A właśnie, że masz wystarczająco dużo czasu!

Old clock face

„Ach, gdybym tylko miał więcej czasu!” „Gdyby doba miała 48 godzin, wtedy bym się ze wszystkim wyrobił”. Najczęściej jesteśmy przekonani, że największy problem związany z czasem, to jego niedostatek. Gdydy czasu było więcej, to zniknęłyby wszystkie nasze troski, a zarządzanie sobą czy zadaniami stałoby się banalne. W tym wpisie, chcę Cię przekonać, że założenie to jest z gruntu nieprawdziwe. Masz wystarczającą ilość czasu i nawet o tym nie wiesz! Jak to możliwe?

Wyobraź sobie następującą sytuację.

Ruch obrotowy Ziemi zwalnia (dzięki boskiej interwencji nie wyrządza to żadnych szkód) i doba wydłuża się dwukrotnie. Trwa teraz 48 godzin. Czy dzięki temu łatwiej byłoby Ci wykonać wszystkie Twoje zadania? Czy sprawiłoby to, że teraz będziesz ze wszystkim na czas? Na pierwszy rzut oka, może się tak wydawać.

Śmiem jednak twierdzić, że gdyby ludzie mieli dwa razy więcej czasu niż obecnie, niewiele by to zmieniło. Dlaczego?

Głównym problemem nie jest brak czasu, a złe zarządzanie swoją uwagą.

Czas nie jest problemem. Czas po prostu jest. Płynie niezależnie od tego, co robimy. To, w jaki sposób lokujemy swoją uwagę, jest zarówno źródłem problemu, jak i jego rozwiązaniem. Naszą uwagę mogą zyskać rozmaite osoby, zadania i zdarzenia. Część z nich jest istotna, a część trywialna. Smutne jest to, że trywialne sprawy dużo łatwiej przejmują naszą uwagę i to im poświęcamy większość czasu. Dlaczego się tak dzieje? Wszystkiemu winny jest opór.

Zadania ważne, wartościowe są zazwyczaj trudne, z dwóch powodów:
a) nie wiemy dokładnie, jak się za nie zabrać
b) jest szansa, że nam nie wyjdą

Nic więc dziwnego, że odczuwamy na myśl o nich strach, niepokój i właśnie opór.

Z drugiej strony mamy zadania trywialne:
a) doskonale wiemy, jak je robić – w przeszłości wielokrotnie się już nimi zajmowaliśmy
b) są proste, ryzyko że zakończą się porażką jest praktycznie zerowe.

W efekcie te zadania wydają się bezpieczne i czujemy przed nimi dużo mniejszy opór.

Zazwyczaj idziemy po linii najmniejszego oporu, bo to jest dla nas emocjonalnie najłatwiejsze, wymaga najmniej energii czy siły woli. Dlatego właśnie trywialne zadania triumfują.

Opór występuje w kilku postaciach:

a) prokrastynacji, czyli odkładania spraw na później.

Zrobiłbym to, ale mi się nie chce albo się boję, że mi nie wyjdzie. Odłożę to na jutro.

A jutro wcale nie jest łatwiej. Wręcz przeciwnie – pierwsze prawo oporu mówi, że opór narasta za każdym razem, kiedy coś odkładamy na później. Im dłużej czekamy z wykonaniem zadania, tym większy opór będziemy odczuwać przed jego wykonaniem. Aż dojdziemy do takiego momentu, że wykonanie tego zadania będzie graniczyło z cudem.

b) zajętości

Prokrastynację najczęściej utożsamiany z lenieniem się. Zamiast wziąć się do pracy, ktoś ogląda seriale, gra na komputerze czy przesiaduje godzinami na fejsie. Jednak opór, który odczuwamy przed trudnymi zadaniami, potrafi działać też bardziej subtelnie.

