobaczysz surową cebulę *

* lub inny składnik, którego Ty nie cierpisz

Oddając odpowiedzialność w ręce innych ludzi, którzy nie znają Twoich preferencji,
ani nie wiedzą na co aktualnie masz ochotę, okradasz się z pełni przyjemności,
które mógłbyś wyciągnąć z tego doświadczenia.

Bardzo podobnie jest w niekulinarnych aspektach naszego życia. Dlaczego większość ludzi nie otrzymuje tego, czego pragnie?

Bo ludzie nie wiedzą, na czym im tak naprawdę zależy.

Oczywiście, na ogólnym poziomie potrafią to określić. Na tej samej zasadzie ja mogę wyciągnąć swoją kryształową kulę i odgadnąć Twoje pragnienia:

20

WERSJA DLA KOBIET

Chcesz być piękna. Chcesz być szczęśliwa. Chcesz być zdrowa. Chcesz być bogata. Chcesz mieć świetnego chłopaka / męża. Chcesz mieć dobre relacje z Rodziną i przyjaciółmi.  Chcesz mieć bezpieczną, dobrze płatną pracę, którą będziesz lubiła. 

 

WERSJA DLA MĘŻCZYZN:

Chcesz być ważny. Chcesz być szczęśliwy. Chcesz być zdrowy. Chcesz być bogaty. Chcesz mieć świetną dziewczynę / żonę. Chcesz mieć dobre relacje z Rodziną i przyjaciółmi. Chcesz mieć bezpieczną, dobrze płatną pracę, którą będziesz lubił. 

 

Na podstawowym poziomie chcemy zazwyczaj tych samych rzeczy. Jest jednak zasadnicza różnica w tym, co rozumiemy poprzez bycie szczęśliwym, bycie zdrowym czy bycie bogatym.

Dla jednej osoby szczęśliwe życie będzie polegało na tym, że każdego dnia może obejrzeć film, poczytać książkę i odpoczywać, ile tylko chce. Ktoś inny poczuje szczęście wtedy, gdy będzie otoczony grupą przyjaciół, z którymi będzie realizował wartościowe projekty i przeżywał przygody.

Dla kogoś zdrowie może być brakiem choroby, pozbyciem się chronicznego bólu. Dla kogoś innego to możliwość przebiegnięcia maratonu.

Kiedy uznasz, że jesteś bogaty/a? Wtedy kiedy będziesz miał(a) milion złotych na koncie? Wtedy, kiedy różne źródła dochodu będą Ci dostarczać 5 tys zł, bez Twojego udziału? A może wtedy, kiedy Twój miesięczny pasywny dochód będzie wyższy niż miesięczne wydatki?

Nie ma jednej, dobrej definicji. Dla każdego zdrowie, szczęście, bogactwo może znaczyć coś zupełnie innego.

Jeśli chcesz, by Twoje życie było pełniejsze, radośniejsze – w skrócie: takie, jakiego pragniesz – zainwestuj 10 minut i wykonaj poniższe ćwiczenie. To tylko 10 minut, a dzięki temu odkryjesz, co jest dla Ciebie ważne, znajdziesz motywację do działania i wybierzesz konkretne działanie, aby to osiągnąć.

1. Wybierz jeden z Kluczowych Obszarów Twojego życia.

Możesz skorzystać z jednego z poniższych lub zaproponować własny

I. Zdrowie

II. Relacje

III. Finanse

IV. Kariera

V. Otoczenie

VI. Rozwój (osobisty, zawodowy, duchowy)

 

2. Wypisz 3 rzeczy, których NAPRAWDĘ pragniesz, w ramach tej kategorii, a następnie określ, która z nich jest dla Ciebie na ten moment najważniejsza:

Przykładowo, jeśli wybrałeś/łaś ZDROWIE, może to być:

a) chcę każdego dnia mieć dużo energii

b) chcę atrakcyjnie wyglądać

c) chcę wyleczyć swoje kolana, żebym mógł jeździć na nartach i uprawiać inne sporty

 

3. Napisz DLACZEGO właśnie tego chcesz? 

Mogą Ci w tym pomóc pytania:

a) dlaczego to jest dla Ciebie ważne?

b) jak się czujesz, nie mając tego?

c) jak czuł(a)byś się, gdyby udało Ci się to osiągnąć? jak zmieniłoby się Twoje życie?

 

Przykładowo, możesz napisać:

Jeśli codziennie będę posiadał dużo energii

a) będę w stanie wykonać więcej zadań każdego dnia, szybciej osiągnę swoje cele. Po pracy, zamiast padać na łóżko, będę mógł w pełni cieszyć się życiem, chodzić tańczyć, spotykać się ze znajomymi itd.

b) nie mając energii czuję się słaby, zmęczony, będę czuł że nic mi nie wychodzi i mam wszystkiego dosyć

c) MAJĄC ENERGIĘ: będę się czuł znakomicie ; uwierzę w siebie i będzie rozpierała mnie duma, gdy jeszcze szybciej osiągnę swoje cele

 

4. Napisz DLACZEGO JESZCZE TEGO NIE MASZ? 

Jaki jest powód tego, że do tej pory nie udało Ci się tego osiągnąć? Co Cię do tej pory powstrzymywało? Bardzo ważne jest, żebyś sobie to uświadomił i potrafił temu przeciwdziałać.

Przykładowo:

Do tej pory nie miałem każdego dnia dużo energii, bo nie dbałem szczególnie o swoje ciało – nie wykonywałem ćwiczeń fizycznych, nie spałem o regularnych godzinach, nie odżywiałem się za dobrze i nie robiłem przerw regeneracyjnych podczas pracy.

 

5. Napisz jak zamierzasz osiągnąć, to, czego pragniesz?

Określ ogólnie swoją strategię, bez podawania szczegółowego planu i kolejnych kroków.

Przykładowo, możesz przede wszystkim zająć się:

a) regularnym wykonywaniem ćwiczeń fizycznych lub

b) zdrowym odżywianiem lub

c) kładzeniem spać i wstawaniem o tych samych godzinach lub

d) planowaniem przerw podczas pracy

Spośród różnych możliwości wybierz tę, która wydaje Ci się na ten moment najbardziej sensowna.

6. Wybierz konkretne działanie

Zdecyduj się na jedno zadanie, które przybliży Cię do osiągnięcia upragnionego rezultatu. Powinno być proste, możliwe do wykonania już dzisiaj i nie powinno zająć więcej niż 30 minut.

 

Przykładowo:

dzisiaj położę się spać o 23:00 albo

dzisiaj sprawdzę, gdzie mam najbliższą siłownię, na którą będę mógł chodzić albo

dzisiaj poczytam w internecie, jak mogę się lepiej odżywiać albo

dzisiaj zamiast zjeść na kolacje tosty, zrobię sałatkę z tuńczykiem / kurczakiem

 

 

Przeczytaj jeszcze raz, dlatego tak ważne jest dla Ciebie osiągnięcie tego, czego pragniesz w danym obszarze. Jeśli wpisałeś dobre powody, bez problemu znajdziesz motywację, by wykonać jedno proste działanie, które da Ci poczucie postępu i sukcesu. Następnego dnia warto wybrać kolejną kategorię i popracować nad nią w ten sam sposób. Pozwoli Ci to nadać Twojemu życiu właściwy kierunek i rozwijać je harmonijnie. 

 

 

Najlepszy sposób, żeby przewidzieć przyszłość, to ją zaplanować.