Idziemy do pracy i wykonujemy w niej różnego rodzaju działania przez 6, 8 czy nawet 10 godzin. Pracujemy dużo i wytrwale. Szkoda tylko, że nie nad tym, nad czym powinniśmy. Jesteśmy bardzo zajęci wykonywaniem zadań, które są proste. Wiemy, jak się za nie zabrać i co należy zrobić na każdym kroku. Czujemy przed nimi mniejszy opór. W efekcie dostarczamy sobie świetnej wymówki.  Jestem tak zajęty, że nie mam kiedy zająć się tymi trudnymi zadaniami, nawet jak bym chciał.

c) reagowanie na nagłe wypadki

Inny sposób, w który próbujemy zagłuszyć swoje produktywnościowe sumienie, to reagowanie na nagłe wypadki i kryzysy. Telefon dzwoni – trzeba go odebrać. Dostałem maila – muszę na niego odpisać. Klient chce dostać ode mnie ofertę – muszę mu ją przygotować. Szef daje mi zadanie – muszę się tym zająć. Natychmiast. Porzucam swój plan z listą wartościowych zadań, przed którymi odczuwam jednak silny opór i biorę się za pilne zadania, które właśnie się pojawiły. Brzmi znajomo? Nawet jeśli nie robimy tak przez cały czas, to z pewnością zdarza nam się takie postępowanie.

Nie chcę oczywiście powiedzieć, że nie powinniśmy wcale odbierać telefonów, odpisywać na maile czy przygotowywać oferty dla Klientów. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy faktycznie jest to nagły wypadek i muszę to zrobić w tej chwili? Najczęściej przeceniamy pilność zadań. Prawdziwe nagłe wypadki (nasz bliski trafił do szpitala, zalało mieszkanie lub wybuchł w nim pożar, dzwoni Klient, który chce złożyć zamówienie naszego życia) zdarzają się bardzo rzadko. Jeden w tygodniu to już bardzo często. Najczęściej jednak zachowujemy się zupełnie inaczej. Każdą prośbę od Klienta lub Szefa traktujemy jak nagły wypadek. Zastanów się jednak czy coś się stanie, jeśli zajmiesz się powierzonymi przez nich zadaniami jutro? Jeśli tak, zrób to od razu. Jeśli nie – będziesz miał jednodniowy bufor czasowy, dzięki któremu będziesz mógł wszystko sobie dobrze zaplanować. Będziesz mógł zgrupować ze sobą podobne zadania i przeznaczyć na nie pewną jednostkę czasu, np. 25 minut.

Która z tych dwóch opcji wydaje Ci się sensowniejsza?

a) zajmujesz się pracą – dostajesz maila – odpisujesz na niego – wracasz do pracy – dostajesz kolejnego maila – odpisujesz na nie – itd.

b) czekasz jeden dzień (pół dnia) aż nazbiera Ci się odpowiednia ilość maili, po czym hurtowo odpisujesz na wszystkie wiadomości – a potem zajmujesz się swoją pracą?

Mam nadzieję, że nie masz wątpliwości, że drugie podejście będzie znacznie skuteczniejsze. Przeskakiwanie pomiędzy zadaniami mocno wybija z rytmu. Druga z tych opcji pozwala zachować koncentrację.

Wróćmy teraz do problemu braku czasu.

Jeśli ktoś nie potrafi skutecznie poradzić sobie z oporem i w efekcie odkłada sprawy na później, jest ciągle czymś zajęty i reaguje na nagłe wypadki, dodatkowy czas nic mu nie da.

To tak jakby nalać większy strumień wody do durszlaka. Jeśli w naczyniu są dziury, woda i tak z niego wypłynie, bez względu na to, jak duży strumień będzie do niego wpływać. Jeśli nieumiejętnie wykorzystujemy swój czas, większa ilość czasu nie jest najskuteczniejszym rozwiązaniem.

Ludzie odkładający sprawy na później wytworzą tylko większy opór przed zadaniami, których się boją.

Osoby zajęte i odpowiadające na nagłe wypadki będą w stanie wykonać więcej trywialnych zadań.

Prawdziwą zmianę można dokonać nie poprzez zwiększanie czasu, a właściwe kierowanie swoją uwagą.

Poniżej przedstawię skrótowo kilka recept, jak można to zrobić, a w kolejnych wpisach będę je rozwijał.

1. Jak poradzić sobie z oporem?

a) działaj szybko. Skoro im dłużej z czymś zwlekamy, tym mniejszy opór się wytwarza – powinniśmy możliwie szybko wziąć się za trudne i wartościowe zadania, po tym jak je wymyślimy lub ktoś je nam powierzy.

b) dziel duże zadania na mniejsze. Jeśli przeraża Cię wielkość zadania, podziel je na wiele małych zadań. Myśl o poradzeniu sobie z maluchem będzie wywoływała dużo mniejszy opór niż walka z gigantem.

c) wyznaczaj najbliższe działania. Zapisz jaka jest pierwsza, fizyczna czynność, którą należy wykonać, żeby zrealizować to zadanie – np. zadzwoń do Kasi, wyślij maila do Pana Jacka, otwórz plik w Wordzie. Gdy jasne staje się dla Ciebie, co jako pierwsze powinieneś zrobić, opór maleje.

d) pracuj w blokach czasu. Powiedz sobie, że zajmiesz się tym zadaniem tylko przez 5 minut. Włącz stoper i zacznij działać. Gdy usłyszysz alarmowy sygnał masz pełne prawo skończyć pracę nad zadaniem i zająć się czymś innym. Jeśli jednak masz ochotę, możesz dalej popracować nad tym zadaniem. Drugie prawo oporu mówi, że opór zmniejsza się w chwili podjęcia działania i podczas jego wykonywania.

Dodatkowa korzyść z nadpoczęcia zadania polega na tym, że nasz umysł ma silną potrzebę ukończenia, choćby jakiegoś, etapu. Jeśli przerwiemy zadanie w połowie, będzie nas ciągnąć, żeby je dokończyć.

e) zwiększaj ból nie zrobienia czegoś. Czwarte prawo oporu mówi, że po przekroczeniu pewnego poziomu oporu, jesteśmy w stanie wykonać zadanie, tylko w sytuacji jeśli ból nie zrobienia zadania jest wyższy niż wzięcia się za nie.

Nawet jeśli bardzo nie chce Ci się płacić czynszu za mieszkanie, to perspektywa wywalenia Cię na bruk jest bardziej bolesna niż płacenie.

Możesz sztucznie zwiększać ból nie wykonania działania. Najprościej jest postawić na szali swoją reputację. Zobowiąż się przed żoną, mężem, szefem lub ważnym klientem, że zrobisz coś do konkretnego dnia. Perspektywa nie dotrzymania słowa i rozczarowania małżonka, szefa czy klienta, a także idących za tym konsekwencji, może być znacznie boleśniejsza niż pochylenie się nad trudnym zadaniem.

2. Odpowiednia liczba zobowiązań czy projektów.

Nawet jeśli umiemy już radzić sobie z oporem, to jeszcze nie wszystko. Żaden system skuteczności osobistej i przezwyciężania oporu Ci nie pomoże, jeśli masz zbyt wiele zobowiązań.

Wyobraź sobie, że potrafisz płynnie żonglować trzema piłkami. Przy czterech piłkach czasem Ci się uda złapać wszystkie, a czasem nie. Zaś przy pięciu i więcej piłkach wszystkie zlatują Ci na ziemię. Zauważ, że to nie jest tak, że dokładając kolejną piłkę, dalej świetnie żonglujesz trzema pierwszymi, a jedyny problem jest z czwartą, piątą czy kolejnymi. Zwiększając liczbę piłek sprawiasz, że nawet żonglowanie tymi trzema, które opanowałeś do perfekcji się sypie.

Podobnie jest z projektami i zobowiązaniami. Jest taka liczba do której świetnie sobie radzimy. Potem jest jeszcze przedział do którego ledwo dajemy radę. A potem jest liczba, przy której zawalamy wszystkie projekty.

Jaka to liczba? Z pewnością każdy człowiek ma swoje wartości przy których radzi sobie świetnie, z problemami i wcale. Ważne jest, by zdawać sobie z tego sprawę i jeśli aktualnie jesteś powyżej tej pierwszej wartości, zmniejszyć liczbę projektów, w które się zaangażowałeś. Jak? O tym w kolejnym wpisie.

To nie czas jest problemem. Czas po prostu jest. To jak wykorzystujemy swoją uwagę może być źródłem Twoich problemów lub ich rozwiązaniem. Naucz się pokonywać opór i mieć odpowiednią liczbę zobowiązań, a starczy Ci uwagi  i czasu na wszystko.